Как сократить бюджет на командировки
Несмотря на рост числа командировок, многие компании не всегда эффективно используют бюджеты на поездки сотрудников. Между тем существует ряд проверенных способов, как сократить расходы в этой сфере
erid: F7NfYUJCUneTTxrM37LW
По прогнозам Российского союза туриндустрии (РСТ), в этом году оборот рынка делового туризма в России вырастет на 17% по сравнению с прошлым годом, когда он превысил 1 трлн руб. По данным Союза агентств делового туризма, в прошлом году количество командировок увеличилось на 15% — до 23 млн поездок.
Многие российские компании сталкиваются со сложностями в планировании деловых поездок. Как показало исследование, проведенное «Яндекс Командировками», 68% компаний находят ошибки в командировочных документах, 70% бухгалтеров регулярно теряют время на восстановление утерянных чеков и посадочных талонов, а 40% бюджета на деловой туризм расходуется российским бизнесом неэффективно. Существует несколько вариантов решений, которые позволяют бизнесу сократить расходы на поездки сотрудников.
Разработать тревел-политику
Тревел-политика — документ, который необходим всем компаниям, отправляющим своих сотрудников в командировки. В ней описываются все аспекты, связанные с поездками: где и как бронировать билеты и отели, какие расходы компенсирует работодатель, как подготовить и сдать авансовый отчет.
Главная особенность тревел-политики — введение лимитов расходов на поездку для каждого сотрудника: сколько можно потратить на билеты и отели, каким сотрудникам можно покупать билеты только в экономе, а каким — в бизнес-классе. Это позволяет компании получить контроль над расходами в деловых поездках, а значит и экономию бюджета.
Для сотрудников этот документ создает понятные правила организации поездок. Так, в тревел-политике стоит прописать, какие дополнительные расходы в поездке будет компенсировать работодатель: еду, такси, мобильную связь. Формализация трат в командировке помогает сделать расходы прозрачными и избежать спорных ситуаций.
Мало просто составить документ, важно разработать эффективный инструмент контроля за выполнением тревел-политики. Самый простой вариант — организовывать все командировки через единую платформу. Так, в сервисе «Яндекс Командировки» можно выставить лимиты по стоимости билетов и отелей в соответствии с тревел-политикой для различных сотрудников и отделов, так что нарушить ее будет просто невозможно.
Проанализировать расходы
Для контроля за выполнением тревел-политики нужно проанализировать расходование средств на деловые поездки. Необходимо увидеть общую картину — как и в каком объеме тратятся деньги. Анализ расходов позволяет не просто отслеживать текущие траты, но и планировать бюджет на будущее, вносить корректировки в тревел-политики, а также находить причины перерасхода средств. Если подобная аналитика доступна постоянно, тогда управленческие решения принимаются на основе данных, а не интуиции. Это ведет к экономии бюджета на командировки.
На практике оценить общий объем расходов на поездки — крайне сложная задача. Сами отчетные документы могут храниться в различном виде, и проанализировать общий размер расходов — непростая задача для бухгалтерий. Выход — воспользоваться аналитикой от платформы для деловых поездок. «Яндекс Командировки», например, позволяют увидеть общий расход средств, направления поездок, выделить отдельно траты на билеты, отели и дополнительные расходы в части сервисов «Яндекса», то есть увидеть структуру трат и возможные варианты экономии. В планах — давать информацию, в каких направлениях превышаются лимиты, какие сотрудники расходуют больше всего.
Автоматизировать документооборот
Сложности со сбором и учетом документов при организации командировок — одна из наиболее частых проблем, с которой сталкиваются российские компании. Сотрудникам приходится самостоятельно собирать чеки, ваучеры, посадочные талоны, чтобы отчитаться о поездке. Их не всегда возможно получить точно в срок, кроме того, эти документы часто теряются, а их восстановление занимает много времени.
Все оформление деловой поездки через «Яндекс Командировки» происходит онлайн без необходимости оформлять физические документы, при этом сам сотрудник получает все требуемые согласования прямо в системе, а бухгалтер может видеть там всю информацию об оплатах. Также автоматически формируются реестр поездок и отчет о командировке: акты и счета-фактуры. Система позволяет обойтись без авансовых отчетов, которые формируются автоматически после поездки. Это экономит время и ресурсы самих командированных, позволяет снизить нагрузку на бухгалтерию и уменьшить количество ошибок при оформлении поездки.
В планах компании — внедрение в «Яндекс Командировки» ИИ-помощника, который поможет клиентам организовать деловую поездку, выбрать быстрый перелет без пересадок или оформить командировку сразу для всей команды. Как считают в компании, такой ИИ-помощник сократит время на организацию деловых поездок до нескольких минут, оптимизируя расходы на корпоративные путешествия.
Использовать специальные и корпоративные тарифы
Часто компании игнорируют дополнительные возможности для экономии при организации деловых поездок. Сотруднику в поездке нужны трансфер, еда, каршеринг, топливо. Все это можно также заказать централизовано в рамках одного решения. Воспользоваться этими услугами можно с помощью единой платформы по организации деловых поездок.
Другой момент — бронирование отелей по специальным тарифам. Часто гостиницы предлагают платформам для организации командировок места по специальным ценам, кроме того, в некоторых случаях при оплате отеля возможно не платить НДС. Так, на «Яндекс Командировках» спецтарифы для пользователей сервиса помогают сэкономить до 30% по сравнению с ценами на b2c-агрегаторах. Если у компании есть прямые контракты с отелями и авиакомпаниями, то они могут использовать их при бронировании через «Яндекс Командировки».
Кроме того, сервисы организации деловых поездок нередко предлагают свои программы, которые могут помочь компании оптимизировать расходы. Так, «Яндекс Командировки» предоставляют своим клиентам возможность использовать овердрафт, то есть сначала можно забронировать, а затем пополнить депозит на нужную сумму.
Внедрить единую систему для командировок
Самый простой вариант оптимизации бюджета на деловые поездки — централизация этого процесса. Проведение всех бронирований через единую платформу позволяет использовать все описанные выше возможности сэкономить: четко соблюдать тревел-политику, видеть все расходы на командировки, перевести документооборот в электронную форму и использовать дополнительные сервисы. Кроме того, подобные платформы, как правило, обладают большой базой отелей и авиакомпаний не только в России, но и в мире, что позволяет организовать с их помощью самые сложные поездки. «Яндекс Командировки» позволяют также провести все оплаты в рублях при бронировании отелей за рубежом без необходимости открывать заграничную карту.
«Яндекс Командировки» входят в платформу «Яндекс Go для бизнеса», которая позволяет подключать и управлять несколькими корпоративными сервисами, среди которых «Такси», «Доставка», «Еда», «Лавка», «Драйв», «Заправки», «Маркет» и другие. Платформа подходит малому и среднему бизнесу, позволяет автоматизировать операционные процессы в компании, получать спецтарифы на услуги и снижать НДС к уплате при работе по системе общего налогообложения.
0+
