Кейтеринг: что это такое и как работает выездное обслуживание
Кейтеринг — это не просто доставка еды на мероприятие, это целое искусство, которое сочетает в себе кулинарное мастерство, креативный подход и внимание к деталям. В этой статье «РБК Вино» расскажем простыми словами, что такое кейтеринг, какие услуги туда входят, какие форматы бывают и как выглядит процесс выездного обслуживания от заявки до сервировки. Объясним, сколько это стоит, какие нужны оборудование и персонал, и зачем вообще заказывать кейтеринг
Подпишитесь на телеграм-канал «РБК Вино»
Что такое кейтеринг
Кейтерингом называют выездной формат обслуживания гостей различных по формату мероприятий. Название произошло от английского словосочетания event catering, где event — «событие», «мероприятие» и cater — «снабжать провизией», «поставлять», «обслуживать». Эта услуга предоставляется кейтеринговой компанией и дает возможность организовать досуг и питание на ресторанном уровне за пределами стандартного ресторана.
Если говорить о том, что такое кейтеринг, простыми словами, то можно сказать, что кейтеринг — это услуга под ключ. Заказчик обращается в компанию, которая все организует: от расчетов и закупки продуктов до уборки территории после мероприятия. Кейтерингом еще часто называют выездную кухню на мероприятие.
«Когда меня спрашивают, что такое кейтеринг, я говорю: это не просто доставка еды, а полный процесс трансформирования пространства в функциональную зону питания. За несколько дней до события мы не просто готовим блюда — мы готовимся к тому, чтобы оказаться в совершенно незнакомом месте и там работать как на своей кухне», — рассказал «РБК Вино» Андрей Нестеров, генеральный директор Gallery To Go и Gallery To Fly.
Какие услуги входят в кейтеринг
В зависимости от того, какой заказ поступил в кейтеринговую службу, форматы предоставления услуги могут различаться. Чаще заказчик выбирает сразу несколько услуг, например приготовление и подачу еды или доставку готовых блюд. Но есть несколько пунктов, которые как правило включает в себя кейтеринг.
- Еда
В зависимости от формата служба кейтеринга может предоставить легкие закуски и напитки в бокалах во время фуршета или организовать полноценный выездной обед с несколькими сменами блюд, если это необходимо.
- Персонал
На любом мероприятии важно, чтобы за удобством гостей следили специально приглашенные для этого сотрудники. Это не только официанты, но и, например, хостес, которые будут встречать пришедших на событие, и повара, которые будут готовить блюда, и служба уборки, которая займется устранением последствий.
- Сервировка
Грамотная и красивая сервировка — это тоже задача кейтеринга. Это важно как на фуршетах, так и на большом банкете.
- Оборудование
Если мероприятие проходит не в ресторане, а на сторонней площадке, то там может не быть не только особого оборудования вроде кофе-машины или кухонных аппаратов, но и самого обычного холодильника. Все, что может потребоваться для мероприятия, обеспечивает кейтеринг.
- Логистика
Заказчик, который обращается в кейтеринговую службу, может попросить организовать мероприятие таким образом, чтобы самому вообще не участвовать в рутинных процессах. Тогда на плечи кейтеринга ложатся поиск площадки, продуктов, перевозка оборудования, организация места, его оформление и вообще все, что может быть нужно.
Форматы кейтеринга
Кейтеринг может быть организован в различных форматах: от простого до технически очень сложного, который потребует более серьезной подготовки. Разные виды кейтеринга подходят под разные организации обслуживания, но могут совмещаться, если этого требует поставленная заказчиком задача.
- Фуршет
Выездной фуршет тоже называется кейтерингом. Этот вид предполагает, что столы с закусками либо свободно расставлены по помещению, либо находятся в определенном месте. Гости могут подходить со своей тарелкой к столу, накладывать себе блюда и перемещаться по территории. Иногда во время фуршета могут быть организованы столы для гостей, за которые они уже могут прийти с тарелками и бокалами.
- Кофе-брейк
Этот формат используют в перерывах серьезных мероприятий или конференций. Как правило, он не предполагает наличия алкоголя и сложных блюд. Кофе-брейк обычно занимает по времени от 15 минут до получаса. За это время обслуживающему персоналу необходимо успеть налить чай или кофе всем желающим. Иногда напитки выставлены в свободном доступе и гости наливают их себе самостоятельно.
- Банкет
Этот формат предполагает полноценное ресторанное обслуживание за пределами ресторана. Так можно организовать свадьбу, юбилей или корпоратив на природе. У каждого гостя на банкете будет свое место за столом, а служба кейтеринга будет отвечать за то, чтобы на этих столах было все необходимое в зависимости от изначального заказа. Существуют «русская» и «французская» форма банкета. В первой блюда подаются на стол сразу и гости накладывают себе их на тарелки самостоятельно. Во время второй официанты по очереди обходят гостей с блюдом в руках и кладут еду на тарелку каждому, кто сидит за столом.
- Коктейль
При этом формате никакая мебель в принципе не используется. Официанты перемещаются между залом с гостями и зоной кухни с подносами, на которых находятся закуски и бокалы с напитками. В таком формате сложно обеспечить подачу серьезных блюд, которые требуют приборов, поэтому, как правило, из еды на коктейлях чаще подают канапе, тарталетки, бутерброды.
- BBQ
Еще один формат кейтеринга, при котором гости могут наблюдать за приготовлением блюда. Чаще всего организатор выставляет на территории площадки грили, где готовят продукты, а гости могут подходить к ним и получать блюдо сразу горячим.
Виды кейтеринга
В зависимости от заказчика кейтеринг может быть частным и корпоративным. Это две основные большие группы, в каждую из которых так или иначе входят остальные подвиды. Но всегда есть нюансы.
Частный кейтеринг может быть как семейным застольем по случаю дня рождения или помолвки, где можно устроить фуршет или BBQ, так и большим свадебным банкетом, где нужно будет работать не два-четыре часа, а иной раз даже несколько дней.
Корпоративный кейтеринг — это глобально услуга, которую заказывают компании для своих мероприятий. Сюда можно отнести и кофе-брейки в перерыве деловой встречи или конференции, и коктейль или фуршет перед важным годовым отчетом, и корпоративный новогодний банкет.
Кейтеринг вида event буквально предполагает встречу по какому-либо поводу. Здесь будет неуместен серьезный банкет на много персон, но и скромный кофе-брейк тоже не подойдет. Поэтому столы с закусками и напитками подойдут идеально.
Как проходит кейтеринговое обслуживание
Как организовать кейтеринг? Для начала определите цели и формат мероприятия, составьте бюджет, представьте меню и найдите кейтеринговую компанию, которая поможет вам все это организовать. По словам Нестерова, после подтверждения заказа на обслуживание и обсуждения формальных вопросов начинается основная работа. В зависимости от формата мероприятия и количества гостей за один-четыре дня до события закупают продукты. Из них готовят полуфабрикаты, которые «можно будет довести до нужного состояния уже не площадке». Их упаковывают в термоконтейнеры по категориям: отдельно горячее и холодное.
«В день события за четыре-восемь часов перед выездом финализируем последние детали: собираем оборудование, проверяем все дважды, потому что забытая кастрюля или вилка на площадке — это не «ой, простите», а реальная проблема», — говорит он.
На площадку команда приезжает за несколько часов до начала, чтобы подготовить ее к приходу гостей. Как отметил Нестеров, на подготовку площадки для небольшого мероприятия может уйти пара часов, а для банкета на 80–100 человек может потребоваться и более шести часов.
«Это не то, что можно описать одной фразой. Во время события наша команда — это органы чувств организатора: мы видим, когда закончилось блюдо на фуршете, когда гостю нужен напиток, когда человек ждет, чтобы его позвали к столу на банкете», — добавил он.
После того как ушли гости, начинается «невидимая магия» — уборка. В это время персонал собирает, сортирует и упаковывает посуду, разбирает оборудование и вывозит мусор, который остался после мероприятия. Площадка после кейтеринга должна выглядеть также, как она выглядела до него.
Оборудование для кейтеринга
Для того чтобы на высоком уровне организовать обслуживание гостей мероприятия не в ресторане, нужно иметь в наличии арсенал самых разных средств. Что-то пригодится для приготовления блюд, что-то для оформления.
Компании-организаторы используют мобильные кухни, чтобы уже на месте иметь возможности довести блюда до готовности. Если приготовить их заранее в ресторане, есть риск, что по дороге они могут потерять вид, остыть (в случае с горячим) или заветриться.
Кроме того, нужно закупить скатерти для столов — они делают вид площадки гораздо интереснее. Важная деталь — бокалы. Прошло то время, когда на знаковых фуршетах вино подавали в пластиковых или бумажных стаканчиках. Сейчас кейтеринговые службы стараются обеспечить гостей хрустальными или хотя бы стеклянными бокалами.
Неочевидным, но важным прибором станет источник бесперебойного питания, который будет работать на жидком топливе. Для организации мероприятия необходимо электричество. Если зал можно украсить свечами, то кухня без света не справится. А бесперебойник поможет не переживать из-за возможных аварийных отключений.
Сколько стоит кейтеринг
Нестеров рассказал, что сейчас для Московского региона средняя стоимость организации простого фуршета составляет 1200–2000 руб. за человека. За эти деньги компания обеспечивает около 300 граммов еды на каждого гостя и напитки.
В том случае, если заказчик хочет организовать банкет с рассадкой, обслуживанием и алкоголем, сумма за человека уже может вырасти до 7–12 тыс. руб. Здесь стоимость зависит также от того, какие блюда будут подавать и какого уровня персонал будет работать на площадке. Пригласить именитого шеф-повара или команду топовых официантов будет стоить дороже.
В регионах стоимость организации кейтеринга будет ниже. По словам Нестерова, она будет меньше на 20–25%, чем в Москве.
Эксперт говорит, что 25–30% от финальной стоимости мероприятия составляют расходы на закупку продуктов и их приготовление. Средняя стоимость еды на одного на банкете в 200 человек будет ниже, чем на мероприятии на 30 человек при одинаковом меню, отмечает Нестеров.
Еще одна статья расходов — это аренда техники и логистика. Кроме того, для мероприятия нужны скатерти, салфетки, стаканы, элементы декора — все это увеличивает итоговую сумму. Есть также статья непредвиденных расходов. Ее учитывают всегда на случай форс-мажоров или новых условий.
Кроме того, Нестеров говорит о том, что нужно учитывать и фактор сезонности. На протяжении года есть несколько дат, в которые число заказов на кейтеринг растет. Это государственные праздники, Новый год или пора выпускных в мае-июне. Также в сентябре рост заказов обеспечивает День знаний, а в декабре — финальные корпоративы.
