Как оптимизировать свой бизнес и реализовать свою продукцию госзаказчику

Фото: пресс-служба

О современных трендах в сфере госзакупок рассказали эксперты двух профильных департаментов правительства города Москвы.

Собеседниками финансового обозревателя РБК Алевтины Пенкальской стали начальник управления автоматизации закупок малого объема и оперативных сделок департамента города Москвы по конкурентной политике Антон Прокофьев и начальник управления автоматизации закупок малого объема столичного департамента информационных технологий Ольга Проскурякова.

— Для малого и среднего бизнеса участие в госзакупках — это хороший шанс найти новых заказчиков, масштабировать свое дело, возможно, даже выйти в новые ниши или новые регионы. В числе прочего делать это можно с помощью «Портала поставщиков». Расскажите, пожалуйста, о проекте.

А. П. Это совершенно бесплатный для предпринимателей интернет-ресурс, в рамках которого заказчики реализуют свои потребности, а поставщики предоставляют свои товары и услуги. Это столичный проект, но он работает для всей страны. Курирует этот проект департамент информационных технологий, а функциональным заказчиком выступает департамент города Москвы по конкурентной политике. В этом году у портала юбилей — десять лет.

Площадка помогает малому и среднему бизнесу участвовать в госзакупках, упрощая и максимально автоматизируя этот процесс. Здесь поставщики могут получить контракты разного объема и разной сложности, что позволяет развивать свой бизнес. А для предпринимателей из регионов использование сервиса — это хорошая возможность выйти на крупных заказчиков из других субъектов РФ, в том числе столичных.

По нашим подсчетам на сегодня порталом пользуются свыше 56 тыс. заказчиков из 40 регионов России. Поставщиков зарегистрировано более 310 тыс., каждый день на портале заключается свыше 1,5 тыс. контрактов.

О. П. Стать поставщиком может как любое юридическое лицо, так и физлица — самозанятые и ИП. Для того чтобы войти на портал и участвовать в госзакупках, необходимо: во-первых, получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП), если ее еще нет; а во-вторых, пройти упрощенную регистрацию, заполнив небольшую форму. И далее дождаться аккредитации: система автоматически проверит информацию в нескольких федеральных реестрах.

— Думаю, сейчас многие мечтают о том, чтобы открыть свой бизнес и выйти на популярные маркетплейсы. Насколько проще или, наоборот, сложнее работать с «Порталом поставщиков»?

А. П. На портале очень удобно и доступно все, что касается электронных закупок малого объема. Как в плане их осуществления, так и размещения лотов. Нужна только УКЭП, нет никаких дополнительных требований и критериев.

Приведу пример. В Пскове учительница вышла на пенсию и решила попробовать себя в роли экскурсовода в городском музее. Она зарегистрировалась на портале и буквально за лето заработала около 1,5 млн руб. Дело в том, что она оказалась единственным экскурсоводом в городе, который опубликовал свою стандартную товарную единицу в нашем каталоге «Экскурсии по Псковскому музею» — и все местные школы обращались только к ней.

При этом соответствующую информацию о своих услугах на портале могли бы размещать и другие специалисты.

Каждая закупка размещается на портале в открытом режиме и доступна всем. В ней могут участвовать несколько поставщиков, что создает здоровую конкурентную среду и обеспечивает дальнейшее снижение закупочной стоимости для заказчика, в частности госзаказчика. По результатам проведения котировочных сессий, например, в среднем речь идет об экономии 13–13,5% бюджетных средств.

— Назовите, пожалуйста, основные тренды в сфере электронных госзакупок.

А. П. Можно с уверенностью говорить, что большая часть государственных закупок сегодня перешла в автоматизированный формат, на электронный документооборот. Каталог товаров, работ и услуг очень обширный, заведен широкий ассортимент в структурированном порядке. По итогам проведения закупок заключается контракт в электронном виде с использованием УКЭП. Также сейчас внедряется электронное исполнение.

Сам рынок госзакупок, его география расширяются. Кроме столицы в первом полугодии на нашем ресурсе чаще всего закупались заказчики Пермского края, Ямало-Ненецкого и Ханты-Мансийского автономных округов, Новгородской и Псковской областей. Эти регионы провели более 46 тыс. процедур и закупили у предпринимателей товары, работы и услуги на сумму свыше 6 млрд руб. Всего с января по июнь этого года заказчики из разных регионов России провели на столичном «Портале поставщиков» почти 280 тыс. закупок на сумму более 42 млрд руб. И объем будет расти, а время проведения — сокращаться. Сегодня закупочные процедуры на нашем портале длятся от трех до 24 часов.

— Как происходит обмен информацией между предпринимателем, продавцом и покупателями?

О. П. Информация по закупкам на «Портале поставщиков» формируется в зависимости от геопозиции пользователя. То есть в первую очередь предпринимателям предлагают те закупки, которые актуальны именно для его региона. Но поставщик может расширять свою географию, если он настроит соответствующую подписку на рассылки в тех регионах, которые ему нужны. Таким образом у нас многие региональные поставщики выходят на столичных заказчиков.

В процессе заключения контракта, когда закупочная процедура завершилась и выбран победитель, поставщику открывается чат для быстрого взаимодействия по согласованию и подписанию контракта. А в части исполнения контракта вся необходимая документация согласовывается и подписывается в электронном виде с помощью сервисов «Портала поставщиков». При этом все уведомления поступают в личный кабинет и дублируются на электронную почту, что очень удобно.

А. П. Если раньше, когда речь шла о закупках малого объема, все воспринимали это только как прямой договор заказчика и поставщика, то «Портал поставщиков» развивает три способа закупки, которые оптимизируют данный процесс.

Первый — это котировочная сессия, когда заказчик размещает перечень необходимых спецификаций, поставщики делают ставки, победитель определяется автоматически по наименьшей цене последнего предложения. При этом после участия в одной котировочной сессии поставщику можно рассчитывать на более крупные контракты от нескольких заказчиков.

Здесь же стоит отметить формат закупок востребованной продукции. Она похожа на непрерывно идущую котировочную сессию, которая еще не объявлена. Поставщик в любой момент может предложить свою цену, и если она будет минимальной, то заказчик имеет право заключить с этим предпринимателем прямой договор.

Второй способ — закупки по потребностям. Чаще всего этот формат предпочитают именно регионы нашей страны, которые работают на портале. Смысл здесь простой: заказчик публикует перечень необходимой продукции и сроки сбора предложений от поставщиков. По завершении указанного срока среди собранных коммерческих предложений заказчик выбирает лучшее предложение не с точки зрения цены, а то, которое нравится и отвечает его личным критериям, возможно, каким-то нюансам, связанным с логистикой, ну и прочим. То есть каким-то отдельным особенностям региона. Потому что страна у нас действительно очень большая, особенности логистики у всех свои. Это не стоит забывать.

Наконец, собственно прямая закупка. Но с одним нюансом — на «Портале поставщиков» весь соответствующий процесс полностью оцифрован, что повышает его прозрачность, улучшает критерии, связанные с обоснованием цены того или иного контракта — с учетом предложений, которые публикуются в открытом режиме на портале.

— Какие сервисы или опции на портале сегодня популярны у бизнеса?

О. П. Главный инструмент нашей площадки — структурированный каталог. Именно здесь публикуются все предложения поставщиков с указанием цен. Каждая позиция называется «стандартная товарная единица» (СТЕ). Она уникальна и содержит полную информацию, изображение товара или услуги, характеристики.

Удобно отображается и информация о ценах на ту или иную СТЕ: можно посмотреть динамику цен на товар или услуги, для каждого предложения указан срок действия ценового предложения и регион поставки. Заказчик при этом имеет исчерпывающую информацию по тому или иному товару перед тем, как запустить закупку. Поставщики же могут планировать свое ценообразование.

Для молодых предпринимателей, которые еще, скажем, не определились с направлением своего бизнеса, «Портал поставщиков» является тем самым инструментом, где можно подсмотреть, какие товары наиболее востребованы, по каким ценам они реализуются, и для себя выбрать то направление, которое интересно и будет приносить прибыль.

Для удобства поставщика у нас есть возможность импортировать прайс-лист, что упрощает и ускоряет процесс, когда поставщики достаточно крупные и товаров у них много.

На портале также работает система электронного документооборота. То есть весь процесс от публикации закупки до ее исполнения у нас происходит в электронном виде, что сильно экономит время, снижает затраты как поставщика, так и заказчика. Но самое главное — минимизирует ошибки при подготовке документации, так как у нас государственные контракты и тут ошибок надо избегать.

Важным этапом в развитии электронного документооборота стала интеграция «Портала поставщиков» с единой информационной системой в сфере закупок (ЕИС). То есть поставщики в рамках исполнения 44-ФЗ могут заранее подготовить проекты электронных актов в своем личном кабинете на «Портале поставщиков», а затем в установленный контрактом срок опубликовать их в ЕИС для дальнейшего подписания заказчиком.

При этом универсальный передаточный документ (УПД) служит для предпринимателя одновременно и счетом-фактурой, и актом приема-передачи. Еще один способ формирования документов об исполнении, которые мы реализовали для нашего поставщика — это API-сервис, благодаря которому пользователи могут оформить документ в своей системе бухгалтерского учета, а затем все автоматически передается на портал и далее в ЕИС. Это существенно сокращает время на подготовку документов, исключает дублирование. К сервису могут подключиться любые бухгалтерские системы.

Еще одна востребованная возможность — получение банковской гарантии: подав онлайн-заявку через личный кабинет, причем сразу в несколько банков, предприниматель потом может выбрать лучшее для себя предложение из поступивших ответов. Мы открыты для сотрудничества с разными банками.

Одним из важных нововведений стало появление сервиса «Логистика», после чего пользователям портала стал доступен полный цикл управления закупками: от поиска товара до исполнения контракта и доставки заказчику.

Многие опции портала сегодня работают на базе технологий искусственного интеллекта (ИИ). К примеру, для упрощения работы и сокращения количества ошибок мы внедрили автоматическое распознавание изображений продукции — после их загрузки ИИ за считанные секунды анализирует картинку и предлагает наиболее подходящие варианты категорий, например полиграфическая продукция, медицинские препараты, зоотовары, канцтовары. Точность определения категории сейчас составляет 92%. И этот показатель постоянно растет, поскольку нейросеть обучается и пополняет свой «багаж знаний».

А. П. Также с учетом роста количества котировочных сессий, которые параллельно проводятся заказчиками из разных регионов нашей страны, мы в конце прошлого года запустили полезный сервис — торговый бот автоматических ставок. В режиме реального времени вы можете установить предельную сумму, до которой бот будет торговаться за вас, и внутренние алгоритмы системы будут контролировать, чтобы ставки делались по очереди, один другого не перебивал, но при этом шли друг за другом в пределах ценового диапазона.

После запуска торгового бота в октябре 2022 года пользователи портала применили его в 36 тыс. котировочных сессий, по итогам которых заключены госконтракты на сумму 3,6 млрд руб. Снижение начальной цены позволило заказчикам сэкономить 2 млрд руб. Здесь очевидны плюсы и для госзаказчиков, и для предпринимателей, которые могут участвовать сразу в нескольких котировочных сессиях, не переключаясь все время между вкладками, и намного больше доверять техническим средствам.

Мы сразу моделировали ситуацию, что один поставщик может участвовать параллельно во многих котировочных сессиях. Но без электронного сервиса это банально технически сложно — человека могут отвлечь, он может пропустить последнюю возможность сделать ставку. Идею о создании такого сервиса мы, кстати, получили благодаря обратной связи с пользователями.

— Какие гарантии качества и безопасности обеспечиваются на портале?

О. П. У нас повышенные меры безопасности. Все юридически значимые действия на «Портале поставщиков» подтверждаются как раз УКЭП. То есть зайти в сделку без нее невозможно. Кроме того, мы проверяем абсолютно всех поставщиков на добросовестность через федеральные ресурсы. Их несколько, поэтому со своей стороны мы гарантируем, что поставщик, пришедший на сделку, что называется, чист.

— Как еще портал помогает развиваться бизнесу?

А. П. «Портал поставщиков» еще до пандемии и до текущих геополитических событий был и сейчас остается ключевым каналом закупок для госзаказчиков. И мы продолжаем активно развиваться, в том числе в части поддержки пользователей, их информирования о возможностях нашей системы для их бизнеса, принципах ее функционирования. У нас есть служба поддержки, есть call-центр, которые отвечают пользователям на их вопросы, а также служба контроля качества. Сегодня мы развиваем проект «Школа поставщика», о котором рассказали на Московском урбанистическом форуме.

Наша платформа последовательно развивается. Свидетельство этому — 17 тыс. новых пользователей за последние полгода. И практически все наши пользователи активные — выполняют условия контрактов и участвуют в наших котировочных сессиях.

Для удобства пользователей «Портал поставщиков» был интегрирован помимо ЕИС еще и с Единым государственным реестром юридических лиц (ЕГРЮЛ), что позволило не только упростить регистрацию на портале, но и усовершенствовать электронный документооборот.

«Портал поставщиков» также позволяет поддерживать российских производителей: здесь заказчики могут подбирать отечественные аналоги импортной продукции.

О. П. Есть такой инструмент, как конструктор сайтов. Пользователи могут создавать собственные сайты-визитки на портале. На такие сайты можно внести всю необходимую информацию о своей деятельности, продукции. Такой сервис особенно актуален для небольших компаний и самозанятых, у которых зачастую нет средств для создания большого хорошего сайта. Эти сайты можно использовать абсолютно везде, не только на «Портале поставщиков», но и давать расширенный доступ через QR-код и через прямые ссылки. И это очень сильно популяризирует бизнес.