Как навести порядок в рабочих чатах — 6 советов

Фото: Midjourney

Существуют компании со строгим регламентом общения, где все задачи фиксируются исключительно в почте или системах управления бизнес-процессами. Каждый сотрудник видит загрузку коллег и сроки выполнения своей задачи, и эта система работает как часы. Но в этот идеальный строй вмешиваются мессенджеры, а в них внутренний чат по проекту, чат с клиентом, чат отдела, чат компании и десятки других. В итоге — хаос.

Как его избежать?

1. Продумайте структуру организации чатов

Чем проще и понятнее, тем лучше. Например, стоит использовать отдельные сервисы для деловой и личной переписки. Внутри рабочих чатов также можно выделить категории: идеи, текущие задачи, обратная связь. Если в компании есть деление по проектам, заведите отдельный чат для каждого.

В некоторых корпоративных мессенджерах такая структура уже предусмотрена. Часто в интерфейсе выделены вкладки для личных сообщений, рабочих каналов и групповых обсуждений, куда приходят уведомления из тредов. Более продвинутые сервисы могут полностью перенести структуру компании в мессенджер. Это удобно: каналы и чаты сразу организованы в соответствии с потребностями, администраторы могут распределять сотрудников по командам и настраивать права для каждой из них. Команды можно упоминать с помощью группового тега.

В общедоступных мессенджерах организовать пространство можно самостоятельно, приложив чуть больше усилий. Например, в Telegram доступны папки с рабочими каналами, а еще подгруппы в групповых чатах. Однако важно иметь в виду, что использование общедоступных мессенджеров для рабочих коммуникаций несет в себе риски утечки корпоративных данных.

2. Изложите суть чата в названии

Креативные названия чатов украшают мессенджер и делают будни веселее, но не помогают организовать и упорядочить рабочий процесс. Когда коллегам срочно нужно отправить запрос в рабочую группу, у них нет времени разбираться в аббревиатурах и шифрах.

Чем опасны рабочие чаты в мессенджерах

Образование

Несколько примеров принципов, по которым можно называть чаты:

• [название отдела] — чат для обсуждения всех проектов и задач;
• [название команды] — для выделенных групп сотрудников внутри отдела. Например, «Команда Дизайн», «Команда Таргет» и другие;
• [название проекта] — чаты по проектам, в которых присутствуют все ответственные сотрудники. При необходимости такой чат можно продублировать и добавить в него заказчика для оперативного согласования вопросов, если в компании допускается такой формат коммуникации. Обязательно идентифицируйте внутренний чат, чтобы не перепутать!
• [название проекта + направление] — для сложных проектов с несколькими направлениями работы. Например, запуск масштабной медийной кампании, в которой необходимо учесть дизайны, размещение на разных площадках, юридические согласования и другие аспекты;
• [вопросы] — чат может быть полезен при внутренней коммуникации с юристами, отделом документооборота и другими сотрудниками;
• «Флудилка», «Мемы», «Идеи» — пространство для обсуждения нерабочих идей, дней рождения, юмора и других тем.

Если позволяет функционал сервиса, заполните описание канала или чата. Напишите, какую информацию или обсуждения в нем можно найти, а также прикрепите файлы и ссылки на часто используемые ресурсы. Так сотрудникам будет проще ориентироваться в важных материалах.

3. Поднимайте важные каналы и чаты вверх

Функция закрепления канала или чата есть во многих мессенджерах. Она помогает держать ключевые обсуждения на виду и не тонуть в потоке информации.

Как понять, какие чаты стоит закрепить? Отдавайте приоритет чатам с горящими или наиболее важными задачами, а также тем, в которые заходите чаще остальных. Если чат потерял актуальность, уберите его из топа, чтобы освободить место для более важных тем.

4. Обсуждения — в треды

Эта опция корпоративных мессенджеров позволяет создавать отдельные ветки обсуждений внутри чатов. Заинтересованные сотрудники присоединяются к теме, избавив других коллег от флуда. А если очень захочется вовлечь кого-то в диалог, на помощь придут персональные или групповые упоминания. В некоторые мессенджеры встроен искусственный интеллект, который может выдать краткое содержание тредов. А еще — резюме накопленных непрочитанных сообщений.

5. Не усложняйте

Старайтесь общаться в рабочих чатах максимально доступно и понятно: избегайте сокращений, жаргонизмов и сложной терминологии, если в диалог вовлечены коллеги из других направлений. Умение изложить мысль в одном сообщении и структурировать ее также сыграет на руку и снизит вероятность некорректного восприятия информации. Отложите голосовые сообщения и «кружочки» для неформальной коммуникации.

6. Обсуждайте голосом и фиксируйте договоренности

Если требуется глубокое погружение в тему, лучше организовать видеовстречу. В ряде мессенджеров есть встроенный функционал звонков.

Айсбрейкеры и «минутки»: как организовать эффективную онлайн-встречу

Образование

Однако важен рациональный подход: не назначайте встречу в случаях, когда для решения вопроса достаточно пары сообщений. Не зовите на онлайн-встречу людей, которые должны быть в курсе, но не будут участвовать непосредственно в обсуждении: лучше отправьте им резюме встречи. Если в сервис интегрирован ИИ-помощник, он автоматически составит итоги совещания и зафиксирует договоренности — большинству коллег краткой выжимки будет достаточно.

Наведение порядка в рабочих чатах — действенный инструмент для оптимизации процессов взаимодействия в компании и тайм-менеджмента. Понятная структура помогает быстрее искать информацию, ответственных и задачи, а значит, повышает общую продуктивность.