Айсбрейкеры и «минутки»: как организовать эффективную онлайн-встречу

Фото: Shutterstock

Онлайн-совещание кажется быстрым, простым и удобным инструментом по сравнению с очным собранием: экономится время на дорогу, не требуется бронировать переговорную комнату.

Однако если такие встречи следуют одна за одной в течение всего рабочего дня, может страдать выполнение самых важных видов работ, требующих концентрации внимания. Поэтому, перед тем как назначить онлайн-встречу, задайтесь вопросом: а нужна ли встреча вообще, можно ли решить задачу в чате или с помощью электронной почты?

«Лестница нежелательности коммуникаций»

Выбирая формат, можно ориентироваться на «лестницу нежелательности коммуникаций», составленную бизнес-консультантом и автором деловых бестселлеров Глебом Архангельским. Он расположил все виды делового общения по порядку, начиная от самого нежелательного и заканчивая предпочтительным. Вот как выглядит «лестница».

1. Офлайн-совещание

Самый дорогой и долгий вид коммуникации. Сложен в организации, требует финансовых и временных затрат на дорогу, вовлечения большого количества людей.

2. Офлайн-встреча

Если возможно решить вопрос более узким составом (1–3 человека), выбирайте такой формат. Здесь можно использовать один из принципов японского бизнеса — «немаваси» (nemawashi): прежде чем приступить к большому делу, нужно подготовить для него почву более мелкими делами. Аналогично — несколько маленьких предварительных встреч помогут эффективнее провести крупное совещание.

3. Онлайн-встреча

Онлайн-встречи предпочтительнее, чем офлайн-форматы, поскольку позволяют избежать затрат на поездки. Прежде чем запланировать встречу, продумайте состав ее участников: действительно ли приглашенный человек сможет внести свой вклад в обсуждение? Цените время своих коллег.

4. Телефонный звонок/онлайн-встреча без видео

Формат полезен для экспресс-встреч без подготовки.

5. Голосовое сообщение

Голосовые сообщения позволяют рассинхронизировать коммуникации. Отправляйте их правильно: говорите по делу и прикрепляйте короткое сопроводительное сообщение (о чем будет это голосовое?). Аудио полезно там, где необходимо передать эмоцию голосом.

6. Сообщение в мессенджере

Короткие сообщения отнимают у собеседника меньше времени, следовательно, они более эффективны. Если вопрос можно решить парой сообщений вместо длинного голосового, лучше выбрать этот вариант.

7. Email

Главная проблема мессенджеров — все написанное в чатах мгновенно уходит из зоны внимания. Email помогает упорядочивать переписки и фиксировать важное.

8. Самостоятельно сделать работу

В основе многих коммуникаций — желание переложить задачу на кого-то другого. Прежде чем инициировать деловое общение, стоит задуматься: возможно, быстрее будет выполнить работу самому.

Золотые правила проведения онлайн-встреч

Итак, вы решили, что встреча необходима, выбрали состав участников и время проведения. Как сделать общение максимально продуктивным?

До онлайн-встречи:

— определите формат (с видео или без, с совместной работой над документами, с просмотром презентаций). Так участники смогут спланировать, с какого устройства и откуда им подключиться;

— составьте список вопросов к обсуждению и вышлите его всем участникам вместе с приглашением на встречу.

Во время онлайн-встречи:

— ведите протокол встречи («минутки») — записывайте основные вопросы, выводы, решения. Хорошо, если этим будут заниматься не выступающие, а отдельный человек.

— отправьте всем участникам сводный email или документ с итогами совещания, списком задач и указанными исполнителями;

— контролируйте исполнение решений, принятых на встрече. Делитесь результатами с участниками;

— бонус: составьте для себя чек-лист эффективного совещания и сверяйтесь с ним при планировании и проведении каждой встречи.

Эффективный мозговой штурм

Алгоритм выше подходит практически для всех онлайн-встреч, но различные сценарии предполагают дополнительные сложности. Например, как достичь высокой вовлеченности участников и сгенерировать отличные идеи на онлайн-брейншторме?

— Используйте технологии для интерактива. На офлайн-брейнштормах в ход обычно идут офисные подручные средства: маркерные доски, стикеры, листы бумаги, цветные карандаши. К счастью, технологии позволили не только «оцифровать» все эти инструменты, но и создать новые возможности для креатива и активизации коллективного разума. Рекомендуем изучить возможности онлайн-досок (на них можно «клеить» цветные стикеры, рисовать блок-схемы). Проводите онлайн-опросы и голосования; просите участников пользоваться реакциями-эмодзи, чтобы поддерживать идеи коллег.

— Не забывайте о техниках для мозговых штурмов. Вот несколько полезных техник, которые помогут лучше генерировать идеи в онлайне:

• брейнрайтинг: выделите 10–15 минут на то, чтобы все участники записали свои мысли в карточках на онлайн-доске. Это поможет визуализировать идеи и даст высказаться тем, кто не хочет или стесняется включать микрофон;
• игра в ассоциации: подойдет, например, для маркетинговых команд. Участники по очереди придумывают ассоциации к стартовому слову: все люди мыслят по-разному, такой подход может натолкнуть на принципиально новые идеи. Ассоциации можно фиксировать в чате онлайн-встречи;
• если хорошие идеи сходу не появляются, проведите обратный мозговой штурм: придумайте максимально плохие, абсурдные идеи, а затем «переверните» их. «Зеркальные» идеи можно записывать на онлайн-доске, разделенной на две части;
• разделяйте участников на мини-группы. Эта активность тоже пришла из офлайна, но разделять людей на группы можно и с помощью сервисов для видеоконференций. Люди озвучивают идеи более охотно в небольших группах. Во время мозговых штурмов устраивайте пяти-, десятиминутные дискуссии в мини-группах из двух—четырех человек. Затем снова объедините всех участников, чтобы обсудить результат.

Масштабная онлайн-встреча для всех сотрудников

В заключение хотели бы поделиться несколькими советами для компаний, где работает больше 15 сотрудников. Время от времени необходимо проводить отчетные и установочные встречи не по командам, а для всех и сразу. Как повысить вовлеченность во время таких масштабных встреч?

— Уделите 5 минут так называемым айсбрейкерам — коротким упражнениям на установление контакта между всеми участниками встречи. Например, проведите простой опрос на тему, отвлеченную от основной задачи видеоконференции. Или предложите коллегам оценить свой уровень энергии по шкале от 1 до 10; или попросить каждого написать в чате одно слово, описывающее их ожидания от мероприятия.

— Не забывайте о невербальной коммуникации: когда вы общаетесь с большой аудиторией, важно не только то, что вы говорите, но и как вы это делаете. Жесты упрощают восприятие речи. Помните, что все жесты лучше отзеркаливать, чтобы аудитория их правильно воспринимала со своей стороны: например, показывайте движение от условного начала к концу не слева направо, а справа налево. В жестикуляции используйте обе руки и рассчитывайте объем движений: слишком крупные жесты могут не поместиться в кадр.

— Попросите коллег не выключать камеры. Реакция аудитории — улыбки, мимика, кивание головой — поможет чувствовать ее вовлеченность.

Если речь идет о важном знаковом мероприятии, организуйте профессиональную трансляцию.