Кассовая книга — что это простыми словами

Кассовый журнал представляет собой главный регистр для учета оборота наличных денег внутри компании или у индивидуального бизнесмена. Если говорить проще, это своего рода бортовой журнал, в который кассовый работник каждый день вносит информацию о любой транзакции с наличными: какое количество денег было получено кассой и какая сумма была из нее выдана. Все проводки осуществляются исключительно на основании оформленных кассовых бумаг, например приходных и расходных ордеров. По окончании каждого трудового дня сотрудник, ответственный за кассу, подводит баланс, чтобы установить точный остаток наличных.

Кто должен заполнять кассовую книгу

Обязательство по ведению кассового журнала обусловлено несколькими обстоятельствами:

• ООО/АО (юридические лица) во всех случаях должны обеспечивать ведение кассового журнала, если осуществляют транзакции с наличными средствами, вне зависимости от применяемого налогового режима.
• ИП, получающие наличные от покупателей или использующие их для расчетов, также обязуются вести данный учетный регистр.
• В случае, когда коммерческая деятельность организации или предпринимателя ведется только в безналичной форме и они никогда не получают и не тратят наличные, надобность в ведении кассового журнала отпадает.

Документы кассовой книги: что должно быть в порядке

Для любой проводки в кассовом журнале должен иметься подкрепляющий документ. Среди них можно выделить следующие:

• Приходный кассовый ордер (ПКО). Выписывается на любое поступление наличных в кассовый аппарат.
• Расходный кассовый ордер (РКО). Выписывается на любую выдачу наличных из кассового аппарата.
• Ведомость депонированных средств (если актуально). Бумага, которая находит применение при выдаче зарплаты наличными, в ситуации, когда некоторая ее часть не была выдана персоналу.
• Ежедневный отчет кассира. Составляется по завершении смены и включает в себя обобщенные сведения по всем приходным и расходным документам за день.
• Первичные документы. Это документация, удостоверяющая факт проведения операции, которая послужила поводом для создания ПКО или РКО.

Как связаны документы и записи

Принцип простой: «нет документа — нет записи». Каждая операция с наличными деньгами должна быть документально оформлена.

Вот как это выглядит:

1. Произошла операция — например, клиент купил товар за наличные.
2. Кассир выписывает ПКО на сумму выручки. К ПКО прикладывается чек ККТ.
3. На основе ПКО кассир записывает сумму в графу «Приход» кассовой книги.
4. В финале дня все данные складываются, чтобы узнать остаток наличных в кассе в конце дня.

Форматы: бумажная и электронная книга кассовых операций

Варианты ведения журнала кассовых операций: бумажный и цифровой

Оформление кассового журнала возможно в двух вариантах: на материальном носителе или в цифровом формате. Каждый из этих способов обладает своими тонкостями и подчиняется определенным правилам.

Журнал на бумажном носителе

Это классический метод, при котором все сведения вносятся в специализированный журнал от руки.

К такому журналу предъявляются строгие требования: он должен иметь сквозную нумерацию страниц, быть прошнурован и скреплен печатью организации. На его последнем листе размещается подтверждающая запись, содержащая информацию об общем числе страниц и заверенная подписями ответственных лиц — руководителя и главного бухгалтера. Внесение данных производится чернилами или пастой шариковой ручки, при этом исправления и помарки не допускаются. Этот документ подлежит хранению в качестве важной первичной отчетности.

Цифровой кассовый журнал

Ведение учета в этом случае осуществляется с помощью профильного бухгалтерского софта (например, 1С, «МойСклад»). Все транзакции фиксируются в системе, которая, в свою очередь, самостоятельно генерирует страницы журнала и вычисляет итоговые суммы.

По завершении рабочей смены сгенерированные за день листы журнала необходимо выводить на печать. Эти распечатанные документы визируются подписями кассира и главного бухгалтера. Крайне важно обеспечивать сохранение цифровых версий журнала и производить их систематическое резервное копирование.

Лист кассовой книги: как выглядит и что в нем заполняется

Лист кассового журнала имеет типовую форму, известную как КО-4. Его структура двусоставная: она включает в себя отчетную часть кассира и непосредственно записи о движении денежных средств в кассе.

Ведение кассовой книги: чек-лист на каждый день

Для исключения упущений и предотвращения неточностей рекомендуется придерживаться следующего алгоритма действий:

1. Проведите ревизию всех приходных (ПКО) и расходных (РКО) ордеров за смену на предмет их корректного оформления и наличия всей подкрепляющей документации (например, чеков, накладных, заявлений).
2. Отразите все транзакции, основанные на ордерах, в кассовом журнале. При использовании электронной системы учета внесите информацию в соответствующее программное обеспечение.
3. Выполните подсчет итоговых сумм поступлений и выдач за день. Определите конечный баланс наличных средств в кассе. Проведите сверку фактического количества денег в кассе с расчетным показателем.
4. В случае электронного учета необходимо распечатать лист журнала за прошедший день. При ведении бумажного варианта следует проконтролировать четкость и аккуратность всех внесенных данных.
5. Кассир удостоверяет достоверность информации своей подписью на листе кассового журнала. Главный бухгалтер (или директор, если должность главбуха не предусмотрена) также визирует документ.
6. Заверенные листы должны быть аккуратно скомпонованы в строгой хронологической последовательности.

Частые ошибки и как их избежать

Некорректное ведение журнала кассовых операций может стать причиной наложения штрафных санкций, поэтому крайне важно понимать, как избежать ошибок:

• Нарушение периодичности. Записи в журнал должны вноситься ежедневно. При наличии движения средств — каждый рабочий день, а при их отсутствии — фиксируется неизменный остаток.
• Расхождения в суммах. Денежные показатели в ордерах (ПКО/РКО) обязаны в точности соответствовать цифрам, указанным в кассовом журнале. Требуется тщательная сверка каждой проводки и итоговых расчетов.
• Некорректные исправления. Внесение правок в бумажный журнал без надлежащего заверения недопустимо. Изменения должны быть подтверждены подписями кассира и главного бухгалтера с пометкой «Исправленному верить». В электронной системе предпочтительнее заново сформировать документ после исправления исходной ошибки.

Хранение и проверка кассовых книг

Кассовые журналы вместе с первичной документацией подлежат хранению на протяжении минимум пяти лет. Отсчет указанного срока начинается с года, следующего за тем, в котором документ использовался в последний раз.

Проверяющие инстанции:

• Внутренний контроль. Осуществляется на регулярной основе главным бухгалтером или руководителем предприятия с целью проверки корректности учета и соответствия остатков.
• Внешний аудит. Аудиторские компании могут проводить проверку кассовой дисциплины в ходе анализа финансовой отчетности.
• Налоговые органы. В рамках выездных или камеральных инспекций представители налоговой службы вправе затребовать кассовый журнал и первичные документы для анализа соблюдения законодательства.

Электронное ведение: на что обратить внимание

При электронном ведении кассовой книги есть свои нюансы, которые необходимо учесть:

1. Ограничьте доступ к программе, в которой ведется кассовая книга, только для уполномоченных лиц (кассира, главбуха).
2. Убедитесь, что все распечатанные листы кассовой книги подписываются кассиром и главбухом (или руководителем) в конце каждого дня.
3. Регулярно делайте резервные копии базы данных или файлов программы, чтобы не потерять данные в случае сбоя.

Нужны ли кассовые книги: разбор типовых ситуаций

Наличная выручка есть: да, книгу ведем. Это самое простое правило. Если хоть раз приняли наличные, книга нужна.

Только безнал: книга не нужна. Если все расчеты идут через банк и наличные не поступают в кассу предприятия/ИП, то и книгу вести нечего.

ИП принимает наличные редко: ведем за те дни, когда операции были. Если ИП, например, раз в месяц принимает наличные, то кассовую книгу нужно вести только за тот конкретный день (или дни), когда был приход или расход наличных.

Примеры и шаблоны

Лист начинается с остатка на начало дня, затем идут записи приходов и расходов по соответствующим документам, подводятся итоги за день и выводится остаток на конец дня.

Где взять шаблоны:

• Бланки кассовой книги (форма КО-4) можно приобрести в магазинах канцелярских товаров или распечатать стандартную форму, доступную в интернете.
• Вы можете найти множество готовых шаблонов в интернете на бухгалтерских сайтах. Просто введите в поиске «шаблон кассовой книги КО-4 Excel».
• Можете использовать наш чек-лист из раздела «Ведение кассовой книги: чек-лист на каждый день» как основу и адаптировать его под свои нужды.

Частые вопросы

• Чьи подписи требуются на листе кассового журнала?

Документ визируется кассиром, который осуществлял операции, и главным бухгалтером. Если в штате организации отсутствует главный бухгалтер, его функцию выполняет руководитель. Индивидуальный предприниматель подписывает документы самостоятельно.

• Допустимо ли ведение журнала исключительно в цифровом виде?

Нет, это не разрешается. Ведение учета в электронной форме предполагает использование программ для автоматизации процесса, однако юридическую силу имеют только распечатанные и подписанные листы журнала. Наличие одних лишь электронных файлов является недостаточным.

• Как поступить при совершении ошибки в записи?

В бумажном журнале неверная информация аккуратно перечеркивается одной чертой так, чтобы ее можно было прочесть. Корректные данные вписываются рядом. Делается пометка «Исправленному верить», указывается дата внесения правки, и ставятся подписи кассира и главного бухгалтера (или руководителя). В электронной системе следует исправить источник ошибки в программе, после чего заново сформировать и распечатать лист журнала.

• Необходимо ли ИП на безналичных расчетах вести кассовый журнал?

Такая обязанность отсутствует. Если предпринимательская деятельность ведется без приема и выдачи наличных денег (все транзакции проходят через расчетный счет), то вести кассовый журнал не требуется.

• В какой момент следует формировать лист журнала?

Лист кассового журнала создается по окончании рабочего дня, после того как все операции с наличными завершены. В течение смены кассир занимается обработкой первичной документации (ПКО, РКО), а в конце дня на ее основе составляется итоговый лист, выводится остаток и документ подписывается.