Каждый сотрудник, которому компания доверяет денежные средства для выполнения рабочих задач, сталкивается с необходимостью подтвердить свои траты. Для этого и существует авансовый отчет — официальный документ, который доказывает целевое использование полученных сумм. Кто должен его оформлять, какие бумаги к нему прикладывать и в какие сроки уложиться? В этой статье мы детально разберем процесс заполнения отчета, предоставим наглядный образец и пошаговую инструкцию, которая поможет избежать ошибок.

Авансовый отчет — что это такое простыми словами

Суть авансового отчета в том, что это первичный документ, с помощью которого работник отчитывается за деньги, полученные от работодателя на определенные цели. Он необходим для того, чтобы бухгалтерия могла правильно списать расходы, а сотрудник — вернуть неизрасходованный остаток или, наоборот, получить компенсацию, если потратил больше выданной суммы. Простой пример: вам выдали деньги на покупку канцелярских товаров для офиса или оплату проживания в деловой поездке.

Зачем нужен авансовый отчет

Этот документ выполняет несколько важных функций:

• Подтверждает целевое использование средств. Отчет показывает, куда именно были направлены деньги компании.
• Обеспечивает правильный учет расходов. На основании отчета бухгалтерия относит затраты на себестоимость продукции или другие счета учета.
• Служит основанием для расчетов с сотрудником. Документ фиксирует, должен ли работник вернуть часть аванса, либо же ему положена компенсация.
• Снижает налоговые риски. Правильно оформленный отчет позволяет компании учесть траты при вычислении налогов на прибыль.

Нужны ли авансовые отчеты? Их составление обязательно для всех организаций и индивидуальных предпринимателей, у которых есть наемные сотрудники, получающие средства под отчет.

Когда составляется авансовый отчет

Необходимость в оформлении отчета возникает в различных ситуациях, связанных с расходами в интересах компании:

• Командировка. Сотрудник отчитывается за траты на билеты, проживание, а также получает суточные.
• Закупка материалов и оборудования. Приобретение товаров для производственных или хозяйственных нужд.
• Хозяйственные расходы. Покупка канцтоваров, бытовой химии, оплата мелкого ремонта.
• Представительские расходы. Затраты на организацию деловых встреч, переговоров с партнерами.
• Оплата различных услуг. Например, почтовых, курьерских или государственных пошлин.

Срок сдачи отчета, как правило, составляет три рабочих дня после возвращения из командировки или по истечении периода, на который были выданы средства.

Суть и структура авансового отчета

Хотя компании могут разрабатывать собственные бланки, за основу чаще всего берется унифицированная форма № АО-1. Документ включает в себя несколько ключевых разделов:

• Данные сотрудника: ФИО, должность, структурное подразделение.
• Реквизиты отчета: номер и дата составления.
• Информация об авансе: полученная сумма.
• Таблица расходов: здесь подробно перечисляются все траты с указанием даты, суммы, назначения платежа и реквизитов подтверждающих документов.
• Итоги: рассчитывается общая сумма расходов, а также определяется, остались ли деньги, либо же есть перерасход.
• Подписи: документ подписывают сотрудник, бухгалтер и руководитель организации.

Как заполнить авансовый отчет: пошаговые инструкции

Процесс оформления отчета несложен, если действовать последовательно:

1. Получите аванс. По вашему заявлению или приказу руководителя бухгалтерия выдаст необходимую сумму наличными или перечислит на карту.
2. Совершите расходы. Оплатите товары или услуги, предусмотренные заданием.
3. Соберите подтверждающие документы. Обязательно сохраняйте все чеки, квитанции, накладные и билеты.
4. Заполните таблицу расходов. Внесите в отчет информацию о каждой трате, ссылаясь на соответствующий документ.
5. Подсчитайте итоговую сумму. Сложите все расходы и определите, осталась ли у вас часть аванса, или вы потратили больше.
6. Передайте отчет и документы бухгалтеру. Специалист проверит правильность заполнения и наличие всех приложений.
7. Утвердите отчет у руководителя. После проверки бухгалтером документ передается на подпись руководителю.

Образец заполненного авансового отчета

Представим, что сотрудник получил 5000 руб. на хозяйственные нужды.

Авансировано: 5000,00 руб.
Потрачено: 4000,00 руб.
Остаток: 1000,00 руб.

Подпись сотрудника
Подпись бухгалтера
Подпись руководителя

Как провести авансовый отчет в учете

После получения отчета бухгалтер выполняет несколько действий: проверяет наличие и правильность всех бумаг, утверждает отчет у начальства и отражает расходные операции в учете соответствующими проводками (например, Дт 10 «Материалы» / Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).

Если у сотрудника осталась часть аванса, он сдает ее в кассу. Если же был перерасход, компания возмещает ему потраченную сумму. При наличии счетов-фактур бухгалтер также производит учет налога на добавленную стоимость (НДС).

Как отразить авансовый отчет в бухгалтерии

В бухучете все операции с подотчетным лицом фиксируются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В специализированных программах, таких как 1С, для этого есть отдельный бланк «Авансовые отчеты», который автоматически формирует нужные проводки.

Примеры типовых проводок:

• Дт 71 / Кт 50 (51): Выдача денег под отчет.
• Дт 10 (26, 44) / Кт 71: Отражение расходов на основании утвержденного отчета.
• Дт 50 (51) / Кт 71: Возврат остатка неиспользованного аванса.
• Дт 71 / Кт 50 (51): Выплата компенсации за перерасход.

Заполнение авансового отчета: требования и нюансы

Хотя форма отчета может быть разработана компанией самостоятельно, она должна содержать все обязательные реквизиты первичного документа, установленные законом.

Допускается ведение отчета в электронном виде при наличии у сторон электронных подписей. В таблице расходов не должно быть пустых строк. Все суммы и даты в отчете должны строго соответствовать данным в приложенных чеках. А расходы, не подтвержденные документально, могут быть не приняты к учету и признаны личным доходом сотрудника.

Чек-лист «Что проверить перед сдачей отчета»

• Все ли реквизиты заполнены?
• Правильно ли указана полученная сумма аванса?
• Приложены ли оригиналы всех чеков и квитанций?
• Совпадает ли итоговая сумма в таблице с общей суммой по чекам?
• Стоит ли ваша подпись?

Учет и хранение авансовых отчетов

Законодательство требует хранить авансовые отчеты как первичные учетные документы не менее пяти лет после отчетного года. Они хранятся в бухгалтерии вместе со всеми приложенными подтверждающими документами. Электронные отчеты и сканы чеков должны храниться в электронном архиве с соблюдением требований к сохранности электронных подписей.

Частые ошибки при заполнении

Чтобы избежать возврата отчета на доработку, обратите внимание на распространенные ошибки:

• Неполные реквизиты или отсутствие даты. Внимательно проверьте все поля перед сдачей.
• Неверно указана сумма аванса. Уточните выданную сумму в бухгалтерии или в документах на выдачу.
• Не приложены подтверждающие документы. Сразу прикрепляйте чеки к отчету, чтобы не потерять. Рекомендуется делать копии чеков, так как они со временем выцветают.
• Несовпадение итогов по чекам и в таблице. Тщательно пересчитайте все суммы, прежде чем вписать итоговый результат.
• Отсутствие подписи руководителя. Убедитесь, что отчет прошел все стадии утверждения.