Как перестать все время тушить пожары: стратегия управления предприятием
Планирование
Четко определите цели и показатели, которые влияют на их достижение.
Первый и, пожалуй, самый важный шаг на пути к эффективному управлению — грамотное планирование. Оно начинается с постановки целей. Эти цели должны представлять собой цифровые показатели. Для постановки отлично подходит методика SMART+F, которая включает в себя такие критерии, как конкретность (Specific), измеримость (Measurable), достижимость (Attainable), реалистичность (Realistic), ограниченность во времени (Time-related) и финансовая выгода (Financially profitable).
Определите ключевые показатели, которые напрямую влияют на достижение выбранных целей. Сконцентрируйтесь на них, а от второстепенных показателей откажитесь. Например, у вас есть цели по выручке и прибыли. Если вы занимаетесь производством, то ключевыми показателями могут быть объемы производства, уровень брака, сроки выполнения заказов. Эти показатели должны стать основой для всех последующих действий, поскольку они отражают стратегические цели компании.
Организация процессов
Разделите функции и четко распределите задачи.
Многие руководители допускают ошибку: они стремятся как можно скорее запустить производство, практически не уделяя внимания этапу планирования. Это приводит к проблемам.
Поэтому сначала займитесь планированием: настройте отслеживание сроков постановки заказов, изготовления продукции и времени ее выхода на рынок. Оптимально, если вы визуализируете эти процессы на временной шкале. Так вы будете сразу видеть отклонения от плана. Примером может служить текстильное предприятие, где введение единого монитора для контроля сроков выполнения заказов позволило равномерно распределить нагрузку между сменами, снизить количество незавершенных работ и свести к минимуму срывы сроков поставки.
После планирования выстраивайте производственный процесс. Внедрите контрольные точки, позволяющие оценивать качество и технологические характеристики продукта в процессе его создания. Так вы сможете вовремя выявлять и устранять брак, не дожидаясь финальной стадии производства. А значит, снизите затраты.
Разработайте технологические карты, в которых будет четко указано, кто и какую операцию должен выполнять, какое сырье, материалы, инструменты и контрольно-измерительные приборы использовать. Работники будут отмечать в техкарте выполненные операции. Это станет основой для объективного контроля и дальнейшей оптимизации производственного процесса.
Мотивация
Сделайте премии персонала двигателем производительности.
Мотивация сотрудников — тот двигатель, который приводит в движение весь производственный процесс. Если система мотивации разработана правильно, производительность труда и качество продукции растут. Один из эффективных методов — привязать премии сотрудников к ключевым показателям эффективности.
Приведу в пример металлообрабатывающий завод, где процесс производства разделен на несколько этапов: лазерная резка, гибка, сварка, покраска и механосборочные работы. Руководство определило для каждой операции показатели эффективности. Например, для операции гибки это было отсутствие остановок сварочного процесса, количество производимых комплектов и скорость переналадок. За каждый критерий работники получают определенный процент от возможной премии. Таким образом, итоговая зарплата сотрудников привязана к результатам труда, это стимулирует к достижению высоких показателей.
Вдобавок можно разделить результаты труда на три группы: максимальные, средние и низкие. Например, оклад работника составляет 100 тыс. руб. Если все показатели будут находиться на максимуме, он получит премию в 25 тыс. руб., если на среднем уровне — 15 тыс. руб. (60% от 25 тыс. руб.). Такая система мотивации не только стимулирует сотрудников к повышению производительности, но и делает их заинтересованными в результате своей работы.
А чтобы бизнес выиграл от такой системы, необходимо привязать ее к финансовой модели. Тогда расходы на премию сотрудников будут окупаться за счет повышения производительности и сокращения издержек на брак и оплату неустоек.
Контроль
Автоматизируйте только то, что надо автоматизировать.
На предыдущих этапах вы выстроили бизнес-процессы, определили критерии эффективности каждого этапа и то, как они влияют на достижение целей компании. Теперь попробуйте собрать все данные вручную, чтобы убедиться в их актуальности. Например, кто-то из сотрудников может давать ложную информацию.
Когда вы убедитесь, что данным можно доверять, приступайте к автоматизации. Разработайте очень подробное техническое задание (ТЗ) для программистов с учетом интересов всех подразделений компании — снабжения, коммерции, производства и технологии. ТЗ должно быть подписано всеми вовлеченными лицами, чтобы учесть взаимосвязь процессов и минимизировать риски. При выборе разработчиков отдавайте предпочтение тем, кто готов взять на себя обязательства по выполнению задач и предоставить гарантии возврата средств в случае неудачи.
Однако помните, что даже самое продвинутое ПО не сможет полностью заменить грамотное управление и стратегическое планирование. Не следует полагаться исключительно на автоматизацию, забывая о важности человеческого фактора и необходимости регулярного анализа производственных процессов.
Планирование, организация, мотивация и контроль — четыре ключевых принципа, которые помогут вам оптимизировать процессы и освободить время для стратегического развития компании. В итоге успешный лидер — не тот, кто контролирует каждый шаг подчиненных, а тот, кто создает условия для их эффективной и продуктивной работы.
