Аутсорсинг: что это такое и как он поможет вашему бизнесу
Аутсорсинг — это когда компания передает часть своих задач внешним подрядчикам. Это означает, что вместо найма сотрудников в штат, организация, привлекает сторонних исполнителей для выполнения определенных обязанностей. Термин происходит от английского outer source using, — «использование внешнего источника». Аутсорсинг появился в США в 1930-х годах.
Чаще всего на аутсорс передают задачи, не связанные с основной деятельностью компании. Например, уборку офисов, охрану, бухгалтерию и расчет зарплаты.
Аутсорсинг не стоит путать с аутстаффингом. При аутсорсинге компания заказывает услугу и оценивает результат, не фокусируясь на конкретных исполнителях. Рабочий процесс организует подрядчик, который и отвечает за качество. В аутстаффинге заказчик получает сотрудников, которые работают на территории его компании и под его руководством. При аутсорсинге платят за конечный результат, а за аутстаффинг — за время и труд привлеченных специалистов.
Как работает аутсорсинг?
В аутсорсинге сотрудничество строится на долгосрочном договоре между заказчиком и аутсорсером, который берет на себя определенные задачи. Такие контракты обычно заключают на несколько месяцев или лет, чтобы обеспечить стабильность и предсказуемость в работе.
Аутсорсер предоставляет своих специалистов и отвечает за их трудоустройство, уровень квалификации и качество работы. Заказчик платит только за выполненные услуги, а не фиксированную зарплату, как штатным сотрудникам. В отличие от найма временных работников, аутсорсинговая компания сама организует работу и гарантирует, что задачи будут выполнены.
Пример:
В IT часто используют абонентский сервис — когда компании предлагают комплексный набор услуг, который позволяет обойтись без собственного системного администратора или значительно снизить его загрузку. Аутсорсер в этом случае следит за инфраструктурой, делает резервные копии, исправляет ошибки и обновляет программное обеспечение.
Передача функций на аутсорс происходит в несколько этапов:
- Анализ работы компании и выбор процессов, которые проще передать внешним исполнителям.
- Решение руководства перейти на аутсорс, постановка целей проекта и требований к подрядчику, утверждение бизнес-задач для передачи на аутсорс.
- Поиск и выбор аутсорсинговой компании с анализом предложений на рынке.
- Разработка и заключение договора о сотрудничестве. В документе указываются число и тип сотрудников, сроки, стоимость, ответственность сторон и правила конфиденциальности. Главное — понятно объяснить аутсорсеру задачи и цели сотрудничества.
- Работа по новому формату: после подписания договора компания начинает пользоваться услугами аутсорсера, налаживает документооборот и устанавливает точки контроля.
Виды аутсорсинга
Аутсорсинг может использоваться почти в любой сфере. В таблице приведены примеры таких сфер.
| Тип аутсорсинга | Функции | Примеры задач |
|---|---|---|
| IT-аутсорсинг | Информационные технологии | Техподдержка, разработка ПО, кибербезопасность |
| Бухгалтерский | Финансовый учет | Отчетность, расчет зарплаты, налоговый учет |
| HR-аутсорсинг | Управление персоналом | Подбор кадров, обучение, кадровое делопроизводство |
| Производственный | Промышленные процессы | Сборка, упаковка, изготовление комплектующих |
| Логистический | Движение товаров | Складирование и транспортировка |
| Маркетинговый | Маркетинг и продажи | Работа call-центра, SMM-продвижение, маркетинговые исследования |
По объему задач аутсорсинг бывает:
- полный — когда компания передает подрядчику все функции в определенной сфере;
- частичный — когда на аутсорс отдают только часть задач;
- совместный — когда для решения задач в одной области привлекают несколько организаций.
Преимущества и риски
Преимущества аутсорсинга:
- Экономия средств. Компания не тратится на зарплаты, налоги, социальные взносы, обучение и рабочие места. Аутсорсеры получают деньги только за фактически выполненную работу, что помогает лучше контролировать бюджет.
- Доступ к экспертам. Не все компании могут нанять дорогих специалистов по узким направлениям, а аутсорсинг дает доступ к проверенным профессионалам с нужными знаниями и опытом.
- Фокус на ключевых бизнес-процессах. Передавая рутинные и вспомогательные процессы на аутсорс, компания освобождает ресурсы для приоритетных задач и сокращает административные издержки.
- Гибкость и масштабируемость. Компания может увеличивать или уменьшать объем привлекаемых услуг без сложностей, связанных с наймом или увольнением персонала. Это особенно важно для сезонного бизнеса и стартапов.
Риски аутсорсинга:
- Утечка конфиденциальной информации. Передавая данные о клиентах, финансах или технологиях внешним подрядчикам, компания рискует потерять контроль над своей интеллектуальной собственностью. Поэтому в договоре нужно четко прописать правила конфиденциальности.
- Зависимость от подрядчика. Банкротство подрядчика, срыв сроков или отказ от выполнения обязательств приведут к простоям в работе заказчика. Поэтому важно иметь запасной план и регулярно проверять, как идут дела у аутсорсера.
- Сложности с контролем процессов и результатов. Заказчик не всегда может сразу повлиять на ход работы, а качество оценивается по результату. Это может привести к задержкам и ошибкам из-за недостатка прозрачности.
- Потеря контроля над отдельными функциями бизнеса. Если постоянно передавать задачи на аутсорс, навыки штатных сотрудников компании могут ослабнуть, и вернуть их будет сложно. В результате компания становится слишком зависимой от внешних подрядчиков, что ставит ее в уязвимое положение на рынке и ограничивает свободу в управлении своими процессами.
Аутсорсинг не подходит для ключевых направлений бизнеса, где нужен полный контроль. Например, производителю одежды рискованно отдавать пошив на сторону, потому что сложно следить за процессом и отслеживать количество брака. Кроме того, аутсорсинг невыгоден, если работы немного: в таком случае проще и дешевле держать в штате своего специалиста.
Как выбрать аутсорсинговую компанию?
Успех проекта во многом зависит от выбора надежного партнера. Чтобы подобрать аутсорсинговую компанию, сначала нужно четко понять, что нужно компании, затем определить задачи и сформулировать требования. При проверке важно оценить опыт, сертификаты, способы работы и формат услуг компании, а также изучить отзывы. Это можно сделать, исследуя рынок через открытые источники, рейтинги и бизнес-форумы. При этом важно узнать, как долго компания на рынке, с кем сотрудничает и есть ли успешные проекты в вашей сфере. Полезно связаться с несколькими компаниями, задать одинаковые вопросы и сравнить ответы.
Ключевые критерии выбора:
- опыт работы в нужной области и подходящие специалисты;
- рекомендации от других клиентов;
- подробный договор с четкими контрольными точками;
- оговоренные сроки отчетности;
- налаженная коммуникация с менеджером или куратором, которому передали ваш проект.
Надежная аутсорсинговая компания имеет хорошую репутацию, положительные отзывы клиентов, прозрачную юридическую структуру и понятное соглашение об уровне сервиса (SLA).
