Как ставить рабочие задачи, чтобы их правильно понимали: три техники

1. PDCA

Когда использовать

Цикл PDCA можно применять не только для внешних, но и для внутренних задач. Вы можете разработать на его основе шаблон брифинга клиентов, подготовки предложений или запуск медийных кампаний.

Суть методики

PDCA — метод непрерывного совершенствования производственных, креативных и других бизнес-процессов. В основе лежит тестирование новых подходов для постоянных улучшений.

Руководитель ставит глобальную цель, а команды внедряют изменения, которые, на их взгляд, могут привести к ее достижению. Изменения тестируются в течение ограниченного периода. По его итогам проверяют эффективность и оценивают производительность по сравнению с целью. Если измеряемый рост получен, улучшения стандартизируют.

Аббревиатура PDCA отражает четыре этапа, из которых состоит подход. И расшифровывается следующим образом:

• Planning — планирование. Поставьте цель. Проанализируйте проблему, собрав данные, и предложите варианты решения.
• Implementation — реализация. Протестируйте выбранное решение, отслеживайте прогресс, изменения и трудности.
• Check — проверка. Оцените результат тестового этапа и сравните с целевыми показателями.
• Action — действие. Стандартизируйте и масштабируйте подход под другие задачи или доработайте с учетом полученных данных.

Пример

Большая часть крупных компаний перешли на ЭДО — это удобно и отнимает меньше времени у сотрудников, которые занимаются документооборотом. Но даже в автоматизированной системе могут возникать проблемы, из-за которых затягиваются сроки согласования документов. В этом случае может помочь PDCA. Разберем по этапам:

1. Поставьте цель ускорить процесс документооборота на 20% за следующий квартал. Проанализируйте, с каким проблемами сейчас сталкиваются менеджеры и ДО при запуске новых документов, привлечении контрагентов и подрядчиков.
2. Предложите решения для оптимизации. Например, разработайте шаблоны документов, добавьте расширения в 1С, проведите обучение сотрудников по работе с документами.
3. Внедрите обновления и отслеживайте результат. При необходимости делайте промежуточные статусы каждый месяц для анализа эффективности и внесения корректировок в стратегию.
4. Оцените результат. Изменения должны позитивно повлиять на процессы документооборота и помочь в достижении цели, а именно ускорения на 20%.

Бонус

При долгосрочном использовании метод формирует культуру постоянного совершенствования — как проектов, так и сотрудников, а также повышает эффективность и результативность организационных процессов. Минус метода — время, которое необходимо выделять на тестирование гипотез и поиск верного решения.

2. CLEAR

Когда использовать

Подойдет для командной работы, когда в проект вовлечены сотрудники одного уровня или несколько подразделений.

Суть методики

По CLEAR-технике задача ставится не одному сотруднику, а команде. При этом разбивается на подзадачи и этапы реализации. Если один из коллег не справляется или выпадает из процесса, его задачи могут подхватить другие, а значит процесс не остановится. У каждого этапа проекта есть четкий дедлайн и ответственные.

В основу метода CLEAR легли пять основных критериев, которым должна соответствовать поставленная задача:

• Collaborative — командная работа.
• Limited — временные ограничения.
• Emotional — эмоциональный контакт.
• Appreciable — этапность.
• Refinable — гибкость и адаптивность.

Пример

Предположим, вы запускаете разработку нового мобильного приложения. Соберите команду — дизайнер, разработчик, тестировщик и другие специалисты. Устройте брейншторм, чтобы определиться с концепцией и таймингом. Сроки проекта должны быть четко обозначены.

Распределите задачи между подразделениями и назначьте ответственных за каждый этап — дизайн, разработка и т.д.

В процессе разработки устраивайте промежуточные встречи, чтобы коллеги обменялись впечатлениями и идеями по улучшению продукта. Этого требует критерий гибкости и адаптивности: у сотрудников должна быть возможность вносить изменения в первоначальную концепцию. Обсуждения могут улучшить конечный результат. Чтобы процесс внесения корректировок и улучшений не превратился в бесконечный, не забывайте о временных ограничениях.

Нюанс

Плюс и одновременно минус методики — структурированная основа, в которой каждый сотрудник отвечает за определенный этап. При этом все зависимы друг от друга, что важно учитывать в условиях ограниченного тайминга: возможно, в процессе обсуждения и согласования придется идти на компромиссы.

3. FAST

Когда использовать

Методика подходит для креативных и масштабных проектов с гибкими или неограниченными сроками реализации.

Суть методики

FAST — методика, которая упорядочивает задание и помогает максимально вовлечь участников в процесс, проявить свои профессиональные и личные качества. Аббревиатура в названии расшифровывается как:

• Frequently discussed — регулярное обсуждение задания и этапов его реализации.
• Ambitious — амбициозность каждого члена команды.
• Specific — определенность цели и результата.
• Transparent — понятность этапов задачи.

Пример

Предположим, вам нужно реализовать масштабный мультиформатный проект, по результатам которого нужно продать 10 тыс. единиц продвигаемого товара. Действуйте следующим образом:

1. Соберите сотрудников, обозначьте задачу и сформируйте стратегию проекта. Разделите стратегию на этапы и обозначьте ответственных, например руководителей подразделений.
2. Дайте сотрудникам возможность проявить креативность и амбициозность: пусть каждый предложит инструменты и подходы для достижения цели в рамках своего этапа.
3. Запланируйте промежуточные встречи для обмена наработками. В процессе коммуникации можно найти новые решения и идеи для повышения эффективности.

Нюанс

Методика схожа с CLEAR, но дает команде больше вариативности и возможностей для творчества, а еще времени на реализацию.

Если проект срочный или у задания есть строгий регламент, лучше воспользоваться другими методиками.

Чек-лист для постановки технического задания

Три техники объединяет одно: понятное обозначение задачи и четкая цель. Если команда знает, что делает и к чему это должно привести, считайте, половина дела сделана. Давайте разберем, как правильно сформулировать задачу — так, чтобы коллеги и подчиненные точно не запутались.

• Имя. Дайте задаче название, которое укажете в теме письма, звонка или карточки в рабочем пространстве. «Срочно нужно подготовить предложение» — плохой пример, а вот «План проекта Х к 18.00 в понедельник» отражает ключевые моменты.
• Фиксация задачи. Бывают ситуации, когда «обсудить голосом» действительно быстрее. Но аврал случается у всех, и сотрудник может банально упустить моменты, озвученные в разговоре. Уделите десять минут и зафиксируйте все пункты задания письменно в рабочих переписках.
• Цель. Для чего реализуется задача и будут ли использовать готовые материалы в дальнейшем.
• Ответственный. Когда задача поставлена в общей переписке, в лучшем случае за нее возьмется кто-то инициативный. В худшем она окажется погребена под обсуждением других проектов и рабочими мемами. Поручение для одного сотрудника стоит отправлять в личном письме, в письме для команды распределяйте зоны ответственности.
• Детальное описание. Максимально подробно опишите суть задания. Если можете собрать референсы или драфт — отлично! А на будущее заведите папку с шаблонами, если даете такие задачи с определенной периодичностью.
• Результат. Учитывайте не только что вы хотите получить, но и в каком формате. Медиаплан с перечнем площадок, презентация с подробной концепцией или краткое текстовое описание проекта — детали создают общую картину.
• Сроки. Учитывайте не только дедлайн общего проекта, но и персональные сроки сдачи, если речь о командной задаче. И, как ни банально, закладывайте время на доработки.
• Промежуточные встречи и площадки для коммуникации по задаче. Встречи помогают контролировать ход проекта и не упустить дедлайны, а площадка для коммуникации — держать в курсе всех причастных. Это особенно актуально для техник CLEAR и FAST, когда в исполнении задачи участвует большая команда.