Увольнение как развод: какие вопросы задать сотруднику на exit-интервью

Exit-интервью — это встреча сотрудника, покидающего компанию, и его руководителя. Иногда проводится не одна встреча, а серия встреч и не только с непосредственным руководителем, но еще c HR-директором, топ-менеджментом и акционерами в зависимости от должности сотрудника и масштаба бизнеса. Такие встречи — обычная практика во многих компаниях, причем независимо от того, уходит ли сотрудник по собственной инициативе или по инициативе работодателя. На мой взгляд, они очень полезны, так как помогают обеим сторонам понять свои ошибки и не допускать их в будущем.

Алгоритм еxit-интервью

Если вы руководитель и собираетесь провести еxit-интервью, то придерживайтесь следующего алгоритма:

• Поставьте цель. Определите, что именно вы хотите узнать у сотрудника. Это могут быть причины ухода или идеи о том, как улучшить бизнес-процессы или повысить удовлетворенность работой.

• Обеспечьте конфиденциальность. Exit-интервью — это личная беседа, обе стороны должны чувствовать себя комфортно и безопасно. Убедитесь, что сотрудник понимает: его мнение будет учтено и не повлияет на его репутацию ни в этой, ни в следующей компании.
• Подготовьте список вопросов. Так вам будет легче выстроить беседу, и вы точно не забудете ничего важного. Учтите, что некоторые вопросы могут быть сложными. Будьте готовы задать их тактично и уважительно.
• Создайте благоприятную атмосферу. Exit-интервью — чаще всего последняя возможность для сотрудника и менеджера поговорить о работе. Постарайтесь создать атмосферу взаимного доверия и уважения, чтобы получить наиболее точную информацию. В частности, поблагодарите за совместную работу.
• Дайте положительную обратную связь. Отметьте достижения сотрудника и его сильные компетенции. Вспомните все хорошее, что было в период совместной работы.
• Обсудите процесс передачи дел. Безусловно, у сотрудника может возникнуть желание не передавать дела, тогда вам останется апеллировать лишь к его желанию получить рекомендации.
• Подведите итоги и проанализируйте полученные данные. Это может потребовать больше времени и усилий, чем вы планировали потратить, но только так вы сможете принять корректные решения по улучшению бизнес-процессов.

Что спросить

Перечислю основные вопросы, которые стоит задать во время exit-интервью.

1. Каковы причины вашего ухода?

Если сотрудник уходит по собственному желанию, то хорошо бы узнать не только очевидные, но и скрытые причины. Например, сотрудник озвучил, что не видит перспектив профессионального роста. Однако в ходе диалога выяснилось, что на самом деле он выгорел из-за того, что непосредственный руководитель никогда не давал обратную связь, не говорил «спасибо» и не поддерживал в ситуациях, когда проекты замораживались либо отменялись. Такие инсайты окажутся очень полезны руководителю, чтобы не повторять ошибки с остальной командой.

Тупеют, выгорают, уходят: как руководителю остановить разрушение команды

Образование

2. Что могло бы изменить ваше решение?

Хотя и довольно редко, но все же бывает, что в ходе встречи сотрудник меняет свое мнение и решает остаться в компании. Например, у нас был случай, когда кандидат на позицию директора производства согласился перейти к клиенту, так как хотел управлять большим количеством заводов, чем у него было на текущем месте, но в ходе exit-интервью в текущей компании узнал, что акционеры планируют сделку по покупке нескольких новых предприятий, и решил остаться. Эта информация была конфиденциальной, но для удержания ценного сотрудника акционеры решили разгласить ее.

3. Как вы думаете, в чем наша компания сильна как работодатель, а что нужно улучшить?

Из ответа сотрудника можно узнать много интересного про стратегию бизнеса, бизнес-процессы, корпоративную культуру, систему мотивации, условия работы, атмосферу в коллективе и многое другое. Я знаю ситуации, когда выяснялось, что один из заместителей генерального директора был токсичным, и из-за него компания потеряла не одного, а несколько ключевых менеджеров.

Каких ошибок избегать

Перечислю пять самых популярных ошибок, которые совершают работодатели в ходе exit-интервью.

1. Не дают обратную связь вообще или дают только положительную/отрицательную.

Есть разница между exit-интервью по инициативе сотрудника и exit-интервью по инициативе работодателя. Если инициатором выступает компания, то дайте развивающую обратную связь. Объясните сотруднику причины своего решения и скажите, какие компетенции у него развиты недостаточно. Сделайте это конструктивно и по возможности без эмоций. Например, один из сотрудников компании, по мнению работодателя, не стремился «растить» людей в своей команде, что приводило к их выгоранию и потере мотивации. Получив обратную связь, руководитель принял решение пройти обучение базовым навыкам коучинга, а также курсы по развитию эмоционального интеллекта.

2. Оправдываются, говоря о причинах увольнения сотрудника либо о ситуации в компании.

Если сотрудник проработал в компании долгий срок — к примеру, десять и более лет, то с ним сложно расстаться, даже если он больше не соответствует требованиям бизнеса. В этой ситуации работодатели иногда занимают оправдательную позицию, стараются снять с себя ответственность. Сотрудники, как правило, воспринимают такое поведение в штыки. Это может вредить HR бренду компании, так как сейчас негативная информация очень хорошо расходится в соцсетях и на других интернет-ресурсах.

3. Лгут об истинных причинах увольнения.

Бывают ситуации, когда сотрудник выполняет свои задачи, его профессиональные компетенции не вызывают вопросов, но личностно, по ценностям он не вписывается в команду. Например, сторонник жесткого иерархичного управления неэффективен в демократичной и человекоцентричной среде. Однако озвучить такие несоответствия всегда сложно, поэтому в ход могут идти надуманные причины: «Мы закрываем проект», «Мы не готовы инвестировать в направление» и другие.

Как руководитель подталкивает сотрудников к увольнению — 7 ошибок

Образование

Или другой пример: финансовое положение компании сложное, но акционер не может признаться в этом команде и в итоге старается уменьшить затраты путем увольнения наиболее высокооплачиваемых топ-менеджеров под надуманными предлогами. Это ошибка. Прежде всего, стоит обдумать другие способы сэкономить — например, изменить организационную структуру компании и перераспределить функции, закрыть одно направление бизнеса либо вывести функцию на аутсорс. Если другие способы не сработали, то честно сказать об этом сотрудникам.

4. «Выясняют» отношения.

Даже если вас переполняют негативные эмоции по отношению к сотруднику, постарайтесь сдерживать себя и оставаться тактичным.

5. Ведут себя безэмоционально.

Не бойтесь проявить участие. Хорошо воспринимаются такие фразы, как: «Я тоже ощущаю дискомфорт из-за случившегося, но мы можем выяснить детали, которые помогут и вашей будущей карьере, и нашей компании», «Понимаю ваши эмоции», «Цель нашей встречи — открыто поговорить, в том числе и выразить негатив».

Еxit-интервью — прекрасный инструмент. Если правильно его использовать, это принесет пользу и компании, и самому сотруднику.