Как рассчитываются отпускные. Формулы с примерами
. И в какие месяцы выгоднее всего отдыхать от работы
Размер компенсации за ежегодный оплачиваемый отпуск рассчитывает бухгалтерия. Сумму отпускных можно выяснить и самостоятельно, ведь она не равна зарплате, и полезно знать заранее, сколько денег вы получите при уходе в отпуск. РБК Life подготовил пошаговую инструкцию для расчета отпускных с примерами.
Чем отпускные отличаются от зарплаты
Отпускные — это денежная выплата, которую работник получает перед уходом в отпуск. Обычно она незначительно отличается от зарплаты, но не равна ей и рассчитывается иначе.
Предоставление отпуска регламентирует глава 19 Трудового кодекса Российской Федерации [1]. В ней сказано, что на основной оплачиваемый отпуск могут рассчитывать все работники. При этом за ними сохраняются средний заработок и должность. Как правило, основной отпуск составляет 28 календарных дней с учетом субботы и воскресенья.
Некоторые работники имеют право на дополнительный оплачиваемый отдых. Например, если они трудятся на вредных производствах, на Крайнем Севере или по ненормированному графику [2]. Отпуск за свой счет или перерыв на учебу не оплачиваются.
По закону взять отпуск можно после полугода непрерывной работы в компании. Исключение: несовершеннолетние, женщины до или сразу после декретного отпуска, люди, которые усыновили ребенка младше трех месяцев. Им по заявлению положен досрочный отпуск [3]. Если вы не входите в вышеперечисленные категории и еще не отработали в компании полгода, можно договориться с работодателем в индивидуальном порядке и отдохнуть раньше.
Формула расчета отпускных
Чтобы рассчитать примерную сумму отпускных, нужно разделить зарплату на 29,3 (среднее число дней в месяце) и умножить на количество дней отпуска. Если вы получаете 50 тыс. руб. в месяц и работаете без пропусков (не берете больничный, не ездите в командировки), отпускные за 28 дней составят: 50 000 / 29,3 × 28 = 47 781 (1706 руб. за один день отпуска).
На деле точный порядок расчета гораздо сложнее. Нужно знать среднедневной заработок, а на него влияют годовой доход за расчетный период с премиями и надбавками, количество отработанных дней и другие нюансы [4].
Отпускные = среднедневной заработок × количество дней отпуска.
Среднедневной заработок — это доход за расчетный период, поделенный на количество отработанных дней. Посчитать его сложнее всего. Ниже приводим пошаговую инструкцию.
Если вам неинтересна точная формула расчета выплат, переходите к следующему разделу о том, как увеличить отпускные, выбрав подходящий месяц.
1. Определяем расчетный период
Расчетный период — это 12 календарных месяцев перед месяцем отпуска с первого по последнее число месяца.
Пример: Николай уходит в отпуск в ноябре 2022 года. Тогда период для расчета среднедневного заработка будет с 1 ноября 2021 года по 31 октября 2022 года.
Бывают ситуации, когда сотрудник не работал (отпуск по уходу за ребенком, временная нетрудоспособность) в расчетном периоде и не получал зарплату.
Пример: Наталья уходит в отпуск в ноябре 2022 года. В расчетном периоде с 1 ноября 2021 года по 31 октября 2022 года она находилась в декретном отпуске и не работала. Но за год до этого, с 1 ноября 2020 года по 31 октября 2021 года, работала и получала зарплату. Тогда средний заработок будет рассчитываться за предыдущий расчетный период.
2. Узнаем число отработанных дней в расчетном периоде
Расчет среднего заработка включает только те дни, когда сотрудник был на работе и выполнял обязанности, а также выходные, праздники и дни отпуска за свой счет (если их было не больше 14). Если вас незаконно уволили или отстранили от работы, а потом восстановили, пропущенные дни посчитают как рабочие [5].
Если работник выполнял обязанности в течение расчетного периода без пропусков, формула расчета отработанных дней будет такой:
количество отработанных дней = 29,3 × количество отработанных месяцев.
Больничные, командировки, отпуска, декрет, прогулы и другие дни, когда вы не работали (с сохранением зарплаты или без) не считаются отработанными. Тогда действует иная формула расчета:
количество отработанных дней = 29,3 × количество полностью отработанных месяцев + количество дней месяцев, отработанных не полностью.
Количество дней в неполных месяцах считается по формуле:
(число дней в месяце — число неотработанных дней) / число дней в месяце х 29,3.
Пример: Николай уходит в отпуск в ноябре 2022 года. Расчетный период: с 1 ноября 2021 года по 31 октября 2022 года. За это время он уходил в отпуск на 14 дней в июле и на недельный больничный в сентябре.
Получается, что полностью он отработал десять месяцев. И в июле он работал 16 дней: (31 — 14) / 31 × 29,3 = 16.
В сентябре — 22: (30 — 7) / 30 × 29,3 = 22.
Подставляем значения в формулу: 29,3 × 10 + 16 + 22 = 331. Число отработанных дней в расчетном периоде у Николая составляет 331 день.
«Оплачиваются все дни отпуска, в том числе и те, которые приходятся на выходные дни. Исключение из этого правила — праздничные нерабочие дни, упомянутые в ТК или нормативных актах субъектов РФ. Во всех регионах это будут дни с 1 по 8 января, 23 февраля, 8 марта, 1 и 9 мая, 12 июня, 4 ноября.
В каких-то регионах могут быть дополнительные праздничные нерабочие дни. Упомянутые дни, если приходятся на отпуск, не считаются днями отпуска (они не расходуют ваш запас отпускных дней и не оплачиваются)».
3. Рассчитываем заработок за расчетный период
Доход включает в себя зарплату и все другие выплаты за труд: надбавки за переработки и работу в выходные и праздники, доплаты за трудовой стаж или качество работы, районный коэффициент, повышение зарплаты.
Премии включаются в расчет среднего заработка не все и не полностью [4]. Учитываются только те выплаты и их части, которые входят в расчетный период.
Пример: Николай уходит в отпуск в ноябре 2022 года. Расчетный период — с 1 ноября 2021 года по 31 октября 2022 года. Он зарабатывает 50 тыс. руб. в месяц (600 тыс. руб. в год). В декабре 2021-го он получил годовую премию в размере 10 тыс. руб. Эту премию в расчет включат полностью.
При этом Николай получает ежеквартальную премию в размере 5 тыс. руб. Расчетный период начинается в середине квартала (октябрь—декабрь). Тогда в расчет отпускных пойдет две трети премии — сумма за ноябрь и декабрь. Если квартал полностью попадает в расчетный период, премии полностью войдут в расчет среднего заработка.
В расчет отпускных не включаются:
- гарантии (командировочные, отпускные и другие выплаты за дни, оплаченные по среднему заработку);
- компенсации (проезда, проживания и питания в командировке и т.д.);
- больничные, пособия и другие социальные выплаты.
4. Считаем среднедневной заработок
Средний дневной заработок для оплаты отпускных — это доход за расчетный период, поделенный на количество отработанных дней.
Пример: доход Николая за год (учитывая доплаты и исключая больничные и отпускные) составил 650 тыс. руб. за вычетом НДФЛ. Ранее мы посчитали, что он отработал 331 день.
Среднедневной заработок = 650 тыс. руб. / 331 день = 1964 руб.
5. Считаем отпускные
Подставляем значения в формулу. На примере Николая нам известно, что его среднедневной заработок за 331 день работы составил 1964 руб. Он уходит в отпуск на 28 дней. Вспоминаем формулу. Отпускные = среднедневной заработок × количество дней отпуска: 1964 × 28 = 54 992.
Таким образом, Николай получит денежную компенсацию за отпуск в размере 54 992 руб.
Как увеличить отпускные
Если вы работаете на окладе, каждый месяц вам начисляется одинаковая зарплата. Но есть «дорогие» месяцы — с большим количеством праздников и выходных, когда дни стоят дороже (за меньшее количество рабочих дней вы получаете ту же зарплату). В такие месяцы лучше работать и не брать отпуск, потому что вы можете потерять в зарплате.
«Пусть ваш оклад с надбавками составляет 100 тыс. руб. График работы совпадает с производственным календарем при пятидневной неделе. В январе 2023-го по производственному календарю 17 рабочих дней. Значит, стоимость одного рабочего дня составит 5882,35 руб. В августе 2023 года 23 рабочих дня. Значит, стоимость одного рабочего дня составит 3225,81 руб. Другими словами, пропустив только один день в январе (по болезни, в отпуске или по другим причинам), вы в январе недополучите на 2656,54 руб. больше, чем если бы это произошло в августе».
Если не хотите получить маленькие отпускные, берите отпуск в месяцы с максимальным количеством рабочих дней по производственному календарю. В 2023 году самый выгодный отпуск приходится на август (23 рабочих дня), март и октябрь (по 22 дня).
В некоторых случаях людям важнее не больше отдохнуть, а больше заработать. Тогда выгоднее было бы брать отпуск в выходные дни: обычно вы не получаете за них зарплату, а так могли бы и отдыхать, и получать отпускные. Чтобы все сотрудники не уходили в отпуск по выходным, в Трудовом кодексе предусмотрено два ограничения:
- хотя бы один раз отпуск нужно взять не меньше, чем на 14 дней;
- сотрудник обязан согласовать с работодателем минимальную продолжительность отпуска.
Работодатель может потребовать, чтобы сотрудники брали отпуск минимум на три дня. Если же компания лояльна и других ограничений по использованию дней отпуска не устанавливает, можно взять одну часть отпуска не менее 14 дней, а оставшиеся дни перенести на субботу и воскресенье. Правда, тогда за год вы отдохнете меньше, чем могли бы.
Есть еще несколько моментов, на которые стоит обратить внимание при выборе дат отпуска.
«1. При расчете среднего дневного заработка учитываются квартальные и годовые премии. Если в ближайшее время вас ожидает годовая премия и она будет больше, чем прошлая годовая премия, то, скорее всего, это увеличит сумму вашего среднего заработка. Если вы пойдете в отпуск не до, а после получения премии, то и сумма отпускных будет больше.
2. Если в ближайшее время ожидается повышение зарплаты, то выгоднее идти в отпуск после повышения. Тут есть один нюанс. Если повышение зарплаты было массовым (в целом по подразделению или вообще по всей организации), то достаточно, чтобы дни отпуска пришлись на дни после повышения. При таком повышении средний заработок вам посчитают из повышенного размера заработной платы. Если же повышение было не массовым, а персональным, то чем больше месяцев вы отработаете с новой зарплатой до отпуска, тем выше будет сумма среднего дневного заработка».
Комментарии экспертов
На вопросы отвечают: заместитель директора департамента по кадровым услугам Unicon Outsourcing Зульфия Юпашевская, руководитель группы кадрового администрирования в «Авито» Анна Алешина и бухгалтер при Институте профессиональных бухгалтеров и аудиторов России Ирина Смирнова.
Когда выплачиваются отпускные?
Отпускные выплачиваются не позднее чем за три дня до начала отпуска [6]. Если начало отдыха приходится на понедельник, отпускные выплатят не позднее пятницы на предыдущей неделе. Но на деле работодатель может выплатить компенсацию за отпуск и раньше.
Как выплачиваются отпускные сотрудникам на срочном договоре?
Люди, которые работают по срочному трудовому договору, могут уйти в отпуск. Если срочный договор заключен на срок до двух месяцев, то работник получает два рабочих дня отпуска за каждый месяц [7].
Когда договор действует больше двух месяцев, работнику полагается 2,33 дня отпуска за каждый отработанный месяц (как и в случае с трудовыми договорами на неопределенный срок).
Когда действие срочного договора заканчивается и человек увольняется, ему выплачивают отпускные, если он в отпуск не ходил. Компенсация рассчитывается исходя из плановых значений, установленных для работника. Также учитываются характер работы и региональные особенности.
Можно ли получить компенсацию за неиспользованный отпуск?
Если человек не уходил в отпуск, он может получить компенсацию только при увольнении или при наличии права на дополнительные дни отпуска. Например, если он работает по ненормированному графику. Тогда положено отдыхать как минимум на три дня больше, чем стандартные 28 календарных дней.
Людям, которые работают на предприятиях с вредными или опасными условиями труда, нельзя заменять дни допотпуска компенсацией. Также работодатель не может заменить отпуск компенсацией беременным женщинам, несовершеннолетним сотрудникам.
Как выплачиваются отпускные при отзыве из отпуска?
С согласия работника организация может досрочно отозвать его из отпуска. Например, если заменяющий сотрудник заболел, налоговая внезапно нагрянула с проверкой, техническое оборудование сломалось и в других исключительных случаях [8].
При этом происходит перерасчет отпускных. Если сумма отпускных ниже, чем зарплата работника, ему будет доначислена недостающая разница.
Как компенсируют неотгулянный отпуск при увольнении?
Возможны две ситуации.
- Работодатель может предложить взять отпуск с последующим увольнением вне графика отпусков.
- Выплата компенсации за неиспользованный отпуск (она рассчитывается по стандартным формулам, описанным выше).
Как выплачиваются отпускные вахтовикам?
Отпускные работников, которые трудятся по вахтовому методу, рассчитываются так же, как и отпускные работников других категорий. Но в месяц вахтовик может отработать разное количество дней. Например, в феврале 15 дней, а в марте 20 дней.
Если человек в сумме рабочего времени отработал установленную ему норму по своему графику, месяц считается отработанным [9]. Отпуск у вахтовиков начинается сразу после окончания дней междувахтового отдыха. В стаж, который дает право на отпуск, входят дни в пути до места работы и обратно и отдых между вахтами.
Выводы
- Отпускные — это не зарплата. Они рассчитываются по числу дней отдыха, а зарплата — по количеству отработанных дней.
- Для расчета отпускных нужно знать расчетный период, средний дневной заработок за этот период и количество фактически отработанных дней.
- Премии, надбавки, повышение зарплаты учитываются при расчете среднего дневного дохода. А пособия, компенсации, командировочные, больничные — нет.
- Отработанными считаются только дни, когда человек был на рабочем месте и выполнял свои обязанности. Отгулы, больничные, дни отпуска и командировок не считаются отработанными днями.
- Выгоднее брать отпуск в месяце с наибольшим количеством рабочих дней (больше 21 дня). А в «дорогие» месяцы, с большим количеством выходных и праздников, взяв отпуск, вы потеряете в деньгах.
