Накладная: правила оформления и образцы документов
Каждая передача товара от продавца покупателю или его перевозка должны быть задокументированы. Именно для этого нужна накладная — ключевой документ, сопровождающий перемещение материальных ценностей. Она фиксирует факт отгрузки, подтверждает, сколько товаров прибыло и по какой цене, а также выступает как основание оприходований у получателя. В этой статье мы разберем, какие бывают накладные, как их правильно заполнять, чтобы избежать ошибок, и рассмотрим наглядные примеры
Содержание
Накладная — что это простыми словами
Если говорить просто, накладная — это документ-свидетель, который подтверждает, что один человек или компания передали другому товары, материалы или какой-либо груз. Она относится к первичным бухгалтерским документам. Без нее невозможно корректно отразить в учете продажу товара со склада, его получение покупателем или перемещение с помощью транспортной компании. Например, когда фабрика отгружает партию мебели в магазин, она оформляет накладную.
Виды накладных: какие бывают и чем отличаются
Существует несколько разновидностей накладных, каждая для своей цели:
- Товарная накладная ― самый распространенный вид. Используется при продажах товара. Продавец оформляет два экземпляра: один для себя, второй ― для покупателя.
- Транспортная накладная необходима, когда для доставки груза привлекается сторонняя организация. Она подтверждает заключение договора перевозки. Делают три копии: отправителю, получателю и перевозчику.
- Товарно-транспортная накладная (ТТН) совмещает в себе функции товарного и транспортного документа. Раньше была обязательной, но сейчас чаще используется в специфических случаях, например при перевозке алкогольной продукции.
- Складская накладная (на внутреннее перемещение) применяется для учета движения товаров между разными складами или отделами внутри одной организации.
- Накладная на отпуск материалов на сторону используется для передачи материалов подрядчикам или для других хозяйственных нужд.
- Акты-накладные на возврат оформляются, когда покупатель возвращает товар поставщику из-за брака или по другим причинам.
Какие накладные нужны в разных ситуациях
Чтобы не запутаться, можно ориентироваться на простую таблицу:
Структура и реквизиты накладной
Чтобы документ имел юридическую силу, в нем должны быть обязательные поля:
- Название и номер накладной. Например, «Товарная накладная № 125».
- Дата составления ― день, когда товар был фактически отгружен.
- Отправитель и получатель. Названия, ИНН, адрес и реквизиты банка.
- Основание для отгрузки ― обычно это номера и даты договоров или счетов.
- Табличная часть со списком ценностей ― название, объем поставки, цена за один товар и сумма по каждой позиции.
- Итоговая сумма ― общая стоимость всех товаров, а также выделенная сумма НДС (если применимо).
- Подписи ответственных лиц ― должности, Ф. И. О. и подписи тех, кто отгрузил товар, и тех, кто его принял.
Каждый реквизит важен: номер и дата помогают упорядочить документы, реквизиты сторон — идентифицировать участников сделки, а точный список товаров — избежать споров по количеству и стоимости.
Нумерацию накладных компания ведет самостоятельно. Чаще всего используется сквозная нумерация с начала года (№ 1, № 2, № 3...).
При нумерации накладных важно соблюдать последовательность, это упрощает ведение учета и прохождение проверок
Порядок оформления накладной
Процесс создания накладной состоит из нескольких шагов:
- Проверить основание. Убедиться, что данные в накладной соответствуют договору или заказу.
- Подготовить товар. Собрать и упаковать товары согласно списку.
- Заполнить документ. Внести все необходимые данные в бумажный бланк или электронную форму.
- Проверить правильность. Сверить количество товара с данными в накладной, проверить расчеты и наличие всех реквизитов.
- Передать получателю. Отдать один экземпляр представителю покупателя вместе с товаром.
- Зарегистрировать в учете. Провести документ в своей бухгалтерской системе.
Кто подписывает накладную
Документ должны подписать со стороны отправителя кладовщики, менеджеры по продажам или другие уполномоченные лица. Со стороны получателя — сотрудник, принимающий отгрузку. Если есть перевозчик, то в транспортной накладной свою подпись ставит и водитель.
В системах электронного документооборота (ЭДО) можно ставить квалифицированную электронную подпись
Образцы накладных: примеры заполнения
Пример товарной накладной
Сверху указывается, кто отправил товар, кто его получил, поставщик и плательщик (часто это одни и те же лица).
Отпустил: Кладовщик Сидоров А.В. (подпись)
Получил: Экспедитор Васильев К.Д. (подпись по доверенности)
Пример транспортной накладной (структура)
Документ разделен на четкие блоки:
- Раздел 1: Грузоотправитель. Данные компании, которая отправляет груз.
- Раздел 2: Грузополучатель. Данные компании, которая ожидает груз.
- Раздел 3: Наименование груза. Описание, вес, объем.
- Раздел 4: Сопроводительные документы. В первую очередь — данные товарной накладной.
- Раздел 5: Указания грузоотправителя. Тут отмечается информация об автомобиле и стоимость груза.
- Разделы 6–7: Прием и сдача груза. Время и место отправления и получения, особые отметки.
- Разделы с подписями. Отправитель, получатель и перевозчик ставят свои подписи при передаче и приемке груза.
Основное различие в том, что товарная накладная подтверждает передачу права собственности на товар, а транспортная — факт оказания услуги по перевозке
Типичные ошибки при заполнении
- Пропуск реквизитов. Как избежать: использовать готовые шаблоны и внимательно проверять все поля.
- Неверная дата или номер. Как избежать: вести журнал учета и следить за хронологией.
- Расхождения в количестве или сумме. Как избежать: сверять данные с договором и счетом перед подписанием.
- Отсутствие подписи. Как избежать: убедиться, что документ подписан уполномоченными лицами с обеих сторон.
- Исправления без заверения. Как избежать: если ошибка допущена в бумажном документе, неверную запись аккуратно зачеркивают, рядом пишут верную, ставят дату и подписи ответственных лиц.
- Несовпадение данных в ТОРГ-12 и транспортной накладной. Как избежать: заполнять оба документа на основании одного источника — заказа или спецификации.
Электронные накладные и ЭДО
Сегодня все больше компаний переходят на электронный документооборот. Электронная накладная (ЭН), подписанная квалифицированной электронной подписью, полностью равнозначна своему бумажному аналогу.
Преимущества ЭДО:
- Скорость. Документы передаются за секунды.
- Автоматизация. Многие поля заполняются автоматически из учетной системы, что снижает риск ошибок.
- Экономия. Не нужно тратить деньги на бумагу, печать и курьерскую доставку.
- Удобное хранение. Электронный архив легко систематизировать и в нем просто найти нужный документ.
Хранение и учет накладных
Накладные, как и другие первичные документы, необходимо хранить не менее пяти лет после окончания отчетного года.
- Бумажные документы подшивают в папки по хронологии или по контрагентам.
- Электронные накладные хранятся в системе ЭДО или в специальном электронном архиве. Важно позаботиться о резервном копировании, чтобы не потерять данные.
Для контроля за движением документов полезно вести журнал их регистрации. Это помогает отслеживать статусы и быстро находить нужную накладную.
