ЕГАИС: что это, какие товары подлежат учету и как избежать штрафов

Обновлено 14 июля 2025, 16:35

Сегодня мы поговорим о системе, которая является неотъемлемой частью работы многих предприятий в России, ― ЕГАИС. Эта статья написана для тех, кто только начинает свой путь в бизнесе и кому необходимо понять базовые принципы работы с государственными системами учета

ЕГАИС: что это, какие товары подлежат учету и как избежать штрафов
Фото: Shutterstock

Что такое ЕГАИС

ЕГАИС — это Единая государственная автоматизированная информационная система. Звучит громоздко, но суть ее проста. Это инструмент государства для контроля за производством и оборотом определенных видов продукции на территории России. Главная задача системы — отслеживать движение товара от момента его создания или импорта до конечного потребителя.

Как это работает? Каждая единица или партия такого товара получает свой уникальный идентификатор. Информация о ее перемещении, смене собственника, поступлении на склад или продаже фиксируется в системе. Этот цифровой след позволяет государству убедиться в легальности происхождения продукции и проконтролировать уплату налогов и акцизов.

ЕГАИС тесно взаимодействует с федеральной службой Росалкогольтабакконтроль (РАТК). Именно РАТК является главным контролирующим органом в этой сфере, а ЕГАИС — его основная рабочая платформа для учета и контроля.

Система ЕГАИС играет ключевую роль в борьбе с контрафактом и нелегальным оборотом товаров, защищая как потребителей, так и добросовестный бизнес
Фото: Shutterstock

Система ЕГАИС играет ключевую роль в борьбе с контрафактом и нелегальным оборотом товаров, защищая как потребителей, так и добросовестный бизнес

Какие категории товаров подлежат учету в ЕГАИС

Исторически ЕГАИС создавалась для учета алкогольной продукции. Сегодня это ее основное направление. В систему обязательно вносится информация:

  • по всему алкоголю крепостью выше 0,5% готовой продукции. Это крепкие напитки: водка, коньяк, ликеры и прочее;
  • вину, в том числе крепленому и игристому;
  • пиву, сидру, пуаре, грушевому сидру и медовухе.

Каждая партия такой продукции маркируется специальными федеральными или акцизными марками с уникальными идентификаторами, которые сканируются и фиксируются в ЕГАИС при каждом перемещении.

Почему важно соблюдать правила учета для этих категорий? Во-первых, это требование закона. Работа с подакцизными товарами строго регулируется. Во-вторых, учет в ЕГАИС позволяет государству контролировать объем производства и продаж, собирать налоги. В-третьих, для бизнеса это способ подтвердить легальность своей продукции и избежать серьезных штрафов или даже отзыва лицензии.

Важно знать, что для других категорий товаров — табак, лекарства, обувь и другие — также введены или вводятся системы обязательной маркировки. Часто это делается через систему «Честный знак», которая работает по схожим принципам, но является отдельной от классической ЕГАИС, ориентированной на алкоголь.

В рамках этой статьи мы фокусируемся именно на ЕГАИС и алкоголе
Фото: Shutterstock

В рамках этой статьи мы фокусируемся именно на ЕГАИС и алкоголе

Как зарегистрироваться в ЕГАИС и работать через личный кабинет

Регистрация и начало работы с ЕГАИС требуют нескольких подготовительных шагов. Вот пошаговая инструкция для новичков:

  1. Получите квалифицированную электронную подпись (КЭП). Это специальный электронный ключ, который будет вашим аналогом собственноручной подписи в системе. Получить ее можно в аккредитованных удостоверяющих центрах. Убедитесь, что КЭП предназначена для работы с ЕГАИС.
  2. Приобретите защищенный носитель. КЭП записывается на специальное устройство, например «JaCarta PKI/ГОСТ» или «Рутокен ЭЦП 2.0».
  3. Установите Универсальный транспортный модуль (УТМ). Это специальное программное обеспечение, которое устанавливается на ваш компьютер или сервер. УТМ выступает в роли посредника между вашей учетной системой, например программой для складского учета, и серверами ЕГАИС. Через него происходит обмен всеми документами. УТМ можно скачать с сайта РАТК после авторизации с помощью КЭП.
  4. Зарегистрируйтесь на сайте РАТК. Перейдите на официальный портал регулятора и используйте вашу КЭП для авторизации. Система автоматически определит вашу организацию по данным сертификата подписи.
  5. Получите доступ к личному кабинету. После авторизации вы попадете в личный кабинет ЕГАИС. Здесь вы сможете видеть информацию о вашей организации, получать и отправлять документы, контролировать остатки.

Через личный кабинет и подключенный к нему УТМ происходит вся основная работа:

  • Ваши поставщики отправляют вам электронные товарно-транспортные накладные через ЕГАИС.
  • Вы подтверждаете или отклоняете поступающие накладные, фиксируя факт приема товара.
  • Вы создаете акты списания, например при продаже товара конечному потребителю или порче, акты постановки на баланс, акты инвентаризации и другие необходимые для корректного отражения движения продукции в системе.
Ваша учетная система должна быть интегрирована с УТМ для автоматического обмена данными, что значительно упрощает работу
Фото: Shutterstock

Ваша учетная система должна быть интегрирована с УТМ для автоматического обмена данными, что значительно упрощает работу

Какие документы нужны для работы с ЕГАИС

Для легальной работы с алкогольной продукцией и корректного взаимодействия с ЕГАИС вам потребуются следующие основные документы:

  1. Лицензия на розничную или оптовую продажу алкогольной продукции. Если вид вашей деятельности предусматривает такую продажу, наличие соответствующей лицензии обязательно. Ее номер и данные вносятся в ЕГАИС.
  2. Договоры с поставщиками. Ваши поставщики алкогольной продукции также должны быть подключены к ЕГАИС. Договор подтверждает ваше право на получение продукции от них.
  3. Электронные товарно-транспортные накладные (ЭТТН). Это основной документ в ЕГАИС, фиксирующий факт передачи продукции от поставщика к покупателю. Поставщик формирует ЭТТН в своей системе и отправляет ее вам через ЕГАИС. Ваша задача — своевременно подтвердить ее принятие или оформить акт разногласия/отказа, если есть расхождения или вы не принимаете товар.
  4. Акты ЕГАИС. Как упоминалось ранее, это документы, которые вы формируете в системе для отражения различных операций: а) акт подтверждения/отказа/разногласия оформляется при получении ЭТТН; б) акт списания используется для вывода продукции из оборота, например при розничной продаже через онлайн-кассу, порче, бое, утере; в) акт постановки на баланс применяется для внесения в систему продукции, которая по каким-то причинам оказалась неучтенной ранее легальным путем; г) акт инвентаризации нужен для корректировки остатков в системе по результатам фактической проверки.
  5. Учредительные документы организации. Свидетельства ОГРН, ИНН и другие документы, подтверждающие регистрацию вашего бизнеса.
  6. Документы на помещение. Договор аренды или свидетельство о собственности на торговые или складские площади, где будет храниться и продаваться продукция.

Правильное оформление документов в ЕГАИС означает своевременное и точное отражение всех операций с продукцией. Электронные документы хранятся в системе ЕГАИС.

Вам следует также вести внутренний учет и хранить бумажные копии, например для бухгалтерии или проверок, если того требуют внутренние правила или законодательство
Фото: Shutterstock

Вам следует также вести внутренний учет и хранить бумажные копии, например для бухгалтерии или проверок, если того требуют внутренние правила или законодательство

Ответственность и штрафы за нарушение требований ЕГАИС

Несоблюдение правил работы с ЕГАИС может привести к очень серьезным последствиям для бизнеса и ответственных лиц. Законодательство России, в частности Кодекс об административных правонарушениях (КоАП), предусматривает конкретные санкции за такие нарушения.

Какие нарушения являются наиболее частыми и наказуемыми:

  • Оборот продукции без фиксации в ЕГАИС. Самое распространенное и серьезное нарушение. Продажа алкоголя, который не был должным образом принят на баланс в системе.
  • Несвоевременное или некорректное оформление документов. Неподтверждение ЭТТН в установленный срок, ошибки при создании актов списания или других документов.
  • Расхождения между фактическими остатками и данными ЕГАИС. Крупные несоответствия могут быть расценены как попытка скрыть нелегальный оборот.
  • Использование нелегальной продукции. Попытка продать контрафакт или алкоголь без необходимой маркировки.

Какие штрафы предусмотрены:

  • Для должностных лиц, обычно руководителей или ответственных сотрудников, штрафы могут составлять от 10 тыс. до 15 тыс. руб.
  • Для юридических лиц, бизнеса штрафы значительно выше — от 150 тыс. до 200 тыс. руб.

Помимо финансовых санкций, за серьезные или повторные нарушения предусмотрены:

  • Конфискация продукции. Изъятие всего нелегально оборачиваемого алкоголя.
  • Конфискация оборудования. Изъятие оборудования, использованного для учета или реализации, например онлайн-кассы, не передающей данные в ЕГАИС.
  • Приостановление действия лицензии. Временный запрет на осуществление деятельности.
  • Аннулирование лицензии. Полное лишение права на оборот алкогольной продукции.
Из-за неверного учета или продажи мимо кассы предприниматели могут лишиться возможности вести бизнес
Фото: Shutterstock

Из-за неверного учета или продажи мимо кассы предприниматели могут лишиться возможности вести бизнес

Как избежать ошибок и штрафов при работе с ЕГАИС

Чтобы работа с ЕГАИС была беспроблемной и не приводила к неприятностям, важно выстроить четкие внутренние процессы и следовать простым правилам:

  1. Своевременно подтверждайте или отклоняйте входящие ЭТТН. Установлены сроки для этих операций ― обычно три рабочих дня для розницы. Проверяйте накладные сразу по факту поступления товара, сравнивайте фактическое количество с данными в документе.
  2. Регулярно проводите инвентаризацию. Сравнивайте фактические остатки продукции на складе и в торговом зале с данными в вашей учетной системе и ЕГАИС. При обнаружении расхождений своевременно оформляйте акты постановки на баланс или списания.
  3. Корректно оформляйте списание продукции. При розничной продаже алкоголя информация должна автоматически передаваться в ЕГАИС через онлайн-кассу с соответствующим программным обеспечением. Списание по другим причинам, бой, порча оформляются отдельными актами в системе.
  4. Весь персонал, имеющий отношение к приему, хранению, учету и продаже алкоголя, должен четко понимать свои обязанности по работе с ЕГАИС. Проводите регулярные инструктажи. Ошибки сотрудников по незнанию или невнимательности могут стоить очень дорого.

Работа с ЕГАИС требует дисциплины и внимания к деталям. Но при правильной организации процессов она становится рутинной частью работы, а вы получаете уверенность в легальности своего бизнеса и защиту от штрафов.

Поделиться