Как отказ от бумажных документов экономит время и деньги

Фото: Игнат Козлов для РБК

О перспективах развития рынка электронного документооборота рассказал генеральный директор компании «Цитрос» Кирилл Соколов.

— Как развивается рынок электронного документооборота (ЭДО), каковы его потенциал и основные драйверы?

— По данным различных исследований, за прошлый год рынок систем электронного документооборота (СЭД) и систем управления корпоративным контентом (ECM, Enterprise content management) вырос на 10%, до 70 млрд руб.

Помимо классических направлений внедрения ЕСМ (системы управленческого, финансового документооборота, архивы), набирают обороты системы ЭДО, обеспечивающие внешний обмен данными и документами при работе с контрагентами.

Для ЭДО серьезным драйвером стала пандемия коронавируса. Например, для кадровых документов в 2020 году Минтруд РФ в качестве эксперимента разрешил всем организациям вести эту сферу делопроизводства в электронном виде, а осенью 2021-го такая возможность была закреплена законодательно. Пандемия в целом заставила компании задуматься над тем, как подписывать документы вне офиса. Значимым фактором стало то, что государство системно стимулирует цифровизацию бизнеса. В конце 2020 года Федеральная налоговая служба утвердила «Концепцию электронного документооборота в хозяйственной деятельности», опираясь на которую будут расширены виды документов, доступных для оцифровки, их форматы и составы. Кроме того, серьезным стимулом для перехода на ЭДО станет принятие изменений в Федеральный закон 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (в части использования и хранения электронных документов). Законопроект на рассмотрении и уже не первый год обсуждается в Госдуме.

— Насколько чувствителен оказался российский рынок к уходу зарубежных компаний, предлагающих услуги ЭДО? Происходит ли импортозамещение в этом сегменте?

— Западные решения не заточены под российскую специфику ЭДО, и рынок ЭДО практически не почувствовал ухода зарубежных вендоров.

Однако в силу неотделимости внутренних и внешних процессов организации замещение внутренних ЕСМ-платформ способствует более быстрому переходу на внешнее цифровое взаимодействие компаний.

Идет не просто процесс импортозамещения, многие компании в связи с переходом меняют устоявшиеся процессы дублирования бумажного документооборота в пользу полностью электронного обмена.

— Что мешает полному переходу крупных предприятий в «цифру»?

— Полный переход в «цифру» затрудняют несколько моментов.

Во-первых, это фрагментарное внедрение цифровых решений. Например, некоторые компании установили системы типа СЭД, но для обмена с контрагентом по-прежнему используют бумажную форму. Или этап обмена оцифрован, но договоры все еще хранятся в распечатках. Причина как в технических ограничениях, поскольку не все решения позволяют поддерживать большие объемы данных, так и в использовании структурными подразделениями различных систем для работы с документами. В результате возникают цифровые разрывы. Чтобы преодолеть эти барьеры, нужна единая платформа, которую легко поддерживать и развивать.

Другая причина, что мешает предприятию полностью отказаться от бумаги, — неготовность ряда контрагентов к переходу на цифровое общение. Для цифрового взаимодействия все есть: и законодательная поддержка, и технологическая готовность решений. Вопрос в том, что рынок слишком большой, чтобы одномоментно всех перевести на цифровое взаимодействие.

— Остаются ли серые зоны в законодательном регулировании?

— Пробелы остаются в части архивного хранения. С одной стороны, в явном виде не определены требования к хранению документов в электронном формате, с другой стороны, это и не запрещено при соблюдении регламентирующих актов. Поэтому многие компании до сих пор держат договоры в бумажной копии, опасаясь, что суд не примет или налоговая не признает электронный формат. Принятие изменений в Федеральный закон 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (в части использования и хранения электронных документов) должно снять эту неопределенность. Весной прошлого года законопроект был одобрен Госдумой в первом чтении, и в конце года Министерство экономического развития Российской Федерации рекомендовало поправки к нему.

А вступивший в силу 1 марта этого года Приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н, который позволяет не дублировать документы в бумажной форме и вводит единые требования к составу и формам электронных документов, станет стимулом для взрывного роста кадрового ЭДО.

— В каких случаях компании разрабатывают собственные нормы электронного документооборота?

— В целом разработчики придерживаются норм, установленных законами РФ и отраслевыми стандартами. Но бывает, что сами клиенты просят поддержать специальный внутренний формат документа, по которому работают все сотрудники компании. Например, одна организация попросила нас поддержать акт проверки качества товара. Этот документ не одинаков для всей страны, но универсален именно для этого холдинга. Из текстового формата, вордовского, акт перенесли в структурированный вид, чтобы превратить его в формат xml и автоматически обрабатывать системой без участия человека. Для таких документов мы используем термин «полуформализованные» — стандарт задается не государством, а самой компанией.

— На каких этапах и за счет чего отказ от бумажных документов сокращает затраты бизнеса?

— Некоторые крупные компании по-прежнему арендуют отдельные помещения для хранения документов, обеспечивают их безопасность — на это уходят серьезные средства. ЭДО помогает сэкономить и деньги, и время. Бизнес избавляется от бумаги, не тратится на курьерскую или почтовую доставку. Кроме того, если документы обрабатываются в электронном виде, их гораздо проще искать и структурировать. На этапе создания документа время экономится за счет обращения к шаблону. По нашим данным, если в организации работает около 10 тыс. сотрудников, то совокупная экономия благодаря полному переходу на электронный документооборот может достигать 700 млн руб. в год.

— Какие риски возникают в связи с облачным хранением и удаленным подключением операторов к системе? Как избежать нежелательных манипуляций с документами и создать доверительные отношения между агентами?

— Несмотря на то что провайдеры облачных сервисов используют резервирование и обеспечивают безопасность данных, утечки тем не менее случаются. В последнее время отечественные компании столкнулись и с другой проблемой: организация хранит информацию на западной облачной платформе, а та в один момент решает отключить доступ российской компании. В итоге весь архив работы с клиентами может быть утерян.

Мы используем облачное хранение только в качестве дополнения. Наше основное решение — on-premise, когда ПО устанавливается на сервисы предприятия и все операции выполняются в контуре организации. Существует также смешанная модель — гибридное облако, в этом случае часть информации хранится в периметре компании, а часть в облаке.

Другим инструментом создания доверительной среды является усиленная электронная подпись. Если документ подписан с ее помощью, то файл нельзя изменить так, чтобы это было незаметно. Плюс управление доступом к данным. В нашем решении оно очень гибкое. Можно настроить доступ до уровня документа, до уровня полей в файле и так далее. Человек, у которого нет разрешения, просто не увидит документ, и уж тем более не сможет его отредактировать или уничтожить. Третий элемент безопасности — повсеместный мониторинг и аудит.

— Какие ноу-хау в части управления, обработки и обеспечения безопасности данных предлагает ваша компания?

— Мы предлагаем комплексно подходить к вопросу управления цифровыми документами.

Например, система «Платформа ЮЗ ЭДО» от «Цитроса» позволяет вынести все сервисы и автоматизацию одинаковых процессов разных функциональных областей документооборота в формат единого окна. Это удобно с точки зрения пользователя.

Встроенный функционал контроля доступа, управления версиями, а также мониторинга и журналирования всех действий пользователей с документами обеспечивает высокий уровень безопасности и фактически сводит к нулю несанкционированные действия.

Технология low-code ускоряет работу с типовыми задачами, готовые модули избавляют от повторяющихся действий.

Платформа содержит большое количество преднастроенных конфигураций для разных задач. Пакет «Цитрос», который составляет платформенное решение, включает набор ИТ-продуктов для управления юридически значимым электронным документооборотом («Цитрос ЮЗ ЭДО»), кадровыми процессами («Цитрос КЭДО»), электронными архивами («Цитрос Архив») и другим корпоративным контентом.

В перспективе мы планируем обогащать ИТ-продукты компонентами, основанными на технологиях ИИ и RPA; расширять сервисы обмена электронными перевозочными документами и машиночитаемых доверенностей в соответствии с дальнейшими изменениями в законодательстве; формировать сервисы трансграничного ЭДО и автоматизации договорных отношений на основе смарт-контрактов.

Коммерциализация и развитие «Платформы ЮЗ ЭДО» выполняется в рамках реализации Федерального проекта при поддержке Фонда содействия инновациям (Федеральное государственное бюджетное учреждение «Фонд содействия развитию малых форм предприятий в научно-технической сфере»).

Реклама. ООО Цитрос, https://citros.ru