Управленческий учет и дашборды: за какими метриками следить руководителю

Фото: Midjourney

Внедрение систем учета и дашбордов — это ключевой шаг на пути к развитию бизнеса, но универсального решения для всех не существует. Каждая компания должна выбирать системы и подходы, которые соответствуют текущим потребностям и возможностям. От того, насколько правильно настроена система учета, зависят не только финансовые показатели, но и оперативность принятия решений. Успех в этом процессе зависит от качества данных, вовлеченности сотрудников и правильно выбранных инструментов.

Рассмотрим основные моменты, которые важно учесть при анализе и внедрении системы учета.

Дашборды и управленческий учет

Дашборды — это панели управления, которые позволяют видеть ключевые метрики бизнеса в удобной визуальной форме. Это могут быть графики, диаграммы или таблицы, которые помогают быстро оценить ситуацию.

Представьте: вы открываете утром свой дашборд и сразу видите, что у одного менеджера показатели ухудшились, — это повод разобраться, а у другого, наоборот, резкий рост. Современные технологии сильно упрощают не только настройку визуализации, но и факторный анализ отклонений. В результате можно получить не только сигнал, что какой-то продукт стал хуже продаваться, но и предварительную версию причин, за счет которых это произошло.

Форматы дашбордов могут быть разными. Иногда это просто графики в Excel, иногда — сложные BI-системы, которые собирают данные из CRM, бухгалтерии и других источников. Все зависит от размера и потребностей бизнеса.

Типы дашбордов

Дашборды бывают разных типов в зависимости от целей бизнеса:

1. Оперативные — отслеживают текущие показатели, такие как загрузка производственных мощностей, количество перевезенных товаров или выполненных заказов.
2. Стратегические — помогают планировать будущее, основанное на анализе исторических данных, и показывают, как компания выполняет свой бюджет.
3. Аналитические — позволяют глубже понять причины изменений показателей, что дает возможность оперативно корректировать стратегию или тактику.

Важность каждого из этих типов определяется стадией развития бизнеса и уровнем зрелости команды.

Какие отчеты необходимы каждому бизнесу

Финансовые метрики

Базовый набор финансовой отчетности включает:

• отчет о прибылях и убытках (все доходы и расходы);
• отчет о движении денежных средств (Cashflow — поступления и списания денежных средств);
• баланс (особенно важен, если есть кредитные обязательства или значительная дебиторская задолженность).

Оптимально — отслеживать отчетность именно со всех трех сторон, которые покрывают эти отчеты, но их детальность не должна быть избыточной. Проверяйте себя: действительно ли вы регулярно используете всю аналитику, которую вы вводите в отчетность?

Чаще всего компании жертвуют балансом. Его потому обычно и откладывают в дальний ящик, так как он должен «сойтись», а это иногда нелегко при кривом учете. В отличие от других отчетов, баланс основан на принципе, что у всех доходов и расходов есть конкретные источники, и не может, например, возникнуть выручка без формирования долга и поступления денег, и именно баланс позволяет следить за тем, чтобы ничего не задвоилось и не потерялось.

Некоторым руководителям важна полная детализация до уровня юнит-экономики, где можно анализировать бизнес в разрезе сегментов. Тогда основные метрики могут быть разложены, например, на продуктовые, региональные, проектные и дополнены специфическими деталями, характерными для конкретных бизнес-направлений. Для проектного учета можно оценивать время отклонения от графика или долю рынка для региональных разрезов.

Другим достаточно верхнеуровневого понимания, например, прогноза прибыли за квартал, чтобы убедиться, что не будет кассовых разрывов или дополнительных средств, которые можно добавить в оборот.

Бывают ситуации, когда компании живут без управленческого учета, полагаясь только на какую-то базовую метрику, например, на динамику остатков средств на счетах или сумму по всем полученным заказам. Это возможно, если бизнес стабильно растет, приносит прибыль, а у владельцев нет вопросов. Особенно часто это встречается в небольших компаниях. Но как только внедряется более детальный управленческий учет, то сразу становится очевидно: с его помощью проще понимать, почему все работает именно так, где скрыты зоны роста и что нужно улучшить.

Нефинансовые метрики

Обычно построение управленческого учета начинается именно с финансовых отчетов, но не менее важно контролировать и прочие сферы с нефинансовыми метриками.

Например, измерение уровня текучести персонала часто приводит к тому, что компания находит большую дыру для слива денег на постоянный поиск и обучение новых людей из-за неэффективного менеджмента или плохо настроенных процессов найма и обучения.

Есть целых шесть видов текучести кадров. Как повлиять на каждый

Образование

Хорошо, когда отслеживается уровень вовлеченности и удовлетворенности персонала в динамике, но ключевая польза от их измерения иногда остается за рамками дашбордов. На мой взгляд, компания теряет больше половины ценности, если не показывает в таких отчетах факторный анализ, сопутствующий этим метрикам, и не подсвечивает причины изменения этих метрик. Исследование этих показателей может обратить внимание на простые и быстрые изменения, которые с минимальным бюджетом усилят удовлетворенность сотрудников, а через нее повлияют на производительность и приведут к улучшению прибыльности или других важных метрик. Такими изменениями могут стать введение чуть более гибкого графика или установка кофе-машины, в том числе чтобы сотрудники не тратили время на поход на другой этаж или в кофейню.

Море открытий о неэффективных тратах компании делают, начав отслеживать маркетинговые метрики, хотя бы такие, как стоимость привлечения клиента, конверсия конкретных каналов в лиды или срок жизни клиента в разрезе разных продуктовых направлений и каналов привлечения.

Например, в IT-компаниях часто можно увидеть количество пользователей продукта или динамику запросов на техподдержку, что мотивирует команды работать над улучшением продукта, а в производственных компаниях — нагрузку на мощности или количество произведенных товаров.

В отделах продаж ценно обратить внимание на данные по количеству сделок и метрики удержания клиентов в разрезе менеджеров или продуктов, что способствует здоровой конкуренции и повышает результаты работы.

Системы учета: все или по отдельности?

Есть два подхода, как можно внедрять системы учета в компании. Один из них предполагает использование одной универсальной системы, которая будет охватывать все бизнес-направления. Другой подход более специфичен: для разных отделов — HR, продаж, финансов — используются отдельные системы. Оба подхода имеют право на жизнь, но каждый из них зависит от множества факторов, таких как ресурсы компании и наличие квалифицированных специалистов, которые смогут поддерживать эти системы.

В идеале, если используется несколько систем, должно быть некое «верхнее» звено, которое будет следить за их взаимодействием: когда данные из разных систем пересекаются, они должны совпадать. К сожалению, это не всегда так, и довольно часто при поверхностном аудите можно обнаружить несоответствия. Например, при сравнении финансовых отчетов и данных по числу сотрудников или выручке на одного сейлз-менеджера результаты могут существенно различаться.

Единая система учета: плюсы и минусы

Одним из решений может быть внедрение единой учетной системы. Она значительно упрощает процесс, особенно для финансовых специалистов. Например, внедрение единой учетной системы позволило нашей компании сократить время на закрытие отчетности с 20 дней до 5, а стоимость аудита снизилась в два раза. Все это благодаря тому, что вся информация стала более прозрачной, и аудиторам стало понятно, откуда берутся цифры.

Однако у единой системы есть и свои минусы. Например, она может быть менее гибкой по сравнению со специализированными СRМ-системами, которые идеально подходят для конкретных направлений учета. Но для крупных компаний внедрение единой системы зачастую оказывается наиболее эффективным решением.

Адаптация к изменениям

В отличие от бухгалтерского учета, который имеет стандарты и не меняется так часто, управленческий учет — это живая система. Она адаптируется к изменениям в бизнесе, новым меткам и показателям, которые возникают в процессе развития компании. Каждый год система может изменяться, улучшаться и обновляться.

Например, компании могут захотеть объединить или разделить сегменты бизнеса в зависимости от изменений в бизнес-модели. Важно понимать, что система управления живет и развивается, и ее нужно постоянно адаптировать под новые реалии бизнеса.

Кроме того, анализ данных по новым сегментам и продуктам критически важен для правильного построения управленческого учета. Без учета всех изменений бизнес-сегментов, продуктов и услуг может возникнуть путаница в данных. Это приводит к тому, что компания не может правильно оценить свою текущую позицию или прогнозировать будущее развитие.

Важно с самого начала заложить правильный учет новых продуктов и сегментов, чтобы избежать проблем в будущем. Если данные не собраны в нужном формате, придется тратить много времени и ресурсов, чтобы вернуть их в работоспособный вид.