Как оценить и повысить эффективность команды: чек-лист

Фото: Shutterstock

Согласно исследованию МШУ «Сколково», в 2021 году 62% руководителей высшего и среднего звена в первую очередь хотят освоить навык построения эффективных команд. 

Эффективная команда имеет общие цели и согласованные методы их достижения. В ней каждый знает зону ответственности и задачи другого, а уровень доверия позволяет всем высказывать свое мнение и быть услышанными. Это формирует устойчивую эффективность команды, повышает мотивацию и вовлеченность. Командный подход стимулирует постоянное развитие. Хорошо организованная команда может работать как в одном пространстве, так и удаленно, на расстоянии.

Чтобы оценить уровень эффективности вашей команды, воспользуйтесь чек-листом. Он содержит четыре блока: команда, командные навыки, миссия и ценности, цели и их достижение. Ответив «да» или «нет» на вопросы, вы сможете выявить зоны развития и получить простую оценку эффективности команды и проекта — без сложных опросников и метрик.

Команда

1. В вашей команде менее девяти человек? Можно ли ее разбить на подкоманды?

Чем больше коммуникационных каналов, тем сложнее договориться. Лоуренс Путнэм, легенда в мире разработчиков, изучал соотношение между объемом работы, ее сроками и количеством исполнителей. Он установил, что команда от трех до семи человек тратит на 25% меньше усилий для достижения цели, чем если в ней от 9 до 20 участников. А если больше 20, то такой команде потребуется в пять раз больше усилий.

2. Каждый член команды знает, какие функции выполняет любой из коллег?

Незнание, куда адресовать операционные вопросы, вынуждает членов команды отвлекать коллег и руководителя. Кроме того, когда сотрудник не знает, что делают другие, он думает, что работает лишь он один. Это снижает продуктивность, рождает недопонимание и недоверие.

3. Каждый член команды знает, какими навыками обладают его коллеги, в чем сильны?

Каждый член команды обладает уникальным набором умений, которые могут быть необходимы другим членам команды для выполнения задач. Знание сильных сторон коллег и возможность обращаться к ним за помощью позволяют справляться со сложными задачами быстрее.

4. Собирается ли команда в полном составе хотя бы раз в неделю?

Понятно, что сейчас проводить встречи все сложнее, но регулярные собрания даже в Zoom лучше, чем их полное отсутствие.

5. Все члены команды могут высказать свое мнение?

Невозможность высказать свое мнение демотивирует членов команды и влияет на эффективность команды.

6. Все ли члены команды действительно высказывают свое мнение?

Если вы даете возможность людям высказать свою точку зрения и не все этим пользуются, стоит разобраться, что за этим стоит. Недоверие, равнодушие или что-то еще?

7. Вы оценивали уровень доверия в своей команде? Работали над его повышением?

Если в команде нет доверия, то нет и команды. Доверие просто измерить, используя анонимные опросники в Mentimeter. В среднем на этот замер и упражнение на создание доверия в команде из восьми человек уходит до двух часов. Отличный инструмент для первого шага к повышению эффективности команды за счет проверки вовлеченности.

Командные навыки

1. Располагает ли команда необходимыми профессиональными знаниями и навыками для достижения поставленных целей?

Если нет, то есть ли у каждого из членов команды потенциал и возможность для развития необходимых профессиональных навыков и знаний?

2. Есть ли в команде понимание, кем и как принимаются решения в спорных ситуациях?

Как правило, это фиксируется в правилах командного взаимодействия.

3. Есть ли согласованные правила командного взаимодействия? Правило пересмотра правил? Они выполняются?

Наличие правил помогает избегать ненужных споров и конфликтов. Если команда вырабатывает их сама, а не получает «сверху», вероятность их выполнения сильно возрастает. Если правила принимаются и не выполняются, их необходимо корректировать.

4. Есть ли у команды навыки предупреждения и разрешения конфликтных ситуаций?

Здесь разговор идет о межличностных конфликтах, которые отнимают энергию и существенно снижают мотивацию членов команды.

5. Все члены команды готовы инвестировать время и энергию в развитие себя и коллег?

Старые знания быстро обесцениваются. Тот, кто не готов развиваться сам и помогать в этом коллегам, со временем неизбежно станет слабым звеном команды.

6. Есть ли командный и индивидуальные планы развития?

Это документ, в котором прописано, какие дополнительные знания и навыки необходимы всей команде, а какие — отдельным членам.

7. Все ли ознакомлены с индивидуальными планами развития коллег?

Это повышает личную и командную ответственность и создает благоприятную атмосферу для развития.

8. Собираетесь ли вы регулярно, чтобы обсудить выполнение этих планов?

Эти встречи позволяют подводить промежуточные итоги, сохранять динамику развития и усиливать эффективность команды как живой системы, а не набора отдельных специалистов.

Как руководителю эффективно общаться с командой. Три фокуса управления

Образование

Командные миссия и ценности

1. Существует ли командная миссия, которую не задумываясь проговорит каждый из членов команды и с легкостью объяснит другим людям?

Настоящая, правильно сформулированная миссия порождает чувство гордости и ответственности. Согласно исследованиям, только 23% опрошенных HR-специалистов подтвердили, что их сотрудники знают миссию своей компании.

2. Это действительно командная миссия, а не общекорпоративная или миссия лидера команды?

У каждой команды должна быть своя миссия. Конечно, она не должна противоречить миссии компании — иначе это не подразделение, а партизанский отряд. Команда должна сама формулировать и утверждать свою миссию — тогда она дает энергию и смысл деятельности.

3. Вы обсуждаете и пересматриваете командную миссию хотя бы раз в год? Дает ли она энергию и вдохновляет ли членов команды?

Лучшие команды относятся к миссии как к своему детищу, которое нуждается в заботе и постоянном внимании. Если миссия перестает давать энергию и желание двигаться вперед, ее надо пересматривать.

4. Есть ли согласованные командные ценности? Могут ли члены команды их озвучить?

Их не должно быть более трех-четырех. Тогда это действительно самые важные и актуальные для команды ценности.

5. Нет ли противоречий между командными и личными ценностями членов команды?

Подобные противоречия приводят к саботажу в выполнении командных задач.

6. Нет ли противоречий между командными ценностями и командными целями?

Так бывает, что некоторые цели вступают в противоречия с ценностями. Это вызывает сопротивление или отнимает много энергии.

Что такое KPI: примеры расчета и решения для оценки эффективности

Образование

Командные цели и их достижение

1. Все ли члены команды способны перечислить главные цели команды? Они формулируют их одинаково?

Проверьте, насколько одинаково члены вашей команды понимают главные командные цели. Для этого можете использовать Mentimeter или листки бумаги. Вы удивитесь, когда увидите результаты. Люди напишут разные цели!

2. Это действительно командные цели, а не общекорпоративные или цели лидера команды?

Они должны определять результаты командной работы.

3. Являются ли они понятными, простыми и измеримыми?

Если они неизмеримы, то как определить, достигнуты ли они?

4. Являются ли они достижимыми и амбициозными?

Это сочетание дает энергию, уверенность и желание двигаться вперед.

5. Есть ли возможность одерживать малые победы в процессе достижения командных целей?

Наличие промежуточных этапов дает возможность одерживать маленькие победы и праздновать их. Это повышает мотивацию и уверенность в достижении этих целей.

6. Есть ли понимание того, какие из целей приоритетны?

Это позволяет избежать хаоса и расфокусировки.

7. Все ли понимают и принимают способы их достижения?

Это привносит ясность и позволяет сосредоточиться на согласованных способах достижения целей.

8. Ищет ли команда свежие идеи и лучшие подходы для решения задач?

Гибкость, креатив, желание достичь большего, умение оптимизировать усилия стали неотъемлемыми качествами современных команд и напрямую влияют на эффективность работы в долгосрочной перспективе.

Результаты

Вы ответили «да» на все вопросы?

Поздравляем! Время перемен, в которое мы вступили, вам не страшно. У вас прекрасная команда!

У вас получилось много «нет»? 

Не расстраивайтесь! Вопросы, на которые вы ответили «нет», — зоны роста. Зная их, вы сможете продумать план работы, который позволит системно повышать эффективность команды, опираясь на понятный чек-лист и регулярный пересмотр командной работы.

Смотрите также вебинар с Владимиром Родченко «Как усилить команду: рекомендации для лидера».

По материалам pro.rbc.ru.