Пять главных ловушек в процедуре приема на работу в 2026 году

Ловушка № 1. Опасные формулировки в вакансии и обосновании отказа в приеме

Процедура приема на работу начинается с первого контакта с кандидатом. И уже тут некоторые из работодателей допускают ошибки, которые приводят к тому, что работнику удается оспорить в суде отказ в трудоустройстве и обвинить компанию в дискриминации.

Требования к кандидату на должность: фокусируйтесь на деловых качествах. Чтобы снизить риски в процессе подбора персонала, документально фиксируйте критерии отбора для каждой вакансии, прописывайте требования к опыту, образованию, конкретным навыкам в должностных инструкциях.

Ведите нейтрально переписку с кандидатами — избегайте комментариев о возрасте, поле, семейном положении, внешности, фокусируйтесь на профессиональных аспектах. Это важно и на этапе размещения вакансии, так как распространение информации о вакансиях с ограничениями дискриминационного характера приводит к штрафам (ст. 13.11.1 КоАП).

Отказ в трудоустройстве: не допускайте дискриминации. Важно: отказ в трудоустройстве должен быть законным и мотивированным. Поэтому при оформлении сообщения кандидату об отказе в приеме на работу указывайте законные причины. Например, несоответствие деловых качеств соискателя для конкретной работы — опыта, образования, навыков, состояния здоровья. Либо прямые законодательные ограничения — недостижение установленного законом возраста, дисквалификация, медпротивопоказания (ч. 1, 2 ст. 64 ТК, п. 10 постановления пленума Верховного суда от 17.03.2004 № 2, определение Третьего КСОЮ от 17.12.2025 № 88-21836/2025 по делу № 2-1477/2025).

Без письменного требования кандидата обосновывать отказ в приеме на работу работодатель не обязан (ст. 64 ТК, апелляционное определение Мосгорсуда от 17.07.2025 № 33-32256/2025). Если кандидат затребовал объяснения в письменной форме, направьте ему ответ не позднее чем в течение семи рабочих дней со дня, когда он предъявил требование (ч. 5 ст. 64 ТК, «Онлайнинспекция.рф», ответ на вопрос от 01.07.2023 № 183027).

Успешное прохождение кандидатом собеседования, сдача тестов, приглашение в группу в Telegram не обязывает работодателя его трудоустроить, если есть более подходящий кандидат (определение Шестого КСОЮ от 24.04.2025 по делу № 88-7815/2025). Не дает привилегий и прошлый опыт в компании — бывший работник не имеет преимущественного права на вакансию (определение Девятого КСОЮ от 13.11.2025 № 88-8818/2025). А отклик на платформе с вакансиями не обязывает работодателя вступать в диалог с соискателем (определение Шестого КСОЮ от 18.12.2025 № 88-22927/2025).

Учитывайте, что некоторым категориям соискателей отказать в приеме на работу нельзя. Перечень категорий не исчерпывающий, вот самые распространенные:

• женщины, если отказ связан с беременностью или наличием детей (ч. 3 ст. 64 ТК);
• работники, которых письменно пригласили в порядке перевода от другого работодателя — в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы (ч. 4 ст. 64 ТК);
• лица, которые достигли предпенсионного возраста, если отказ мотивирован только достижением такого возраста (ст. 144.1 УК).

Если не предоставите по запросу кандидата мотивированный отказ в трудоустройстве, то нарушите требования ч. 5 ст. 64 ТК. В этой ситуации в пользу соискателя с работодателя могут взыскать компенсацию морального вреда (определение Восьмого КСОЮ от 24.04.2025 № 88-6647/2025). А незаконный отказ может привести не только к штрафу, но и к обязанности заключить трудовой договор (определение Верховного суда от 27.01.2025 № 2-КГ24-8-К3).

Ловушка № 2. Формальный подход к документам

Еще одна ловушка подстерегает на этапе сбора документов. Ошибки при выполнении этой задачи ведут не только к штрафам, но и к отмене решений работодателя через суд.

Личные документы: не требуйте те, что не предусмотрены Трудовым кодексом. Получение и проверка данных и личных документов при оформлении приема на работу — этап, в котором тоже немало рисков. Так, работодатель не вправе при приеме на работу требовать у новичка документы, которые не перечислили в ст. 65 ТК. Также в анкетах и на собеседовании не стоит просить кандидата отвечать на вопросы о беременности, вероисповедании, политических взглядах, национальности (ст. 64 ТК).

Работодатель не вправе и отказать в приеме на работу, если работник при трудоустройстве не предоставил документ воинского учета (письмо Роструда от 20.12.2023 № ПГ/26681-6-1, письма Минтруда от 14.08.2023 № 14-6/В-960, от 29.09.2023 № 14-6/ООГ-6134). Если у работника нет «полного пакета» документов, которые он должен предоставить по закону, рекомендуем письменно под подпись запросить их у него. Наряду с этим сообщите руководству о ситуации и о возможных ее последствиях (риски штрафов, споров).

Есть документы, которые нужно требовать при трудоустройстве только в определенных случаях. Например, при приеме на работу с вредными условиями по совместительству нужно потребовать справку о характере и условиях труда по основному месту работы. А при приеме на работу, которая требует специальных знаний, — документ об образовании и (или) о квалификации (ст. 65, ст. 283 ТК). Ряд документов, которые вы не вправе требовать, могут понадобиться, чтобы предоставить работнику гарантии. Например, сокращенное рабочее время и допотпуск сотруднику с инвалидностью (постановление Пятнадцатого ААС от 17.10.2025 № А32-29509/2024).

Данные паспорта на «Госуслугах» можно использовать для пропуска работника в офис, но для трудоустройства «цифровой паспорт» не предусмотрен (постановление правительства от 19.09.2025 № 1443).

Часто работодатели попадают в ловушку при приеме на работу бывшего гос- или муниципального служащего — не отправляют уведомление его бывшему работодателю из-за отсутствия информации о статусе новичка. В такой ситуации есть риск, что работодателю придется прекратить трудовой договор с таким работником (определение Девятого КСОЮ от 15.01.2026 № 34.88.2026 по делу № 2-268/2025).

Снизить риски в описанных выше ситуациях поможет анкета при приеме на работу с вопросами о возможном донорстве, инвалидности, работе в течение двух лет на государственной или муниципальной службе, сведений о судимости и иных.

Медосмотры и обучение по охране труда: не допускайте без них к работе, когда запрещено по закону. Работников, труд которых связан с вредными или опасными условиями, движением транспорта, пищевой промышленностью, общественным питанием и торговлей, водопроводными сооружениями, медорганизациями и детскими учреждениями, допускайте к работе только после предварительного медосмотра (ст. 76, ст. 220 ТК). Такое же требование действует для работы вахтовым методом (ст. 298 ТК), в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (ст. 324 ТК) и для иных категорий работников.

В некоторых случаях нужно направить сотрудника перед допуском к работе на обязательное психосвидетельствование. Например, водителей (ст. 220 ТК, приказ Минздрава от 20.05.2022 № 342н). Медосмотры и психосвидетельствования проводите за счет работодателя, даже если прием на работу не состоялся (определение Второго КСОЮ от 09.10.2025 № 88-24634/2025).

Не стоит забывать и об обучении по охране труда — работника, который не прошел такое обучение и проверку знаний и навыков в области охраны труда, допускать к работе нельзя (ст. 76 ТК). За допуск к работе без обязательных медосмотров и освидетельствований или без обучения требованиям охраны труда компанию оштрафуют на сумму до 130 000 руб. (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП).

Ловушка № 3. Трудовой договор с недочетами

Приводят к штрафам до 100 000 руб. и судебным спорам также неточности при оформлении трудового договора (ч. 4 ст. 5.27 КоАП).

Обязательные условия. Самая грубая ошибка — привлечение к работе без договора. Если новичок приступил к работе с ведома работодателя — у компании есть три рабочих дня, чтобы оформить письменно трудовой договор (ч. 2 ст. 67 ТК, постановление Шестого КСОЮ от 24.07.2025 № 16-4155/2025).

Убедитесь, что включили в ваш шаблон трудового договора обязательные условия, которые перечислили в ст. 57 ТК (решение Верховного суда Чувашской Республики от 19.08.2025 по делу № 21-296/2025). Также важно, чтобы на вашем экземпляре трудового договора работник отметил, что получил свой (ч. 1 ст. 67 ТК).

Испытательный срок. Условие об испытании — одно из самых коварных. Во-первых, оно действует, только если включено в договор до начала работы (ч. 1 ст. 70 ТК). Во-вторых, увольнения в связи с непрохождением испытания — достаточно проблемные. Суды требуют от работодателя доказательств систематического несоответствия порученной работе, а не анализируют наличие конфликтов или единичные ошибки (определение Девятого КСОЮ от 13.11.2025 по делу № 88-7071/2025).

Условие о срочности. Заключение срочного договора без оснований, перечисленных в ст. 59 ТК, — классическая ошибка. Суд переквалифицирует такой договор в бессрочный. Срочный договор можно заключить, когда трудовые отношения нельзя установить на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения (определение Шестого КСОЮ от 18.12.2025 № 88-21368/2025). Можно не учитывать характер и условия работы, но только по соглашению сторон и в случаях, предусмотренных ч. 2 ст. 59 ТК. Например, с пенсионерами по возрасту, руководителями организации, их заместителями и главными бухгалтерами (определение Третьего КСОЮ от 08.12.2025 № 88-21862/2025). Частый признак, который указывает на злоупотребление работодателя правом, — повторное заключение срочных трудовых договоров с одним и тем же работником на ту же работу (определение Пятого КСОЮ от 04.12.2025 № 88-9117/2025).

Ловушка № 4. Забытые этапы процедуры

Пропуск некоторых этапов процедуры приема на работу лишает работодателя возможности впоследствии привлечь работника к ответственности за нарушения правил компании.

Самая частая и серьезная ошибка — откладывать «на потом» знакомство работника с локальными актами и должностной инструкцией. Сделать это необходимо до подписания трудового договора (ст. 68 ТК). Если работник нарушил правило, с которым его не ознакомили под подпись, применить выговор или увольнение не получится. Суд посчитает наказание необоснованным и отменит его (апелляционное определение Белгородского областного суда от 25.03.2025 № 33-1501/2025). Поэтому важно получить подтверждение, что ознакомили новичка с локальными актами, в специальных журналах или листах ознакомления к каждому. В них он должен будет проставить свою подпись и дату, в которую его ознакомили с локальным актом.

Также важный этап — заключить договор о материальной ответственности с работником, если для этого есть одновременно два условия (ст. 244 ТК): работнику исполнилось 18 лет и его должность или выполняемая работа включены в перечень, утв. приказом Минтруда от 16.04.2025 № 251н.

Не забудьте подписать у работника обязательство о неразглашении персональных данных, если он в силу должности будет иметь доступ к персональным данным. Подпишите обязательство о неразглашении коммерческой тайны, если в компании введен и действует режим коммерческой тайны в соответствии с законом «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 № 98-ФЗ (определение Первого КСОЮ от 18.08.2025 по делу № 88-21032/2025).

Важно помнить и про отчетность:

• уведомить территориальный орган МВД о приеме иностранного гражданина или лица без гражданства в течение трех рабочих дней (абз. 1 п. 8 ст. 13 закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ), чтобы не попасть на штраф до 1 млн руб. за каждого работника или приостановление деятельности (ч. 3, 4 ст. 18.15 КоАП);
• сообщить о приеме военнообязанного в военкомат в пятидневный срок (ст. 4 закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ, п. 32 положения, утв. постановлением правительства от 27.11.2006 № 719), чтобы не получить штраф до 50 000 руб. (ст. 21.4 КоАП);
• сдать в СФР подраздел 1.1 формы ЕФС-1, утв. приказом СФР от 17.11.2025 № 1462, не позднее следующего дня после оформления документа о приеме на работу (пп. 2, п. 5 ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ), чтобы уберечь компанию от штрафа до 500 руб. (ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП);
• направить уведомление предыдущему работодателю при приеме бывшего гос- или муниципального служащего в десятидневный срок, чтобы избежать штрафа для работодателя до 500 000 руб. (ст. 19.29 КоАП, постановление Верховного суда от 02.12.2025 № 35-АД25-16-К2).

Поставьте перед руководством вопрос о назначении ответственных за каждый вид отчетности и необходимости обеспечить их взаимозаменяемость. Храните почтовые квитанции, описи вложений или скриншоты отправки через электронные сервисы.

Ловушка № 5. Небрежность в оформлении

Самая обидная и легкоустранимая ловушка — оформительская. В суде или во время проверки ГИТ такая, казалось бы, «мелочь» может поставить под сомнение законность всей процедуры приема. Например, отсутствие подписей, дат или печатей, разночтения и противоречия в документах. Такие технические неточности дают работнику или проверяющему веский аргумент о недобросовестности работодателя, хаотичности документооборота и, как следствие, о возможности толковать неясности в пользу работника (ст. 8 ТК). Поэтому перед передачей документов о приеме на хранение рекомендуем проверять основные документы нового работника.

Все из разобранных в этой статье этапов — звенья одной цепи. Пропуск или небрежное отношение к любому из них может ослабить всю конструкцию и сделает компанию уязвимой. Поэтому необходимо подробно описать процедуру приема в ПВТР (ст. 189 ТК), а еще — внедрить четкий алгоритм, использовать чек-листы, следить за изменениями в законах и судебной практике.