Как максимально эффективно провести утро рабочего дня — японский метод

Отрывок из книги Икэда Тиэ «Японский метод планирования жизни и достижения целей. Час твоего рассвета». Книга вышла в издательстве МИФ.

«Утренний час» подразумевает ежедневные, еженедельные, ежемесячные дела и задачи на три-шесть месяцев. Поскольку порядок действий во всех случаях одинаковый, объясню на примере ежедневных задач.

1. Выписываем все задачи, которые пришли вам в голову

Прежде всего необходимо выписать все задачи, которые вы хотели бы выполнить сегодня, не рассуждая о том, чего вам хочется или что надо сделать. Цель в том, чтобы не тратить ценные ресурсы мозга на запоминание. Лист бумаги или блокнот станет внешним продолжением вашей памяти. В это время вы можете подумать так: «О, вот еще дело, пожалуй, займусь им завтра» или «Это лучше сделать на следующей неделе», но не останавливайте поток задач, записывайте буквально все, что приходит в голову. (О том, как управлять задачами на завтра и другие дни, я расскажу позже, в соответствующих разделах.)

Часто смутная ноша «не забыть» или «нужно сделать это» становится слишком тяжкой и заставляет нас откладывать дела. Так что надо записать все, чтобы избавиться от расплывчатых и неопределенных намерений.

Если вы задумаетесь о цветном кодировании уже на данном этапе, это остановит поток мыслей, поэтому цветные ручки пока можно отложить. Запишите задачи черной ручкой или карандашом.

Если у вас есть время на выписывание задач только во время дороги на работу, отправьте себе электронное письмо, используя приложение Captio. Не зацикливайтесь на том, чтобы сделать красивый перечень. Вне зависимости от количества и объема задач вам нужно всего лишь записать их все.

Ежедневные задачи часто можно разделить на пять категорий, так что если вам ничего не приходит в голову, то попробуйте начать с перечисления следующих пунктов:

• с кем вы хотите связаться,
• ваши текущие проекты,
• чем вы хотите заниматься в будущем,
• темы, которые нужно изучить,
• книги и материалы, которые вы должны изучить.

Если у вас не получается заниматься сортировкой задач по утрам, попробуйте в качестве подготовительного упражнения так называемые утренние страницы. Эту практику придумала Джулия Кэмерон и описала ее в книге «Путь художника». Она заключается в том, что рано утром вы должны заполнить три страницы любым текстом, который пришел вам на ум.

Можно писать все что угодно и как угодно. Пишите и представляйте, как выплескиваете все свои мысли на бумагу. Не надо быть формальным. Можете честно фиксировать: «Мне сегодня не о чем писать, чем и как я смогу заполнить эти три страницы?» Пусть поток унесет вас, и вы продолжите писать.

Если вы выплеснете все свои мысли на утренних страницах, то сможете расписаться, а дальше уже естественным образом сформулировать «то, что я хочу сделать» и «то, что мне нужно сделать». Это поможет вам определиться, что сделать сегодня, что — на этой неделе, что необходимо выполнить в этом месяце, а что в будущем.

«Ради этого я встаю по утрам»: как найти мотивацию работать

Образование

Другими словами, утренние страницы помогут вам раскрепостить свои мысли за счет открытого вопроса. А уже затем, распределяя задачи, вы сможете ответить на закрытые вопросы вроде «что я хочу сделать» или «что буду делать на этой неделе». Я советую этот метод, когда слишком тяжело заняться постановкой задач.

2. Раскрасим задачи четырьмя цветами в соответствии с системой посева

Вот цветовая кодировка задач

— несрочное и важное → 1) посев, красный,

— срочное и важное → 2) жатва, зеленый,

— срочное и неважное → 3) прополка, синий,

— несрочное и неважное → 4) заготовка, черный.

Цветовая кодировка визуально поможет вам расставить приоритеты. Пока вы еще к ней не привыкли, запишите все задачи черным цветом, затем подчеркните их, обведите или выделите маркерами разных цветов.

Благодаря цвету вам будет проще смотреть на задачи, чем если бы вы писали только черным.

Когда вы привыкнете к цветному кодированию, сможете увидеть, например, нужно ли отвечать на это письмо сразу или следует подождать, и т.п. Вы будете быстрее судить о делах, и, как следствие, у вас появится больше свободного времени.

Примеры задач

• Общие задачи посева для всех установок: инвестиции в поддержание физического и психического здоровья, медицина, физические упражнения, семья, любимый человек, друзья, наставники и т.д.
• Задачи посева для установки на работу и работу: меры, которые принесут пользу для компании в будущем, которые увеличат ценность компании, например связанные с исследованиями и планированием (такие как разработка новых продуктов и исследование трендов компаний), инвестирование в улучшение репутации, приобретение навыков, необходимых для роста.
• Задачи посева для установки на работу и частную жизнь: совершенствование навыков для хобби, эффективное выполнение рабочих задач, концентрация на своих увлечениях и на том, чем вы хотите заниматься.
• Задачи посева для установки на работу и подработку: исследование того, что вы уже сделали, обзор будущего карьерного плана, изучение, как увеличить продуктивность, чтобы найти время на подработку, зондирование почвы на основном месте работы, поиск места, которое поможет использовать ваши текущие навыки, и т.п.
• Задачи посева для установки на работу и инвестиции: подготовка к тому, чтобы зарабатывать деньги; изучение акций и недвижимости, исследование рынка ценных бумаг, чтобы преуспеть; уроки от успешных людей.

Жатва, прополка и заготовка являются общими для всех ориентаций.

Жатва

Дела, напрямую связанные с жизнью и работой, например сообщения от важных деловых партнеров, презентации в заданные даты и время, материалы с важных встреч.

Прополка

Дела, которые не окажут большого влияния на ситуацию, если вы их не сделаете, но которые хорошо бы выполнить прямо сейчас. Например, несрочные телефонные звонки и электронные письма, которыми можно заняться в свободное время.

Заготовка

То, что вы делаете, особо не задумываясь и не осмысливая. Рутинная работа, которая отнимает время.

3. Рассортируйте посев на мелкие «семена» и выберите те дела, которые можете сделать сразу же

После цветного кодирования разделите красные задачи посева на мелкие дела-«семена», которые вы можете выполнить сразу же. Если вы не видите таких задач в числе ежедневных, проверьте расписание на следующую неделю и выберите задачи оттуда.

Например, для сотрудника ивент-компании, который никуда не торопится, но хочет предложить новое мероприятие возможному заказчику, посевом будет подготовка предложения для нового клиента. Давайте разберем этот пример здесь.

— Выясните, в чем проблема кандидата в клиенты.

— Узнайте, какие заказчики приходят к вашему потенциальному клиенту и какие проблемы они хотят решить.

— Подумайте о цели для нового кандидата в клиенты.

— Придумайте план, который даст ответы на семь вопросов: когда, где, кто, почему, что, как и за сколько.

8 апреля. Задачи на сегодня

• Утренняя проверка почты (зеленый)
• Ответ на запрос компании В (зеленый). Рассмотрение повестки дня планового совещания (синий)
• Посещение планового совещания (синий). Подготовка протокола планового совещания (синий)
• Создание предложения (синий)
• Обед с господином А (красный)
• Обеденная проверка почты (зеленый)
• Подготовка предложений для новых деловых партнеров (красный)
• Написать пост о хобби в блог (красный)
• Подкачать мышцы пресса 100 раз (красный). Перевести плату за семинар (черный)

Подготовка предложений для новых деловых партнеров

• Изучить проблемы клиента
• Изучить клиентов клиента
• Продумать цели
• Составить приблизительный план
• Перечислить возражения и вопросы
• Подготовить ответы на них
• Подтвердить расписание события
• Подтвердить необходимый персонал
• Согласовать предварительный план с начальником. Начать подготовку материалов
• Окончательная проверка материала — правки
• Отрепетировать презентацию
• Распечатать три цветные копии

— Перечислите возможные возражения и вопросы потенциального нового клиента.

— Подготовьте ответы на эти возражения и вопросы.

— Подтвердите расписание события.

— Подтвердите количество необходимого персонала.

— Составьте примерный план в блокноте и покажите его начальнику, чтобы обсудить направление проекта.

— Попросите начальника проверить проект.

— Начните готовить материалы.

— Попросите у начальника, наконец, проверить материалы или изменить их, если нужно.

— Отрепетируйте презентацию.

— Распечатайте три цветные копии для завтрашней встречи.

Если вы разберете задачи и подготовите их на таком уровне, то, когда придет время приступить к ним (т.е. время жатвы), вам будет легче идти по плану и определить, что можете сделать, а что нет и что лучше передать другим.
Например, вы поймете, что задачи «выяснить, в чем проблема кандидата в клиенты», «подтвердить количество необходимого персонала», «изучить потребности целевой аудитории» или «распечатать три цветные копии» можно передать коллегам. Даже простое осознание того факта, что вы можете делегировать свои полномочия другим или, напротив, какие-то дела в состоянии выполнить только вы, изменит способ вашей деятельности в будущем.

Когда все пошло не по плану: 5 техник адаптации к вынужденным переменам

Образование

Кроме того, подробно описывая этапы, вы затем сможете проанализировать, какие приготовления были важны, а какие — нет, и не тратить так много времени при подготовке предложения следующему новому клиенту.

Подготовьте отдельный лист бумаги для каждого посева

Декомпозиция задачи посева такова: один посев на лист. Не стоит размещать несколько посевов на одной странице: так будет трудно увидеть, что вы сделали и как далеко продвинулись. Кроме того, внушительный список дел только усиливает психическое давление и может повредить вашей мотивации. Однако при использовании одного посева на лист будет легко и просто определить количество предстоящих задач, просто пересчитав страницы.

Возможно, потребуется время, чтобы привыкнуть к декомпозиции задач посева на одном листе. Если на это не хватило утреннего часа, разделите декомпозицию на несколько дней. Кроме того, поскольку многие этапы посевов невозможно выполнить за один день, совершенно нормально, если вы не успеете закончить все задачи за день.

Заполните таблицу, столбцы которой озаглавьте «Содержание работы», «Необходимые задачи», «Необходимое время (с запасом). А теперь еще одну таблицу со столбцами «Задача», «Конкретизация», «Ответственный».

Создание задач за утренний час и их выполнение сами по себе являются важной частью посева.

Когда вы привыкнете к декомпозиции задач по этому методу, начните указывать также необходимое время и в дальнейшем используйте получившийся график для самостоятельной оценки работы и планирования будущих мероприятий (однако это необязательно, если психологически тяжело вам дается).

Если ваша команда регулярно проводит мероприятия, а вы хотите, чтобы все четко и слаженно выполняли необходимые действия, можно подготовить инструкцию для каждого участника. В таком случае замените поле «Необходимое время» на «Ответственный». Это также считается посевом.