6 самых дорогих ошибок при выборе специалиста на аутсорс

Фото: Михаил Гребенщиков / РБК

На услуги аутсорса переходит все больше компаний, привлекая сторонних специалистов для выполнения отдельных задач. Тенденция подтверждается цифрами. Например, по итогам 2024 года совокупный объем рынка аутсорсинга IТ-услуг вырос на 22%, а бухгалтерских — на 38,1%. Причины популярности очевидны: компании получают возможность снизить издержки, получить доступ к узкопрофильным экспертам и повысить гибкость бизнеса.

Спектр задач, которые доверяют аутсорсерам, зависит от масштаба компании, специфики отрасли и этапа ее развития. Тем не менее можно выделить наиболее распространенные области аутсорсинга. В их числе — бухгалтерия и налогообложение, IT-поддержка, маркетинг и рекламные кампании, юридическое обслуживание, управление финансами и закупками.

Ошибка № 1. Гнаться за низкой ценой

Квалифицированный специалист с проверенным опытом стоит адекватных денег. Если требования к опыту кандидата на должность высоки, то и оплата труда работника должна быть конкурентоспособной, учитывающей полную налоговую нагрузку.

Поэтому стоимость услуг аутсорсера редко бывает значительно ниже рыночной.

Впрочем, здесь главная ценность в другом — в экономии административных ресурсов. Вы не тратите время на кадровое делопроизводство, начисление зарплаты, отчетность перед налоговой и долгий рискованный поиск сотрудника.

Риски

• За низкой стоимостью может скрываться несоответствие кандидата занимаемой должности. Возможно, получится сэкономить на стоимости услуг, но работу придется переделывать.

• Скрытые затраты. Расходы на адаптацию, переобучение и повторный поиск в конечном итоге съедают всю экономию.

Решение

• Ищите данные о среднерыночных зарплатах на сайте ФНС — в разделе «Прозрачный бизнес» нужно выбрать налоговый период, вид экономической деятельности, регион и масштаб бизнеса. Так вы найдете данные о средней зарплате по отрасли и региону.

• Обращайтесь к сервисам конкурентного анализа вакансий. Такие опции обычно предлагают площадки по поиску работы и онлайн-рекрутингу. К слову, они позволяют выявить не только рыночный диапазон зарплат, но и проанализировать конкурентов и ожидания основной массы соискателей.

Ошибка № 2. Фокусироваться на скорости подбора, а не на качестве

Самая частая и дорогая ошибка, когда сотрудник требуется «здесь и сейчас», а качество упускают из виду. Сложно найти человека, который действительно подойдет команде. Особенно когда речь идет о руководящих позициях, технических и узких специалистах.

Аутсорсинг: что это такое и как он поможет вашему бизнесу

Образование

Например, собеседование с кандидатом на руководящую должность занимает больше времени — примерно от 60 до 90 минут. При этом таких встреч может быть несколько — с рекрутером, командой, директором, — все зависит от структуры конкретной компании. Это необходимо для тщательной проверки стратегического мышления, уровня ответственности и лидерских качеств будущего руководителя.

На скорость найма узких и технических специалистов влияют и дополнительные факторы.

1. Проверка hard skills соискателей, особенно если должность предполагает высокий уровень ответственности. Техническое собеседование может длиться примерно от 45 минут до нескольких часов.
2. Нужных специалистов может попросту не быть в вашем регионе. В таком случае приходится расширять географию и каналы поиска, что также требует времени.

Поэтому нельзя устроить первого кандидата, откликнувшегося на вакансию. Нужно тщательно проверить его реальный опыт, навыки и собрать обратную связь с предыдущих мест работы. Иначе высока вероятность, что у такого соискателя нет достаточной квалификации и мотивации, и из-за этого бизнес может понести прямые убытки.

Риски

• Высокая текучесть. Постоянная текучка оборачивается простоями, снижением продаж и репутационными издержками.

• Низкое качество работы. Неподготовленный сотрудник не выполняет KPI и не соблюдает стандарты, что бьет по ключевым метрикам бизнеса.

Решение

Свести риски к минимуму поможет смещение фокуса со «скорости и количества наймов» на «качество выхода на работу». Наиболее эффективный показатель — это не факт трудоустройства, а удержание нового специалиста в компании через 1–3 месяца. Именно долгосрочная и эффективная работа кандидата на новом месте — главный критерий успешного рекрутинга.

Спросите у сотрудника о методологии его работы. Какие именно инструменты он будет использовать? Как организует работу команды? Как подходит к анализу задач?

Если в ответ услышите общие фразы и абстрактные ответы, то стоит насторожиться. А вот если вам могут рассказать про конкретные кейсы или предоставить четкий план действий по оптимизации работы компании — это хороший сигнал.

Самые распространенные инструменты проверки навыков соискателя:

• тестирование. Если кандидат утверждает, что знает английский язык или умеет программировать на Python, попросите его выполнить практическое задание;

• кейс-интервью. Дайте кандидату решить конкретную бизнес-задачу или разобрать ситуацию. Задание поможет определить аналитические, коммуникативные и управленческие навыки кандидата;

• психометрические тесты. С их помощью можно оценить интеллектуальные способности, личностные качества и поведенческие модели.

Используйте несколько методов оценки, чтобы повысить точность результатов.

Ошибка № 3. Полагать, что персонал на аутсорсинге не нужно обучать

Эффективность работы подобранного кандидата зависит в том числе от того, насколько качественно его погрузили в специфику бизнеса и обучают «в поле». Не стоит надеяться, что аутсорсер будет готов с первого дня выполнять задачи на 100% без минимального обучения и адаптации. Даже если кандидат подобран идеально, нужно ввести его в специфику вашей компании, продукта и стандартов работы.

Риски

• Ожидания сотрудника не совпадают с реальностью — он не понимает корпоративных норм и требований клиента, что приводит к ошибкам, недопониманиям и конфликтам.

• Сотрудник может чувствовать себя брошенным. Его лояльность к компании падает, и растет риск, что он скоро уволится.

Решение

Важно помнить, что нужно не только закрыть вакансию, но и провести базовый цикл адаптации. Идеальный сценарий — когда персонал проходит обязательное вводное обучение на образовательной платформе заказчика, знакомится со стандартами компании, узнает о продукте и инструментах, которые потребуются в работе.

Если программа обучения разрабатывается индивидуально под нужды конкретного проекта, заказчик получает не просто «рабочие руки», а подготовленного специалиста.

Ошибка № 4. Игнорировать несовпадение ценностей компании и сотрудника

Часто сотрудник на аутсорсе воспринимается просто как «рабочие руки». Оценивают его портфолио и профессиональные, «твердые» навыки (хард-скиллс), а соответствие корпоративной культуре игнорируется.

Риски

• Даже аутсорсер с внушительным портфолио может формально выполнять задачи, игнорировать обращения клиента или фамильярно общаться с партнерами. Результат — испорченные отношения с клиентами, сорванные сделки и сомнительная репутация.

• Это работает и в другую сторону — сотрудник, который не разделяет ваши принципы, почувствует себя белой вороной и вряд ли надолго задержится на проекте.

Решение

Важно на этапе подбора проверять соответствие кандидата ключевым корпоративным ценностям компании — будь то командная работа, проактивность или идейность.

Применяйте кейс-тесты. Опишите несколько типичных ситуаций, с которыми ваши сотрудники сталкиваются регулярно, и дайте несколько способов их решения. В вариантах должны быть заложены оптимальные и нежелательные варианты поведения.

Такой тест позволит рекрутеру проверить, насколько ценности кандидата сходятся с корпоративными, а соискателю — больше узнать о потенциальном работодателе.

Ошибка № 5. Найти специалиста и забыть о нем

Идеальный сценарий — вакансия закрыта, новый сотрудник погружен в работу и не требует дополнительных ресурсов. Однако это скорее утопия: контроль нужен всем. И вот почему.

Во-первых, регулярная оценка результатов работы позволяет выявить и исправить недочеты на начальных стадиях, когда ошибки не так критичны.

Во-вторых, контроль выполнения задач помогает подчиненным расти. Качественный фидбэк — это способ прокачать навыки сотрудника, показать ему, куда он движется и как может стать лучше.

Наконец, через конструктивную обратную связь формируется лояльность. Сотрудник ценит, когда его труд замечают, что порождает желание оставаться в компании на долгий срок.

Денег и статуса уже недостаточно. Что изменилось в подходах к мотивации

Образование

Риски

• Микроменеджмент. Чрезмерный контроль над сотрудниками создает атмосферу недоверия, подрывает лояльность подчиненных, не дает им учиться на собственных ошибках и брать на себя ответственность.

• Неверные метрики не позволят контролировать результат. Например, количество выполненных задач сотрудником или проведенных часов в тайм-трекере измеряют процесс, а не итог.

• Отсутствие контроля. Представьте, что вы наняли сотрудника, погрузили его в задачи, и кажется, он со всем справляется. Однако никто не застрахован от ошибок, которые на первых этапах легко исправить, но позже они могут привести к серьезным финансовым потерям и систематическим сбоям. Поэтому важно оценивать промежуточные результаты работы для выявления проблем на ранних стадиях.

Решение

Как найти золотую середину между микроменеджментом и отсутствием контроля? Отслеживайте реальную пользу, которую приносит специалист на аутсорсе.

• Как выросла эффективность продвижения проекта после подключения сотрудника?

• Соответствует ли его вклад бизнес-ожиданиям?

Устраивайте ежеквартальные встречи с подрядчиком по аутсорсингу, где вы анализируете не количество присланных кандидатов, а то, как подобранные люди повлияли на ваш бизнес-результат.

Успешная работа со специалистами на аутсорсе — это не про сделку «деньги — вакансия», а про стратегическое партнерство. Здесь важны вовлеченность, ясная постановка задач, регулярная обратная связь и фокус на результате. Только тогда аутсорсинг станет инструментом роста бизнеса, а не источником скрытых проблем.

Ошибка № 6. Игнорировать юридические риски

Одной из распространенных проблем становится поверхностное составление договора на аутсорсинг бизнес-процессов. Зачастую на этапе подписания документа заказчик и исполнитель упускают из виду множество важных нюансов будущего проекта.

В результате уже после старта сотрудничества сторонам приходится согласовывать значительный объем требований к услуге и их взгляды на одни и те же вопросы могут кардинально расходиться. Поэтому все договоренности необходимо фиксировать в письменной форме, а также проверять исполнителя на благонадежность.

Заказчику может казаться, что он всего лишь приобретает «выгодную» услугу, а любую ответственность за ее исполнение, в том числе налоговую, несет исключительно подрядчик. Однако это не так.

Риски

• Сотрудничество с недобросовестным исполнителем — это угроза для бизнеса, так как в этом случае именно заказчик является конечным получателем услуги и выгодоприобретателем по сделке. Если выбранный поставщик умышленно нарушает налоговое законодательство, это может вызвать проверку контролирующих органов и в отношении компании — заказчика услуг.

• Утечка конфиденциальной информации. Это может привести к целому ряду последствий: штрафам за нарушение закона «О персональных данных», потере конкурентного преимущества и уникальности разработок, а также репутационным рискам.

• Внезапное прекращение проекта — здесь можно потерять как финансы, так и время из-за простоя и поиска нового исполнителя. Если проект связан с обязательствами перед клиентами, то срыв сроков ударит и по деловой репутации.

Решение

• Убедитесь, что у исполнителя нет проблем с налоговой. Судебные споры и долги по налогам можно узнать бесплатно из открытых источников, например на сайте ФНС.

• Заключите NDA (соглашение о конфиденциальности), особенно если работаете со сторонними юристами, бухгалтерами, финансовыми консультантами. Пропишите в договоре, что ответственность за разглашение сохранится и после завершения работ.

• Предусмотрите в договоре оплату по завершению каждого этапа. Это минимизирует финансовые риски, если проект внезапно остановится.

• Прописывайте сроки сдачи работ и порядок отчетности аутсорсера. Стороны договора должны производить регулярную взаимную сверку оказанных услуг.

Как оценить реальную отдачу от аутсорсинга

Выше мы описали распространенные ошибки, которые совершают организации, привлекая аутсорсеров. Оценить реальную пользу помогут оценить метрики результата.

• Время закрытия вакансий (Time-to-Fill). В среднем на закрытие вакансий по поиску временных работников (подработок) требуется около девяти рабочих дней. Профильный же подбор вакансий (промоутеры, супервайзеры) занимает немного больше времени — для закрытия 51% вакансий необходимо около 19 рабочих дней.

• Количество закрытых вакансий (+ с учетом коэффициента удержания через 3/6 месяцев).

• Уровень лояльности (NPS) сотрудников.

• Стоимость закрытия вакансии.

• Процент закрытых вакансий. С помощью услуг аутсорса около 55% вакансий можно закрыть за 13 рабочих дней. Через аутстаффинг — 32% вакансий за 28 рабочих дней.