Как заранее узнать, кто из сотрудников хочет уволиться, и удержать его

Фото: G-Stock Studio / Shutterstock / Fotodom

Внимание к потребностям сотрудников, вовремя собранная обратная связь способны порой предупредить выгорание и даже увольнение персонала. Иногда компании вспоминают об этом только на этапе exit-интервью, когда сотрудник уже принял решение об увольнении и переубедить его не так просто.

Stay-интервью — доверительная беседа с сотрудниками, которая позволяет выявить преимущества компании как работодателя, понять зоны роста, а также факторы, способные спровоцировать увольнение персонала. Можно сказать, что stay-интервью — это разговор «на опережение». Этот инструмент позволяет выявить зарождающиеся проблемы и вовремя решить их, не дожидаясь, когда ситуация выйдет из-под контроля.

Не существует строгих рекомендаций, как часто необходимо проводить stay-интервью. Как правило, компании определяют частоту в зависимости от своих возможностей и потребностей. Однако не стоит пренебрегать этой практикой и проводить stay-интервью реже, чем раз в год.

Также немаловажно проявлять гибкость, не всегда следуя заранее установленному расписанию. Например, руководитель узнает о недовольстве конкретных сотрудников. В этом случае лучше провести stay-интервью как можно скорее. Существуют и другие причины проведения внепланового stay-интервью: реструктуризация компании, изменение процедур или повышение сотрудника по службе. Цель состоит в том, чтобы держать руку на пульсе и устранять проблемы до того, как они приобретут необратимый характер. Кроме того, stay-интервью может стать отличным инструментом для завершения процесса адаптации нового сотрудника. Доверительная беседа позволит выстроить еще более теплую эмоциональную связь с новичком, а также получить обратную связь о процессе адаптации.

Stay-интервью vs Exit-интервью: топ отличий

Exit-интервью стал уже привычным инструментом и получил широкую популярность во всем мире. Так, согласно исследованиям, этот инструмент используют около 75% компаний. И stay- и exit-интервью нацелены на сбор обратной связи, однако все же между ними есть немало различий.

1. Участники интервью:

• Stay-интервью: действующие сотрудники компании, которые не изъявляли желания уволиться;
• Exit-интервью: сотрудники, которые озвучили свое желание уволиться и/или написали заявление.

2. Цель интервью:

• Stay-интервью: выявить сильные стороны компании как работодателя, а также зоны роста, узнать потребности, ожидания и мотивы сотрудников, чтобы удержать их в компании, повысить уровень удовлетворенности и мотивации;
• Exit-интервью: понять, почему сотрудник принял решение уволиться из компании, снизить уровень негатива и обезопасить HR-бренд.

3. Фокус обсуждения:

• Stay-интервью: фокус на текущей работе, достижениях, потребностях и желаниях сотрудника;
• Exit-интервью: фокус на причинах ухода, проблемах, неудовлетворенности и предложениях по улучшению условий труда.

4. Ожидаемый результат:

• Stay-интервью: понять зоны роста компании, начать исправлять проблемные сферы и повышать удержание сотрудников;
• Exit-интервью: выявить ошибки, которые спровоцировали увольнение, и постараться не допускать их в будущем.

Еще stay-интервью иногда путают с eNPS (Employee Net Promoter Score) — опрос, который показывает, с какой вероятностью сотрудники посоветуют компанию в качестве работодателя своим знакомым или друзьям. Ключевое отличие между этими инструментами состоит в том, что eNPS, как правило, проводится анонимно, нацелено на понимание общего уровня удовлетворенности, «средней температуры по больнице». Stay-интервью фокусируется на ответах конкретного сотрудника, проводится не анонимно и позволяет более четко определить проблемные зоны в компании.

6 шагов для проведения stay-интервью

Шаг 1. Определить цель

Общая цель stay-интервью понятна — определить сильные стороны работодателя, использовать их как конкурентное преимущество для привлечения кандидатов и удержания сотрудников. А также выявить слабые места и недостатки компании, постараться их исправить. Однако в зависимости от ситуации в компании цель можно конкретизировать, например:

• сформировать новый пакет бенефитов, который будет актуален команде в данный момент;
• понять причины высокой текучести кадров и снизить ее;
• выявить конкурентные преимущества работодателя, использовать их при размещении вакансий;
• понять самые ценные составляющие корпоративной культуры компании, делать на них акцент во внутренних коммуникациях.

Шаг 2. Разделить сотрудников на категории, выявить приоритетность и методы для каждой категории

Не стоит делать слишком много разных категорий, это лишь усложнит процесс проведения интервью. Можно поделить сотрудников в зависимости от уровня оплаты их труда, компенсаций и льгот, соцпакета. Также при формулировке вопросов важно учесть профессиональные особенности категорий, для этого можно использовать еще одну сегментацию, например производственный персонал и менеджмент.

Как не потерять мотивацию команды: проверенные методы от руководителя

Образование

Немаловажно разделить сотрудников по приоритетности — сначала поговорить с теми, кто занимает ключевые должности, от которых в первую очередь зависят финансовые показатели компании. Как правило, такие позиции сложнее всего закрыть в случае увольнения сотрудника. Интервью с этой категорией важно проводить лично, один на один, так можно лучше уловить эмоции собеседника и понять его реальные потребности. При этом не стоит игнорировать линейный персонал, синих воротничков, они тоже хотят быть услышанными. Сейчас 68% работодателей испытывают значительные сложности с наймом производственного персонала, поэтому становится выгоднее удержать сотрудников, чем искать новых. Если компания крупная и нет ресурса лично опросить массовый персонал, можно провести автоматизированное анкетирование, это сэкономит время и ресурсы, но при этом даст общее понимание потребностей и проблем у данной категории сотрудников.

Шаг 3. Подготовить список вопросов

Ключевое отличие stay-интервью от других встреч — акцент на удовлетворенности сотрудника компанией и процессами, а не на личной производительности. Важно помнить об этом при составлении списка вопросов.

Чем четче и проще сформулированы вопросы, тем легче и эффективнее пройдет интервью. Не стоит использовать неоднозначные и двусмысленные формулировки, которые потом будет сложно интерпретировать или которые могут вызвать недопонимание у сотрудника.

Примеры вопросов:

• «Чувствуете ли вы, что вас ценят и признают в компании?»
• «Удается ли вам соблюдать work-life balance? Если нет, то почему?»
• «Что мотивирует вас продолжать работу в компании?»
• «Какие сильные и слабые стороны вы могли бы отметить в стиле управления своего руководителя?»
• «Какие изменения в компании могут спровоцировать ваше увольнение?»
• «Переход на новую должность порой может быть непростым. Нужна ли вам нужна помощь и поддержка?»
• «Буду откровенен: ходят слухи, что вы подавали резюме в другие компании. Есть ли какая-то особая причина, по которой вы рассматриваете новые места работы? Есть ли что-то, что заставило бы вас остаться?»
• «Мы в восторге от вашей работы и хотим убедиться, что вы довольны своей ролью. Можем ли мы сделать что-то, чтобы вам было еще комфортнее работать в компании?»

Шаг 4. Выбрать и подготовить интервьюера

В качестве интервьюера можно выбрать:

• HR-специалиста,
• руководителя отдела,
• менеджера по внутренним коммуникациям,
• неформального лидера,
• корпоративного психолога.

При выборе интервьюера важно отталкиваться от навыков коммуникации человека, а также от его положения в коллективе. Идеальный интервьюер — тот, кому доверяют, кто способен расположить к себе собеседника. Иногда проблемная зона компании — отношения сотрудников с руководителем, поэтому порой лучше выбрать третье лицо, которому персонал не побоится рассказать о своих истинных переживаниях.

Немаловажный этап — подготовка интервьюера. Этот процесс может включать в себя:

1. Инструктаж. Интервьюер должен знать о целях беседы, понимать алгоритм встречи, записывать ключевые моменты, иметь готовый список вопросов.

2. Репетиция. Важно создать реалистичные условия и прорепетировать интервью от начала до конца, внести корректировки при необходимости.

3. Провести тестовые интервью. Выбрать небольшую группу людей и попросить интервьюера провести встречи с ними. После их окончания проанализировать, как все прошло, удалось ли расположить собеседников, выявить их потребности и зафиксировать ответы.

Шаг 5. Расположить сотрудника к доверительному разговору

Пожалуй, это один из самых важных и сложных этапов, без реализации которого интервью теряет свой смысл. Если компания действительно хочет использовать stay-интервью как инструмент удержания, важны искренние, а не шаблонные ответы.

Таланты в команде нужны не всегда. Когда их искать и как удерживать

Образование

Обычно при проведении таких бесед с сотрудниками можно использовать несколько лайфхаков:

1. Найдите комфортное место для проведения интервью. Важно сделать разговор доверительным и даже немного неформальным, поэтому иногда можно провести его не в кабинете, а в кофейне или любом другом уютном месте офиса.

2. Сразу обозначьте цель разговора, ведь если этого не сделать, сотрудник может воспринять ситуацию совсем иначе. Он может подумать, что его позвали, так как недовольны его работой или вообще хотят сократить. Четко обозначив цель в самом начале, вы помогаете частично избавиться от тревожности.

3. Гарантируйте анонимность, особенно если этого просит сам сотрудник. Иначе честных ответов не получить.

4. Следите за языком тела, даже если интервью проводится в онлайн-формате. Поддерживайте зрительный контакт, улыбайтесь и не скрещивайте руки, чтобы выглядеть более приветливо.

5. Сосредоточьтесь больше на том, чтобы выслушать сотрудника, а не высказывать свою личную точку зрения, ни в коем случае не перебивайте. Как правило, около 80% времени интервью уделяйте слушанию, а остальные 20% — участию в диалоге.

6. Показывайте сотруднику, что вы на его стороне, делитесь своим мнением о том, что некоторые задачи или процессы требуют изменений, и смотрите на реакцию собеседника. Некоторые моменты сотрудники могут бояться озвучить, поэтому важно дать понять, что вы готовы об этом говорить.

Шаг 6. Написать саммари по итогу интервью

Без этого этапа все предыдущие не имеют смысла. После окончания всех интервью важно собрать информацию воедино и проанализировать ее. В процессе анализа можно выделить ключевые тренды:

• что больше всего нравится сотрудникам в компании;
• какие моменты не нравятся сотрудникам и вызывают у них тревогу;
• какие изменения в организации могут спровоцировать увольнение.

Этим саммари важно поделиться с руководством, однако не стоит озвучивать общие результаты stay-интервью всем сотрудникам. Есть проблемы, о которых многие даже не подозревают, не стоит лишний раз заострять внимание персонала на недостатках компании.

После распространения саммари продумывается план действий — каким образом будут решаться существующие проблемы, как использовать преимущества компании. Важно помнить об изначальной цели stay-интервью и соотносить с ней все последующие действия. Не стоит решать сразу все проблемы, обозначенные сотрудниками, для этого может просто не хватить ресурса компании. Нужно оценить, какие из проблем в первую очередь влияют на продуктивность сотрудников и их удержание, какие ответы встречаются чаще всего, и начать решение в первую очередь с них.

Частые ошибки при проведении stay-интервью

1. Отсутствие цели проведения интервью. Внедрять stay-интервью, лишь потому что это «модный инструмент».

2. Недостаточное внимание к доверительной коммуникации, слишком формальный стиль беседы.

3. Не оценивать ресурсы компании для проведения интервью: есть ли квалифицированные интервьюеры, которые способны провести такую беседу, или все же лучше использовать анкетирование.

4. Не проанализировать, готов ли бизнес к переменам, есть ли у компании ресурсы для решения проблем в текущий момент времени.

5. Решать сразу все проблемы, которые озвучили сотрудники, не выделяя приоритетность.

6. Не решать никакие из проблем, озвученных сотрудниками, оставлять все как есть.