Сам себе тревел-менеджер: как эффективно подготовиться к командировке
. «Островок Командировки» и эксперты дали советы бизнес-путешественникам
В России бум командировок. В 2024 году объем рынка делового туризма превысил 1 трлн руб., а в 2025-м ожидается рост еще на 17%. По данным сервиса для организации деловых поездок «Островок Командировки», за 10 месяцев 2025 года количество бронирований размещения бизнес-туристами выросло на 21%. Причины понятны: на фоне засилья виртуального общения растет интерес к живым встречам. Форматы деловых поездок становятся все разнообразнее, их участники — тоже.
Так, IT-специалисты отправляются на конференции, маркетологи — на выставки, инженеры — на производственные площадки, менеджеры — на обучение и тимбилдинги. Но как организовать командировку, если компания доверила вам этот вопрос — от бронирования билетов до закрытия документов? Составили подробный гид вместе с сервисом «Островок Командировки» и экспертами.
Содержание
Шаг № 1: спланировать график
Программа командировки, ее план и цели должны быть четкими и понятными. Это позволяет правильно решить, сколько сотрудников должны поехать, грамотно выстроить логистику, подобрать жилье, рассчитать суточные. Георг Зенгер, менеджер отдела продаж «Вектор-Бест», который регулярно ездит в Смоленск с рабочими визитами, рассказывает: «Примерно раз в три месяца я встречаюсь с партнерами и клиентами, которые используют нашу продукцию — тест-системы для ИФА, ПЦР-наборы, биохимические устройства. График плотный».
Что сделать на этом этапе:
— Составить расписание встреч: кто, где, когда, какие документы нужно взять. Сохранить все файлы на ноутбуке, проверить, что презентации открываются без интернета. Не забудьте про трансферы: если предполагаются разъезды на большие расстояния для группы сотрудников, лучше забронировать транспорт заранее.
Новый тренд: meetings in motion («встречи в дороге»). В Японии на скоростных поездах Синкансэн на маршруте Токио — Киото — Осака можно арендовать целые вагоны для мероприятий, презентаций. Пока едешь почти три часа — проводишь встречу. Россия не отстает: в «Сапсанах» уже есть купе-переговорные.
— Забронировать пространство для переговоров, если встреча не в офисе партнера. Для этого можно обратиться с запросом в офлайн-службу «Островок Командировки»: специалисты сервиса помогут найти конференц-зал или переговорную, а при необходимости даже организовать кейтеринг для длительной сессии.
— Учесть форс-мажоры. Георг Зенгер отмечает: «Иногда у меня встречи переносятся, из-за чего приходится перекраивать график». Держите в запасе время на маневры, делайте временные люфты между мероприятиями. Например, партнеры могут опоздать, а обсуждение — затянуться, поэтому лучше прибавить хотя бы час к бронированию конференц-зала или ресторана. Трансфер лучше заказывать не за час до встречи, а за полтора — пробки нужно учитывать. Если вам предстоит вести презентацию, приходите минимум за 15 минут до начала, чтобы проверить технику и экраны.
Шаг № 2: забронировать билеты, получить визу
Главное правило — бронировать как можно раньше, особенно это касается поездок за границу. Георг Зенгер предлагает лайфхак: «Бронируйте, как только узнали о командировке, — будет возможность выбрать то, что действительно подходит». Особенно это касается билетов на самолет. Удобные варианты быстро разбирают, забронировать их можно через «Островок Командировки»: на сайте сервиса доступны более 1,5 тыс. направлений от более чем 450 авиакомпаний по всему миру.
С билетами на поезда тоже лучше определиться заранее: по многим направлениям продажа билетов открывается за 60–90 дней до поездки, что позволяет выбрать самые комфортные места по выгодным ценам. На «Островок Командировки» деловым туристам доступны билеты для поездок по России и ближайшему зарубежью. «Хотите выспаться — садитесь у окна. А если дорога долгая, лучше все-таки место у прохода. Комфорт — это не класс, а стратегия», — считает Георг Зенгер.
Можно сэкономить на билетах и проживании, если загрузить карты лояльности провайдеров услуг в личный кабинет сервиса. Так, при бронировании можно получить скидки и другие привилегии, например, доступ в бизнес-зал или бесплатный багаж. Также компаниям доступна собственная программа лояльности «Островок Командировки». За каждое бронирование пользователь получает баллы лояльности — «сны», которые можно использовать для оплаты будущих бронирований. Математика простая: 1 сон = 1 рубль.
При планировании зарубежной командировки заложите время на оформление визы. Если заниматься бумажной волокитой не хочется или нет времени, можно также обратиться за помощью к специалистам сервиса. Там помогут со сбором и оформлением документов и доставят их курьером.
Шаг № 3: забронировать отель или апартаменты
В «Островок Командировки» доступно более 2,9 млн отелей и апартаментов по всему миру с моментальным подтверждением бронирования. С помощью удобных фильтров можно найти варианты размещения по личным предпочтениям в рамках заданной тревел-политики компании. Помимо фильтров «завтраки» и «близость к центру», обратите внимание на «ранний заезд» и «поздний выезд».
На что обращать внимание при выборе отеля, кроме цены:
Удобная локация. По мнению Георга Зенгера, «удобное расположение позволяет после работы нормально провести время, погулять», поэтому он старается выбирать отели в центре Смоленска, что позволяет быть равноудаленно от клиентов, хотя большинство его встреч — в больницах на окраине. «После Москвы это, конечно, не те расстояния», — считает он. Если же времени на прогулки нет, лучше подобрать отель вблизи от места встречи.
Отзывы и фотографии. На сайте сервиса миллионы рецензий, оставленных гостями после проживания в отеле. Они помогают объективно оценить варианты до бронирования. Например, если все жалуются на шум за окном или плохую звукоизоляцию, скорее всего, проблема действительно есть. «Я стараюсь внимательно изучить фото и сопоставить отзывы, причем не только от командированных», — говорит Георг Зенгер. По его словам, разочаровывался он «очень редко, в основном из-за своей же придирчивости к мелочам или изношенности номеров».
Не зацикливайтесь на одном отеле или любимой сети. Можно рассмотреть бутик-отели или несетевые варианты. Во многих городах в последнее время появляется все больше интересных объектов с дизайнерским подходом и высоким уровнем сервиса. При регулярных командировках в один и тот же город поможет выбор разных вариантов проживания. Так можно не только получить новые эмоции, но и сэкономить.
Услуги и удобства для бизнес-туристов. Изучите карточку отеля: есть ли услуги прачечной и хранения багажа, стабильный и бесплатный Wi-Fi, обмен валюты (в заграничных поездках), сейф.
Включите в бронирование завтрак — это сэкономит время, особенно перед утренней деловой встречей.
Сэкономить бюджет также помогут еще ряд лайфхаков. Во-первых, присмотритесь к апартаментам, особенно если командировка длинная. Они дают ощущение дома: можно разложить вещи, не «жить из чемодана», обустроить быт. В 2025 году каждое шестое бронирование через «Островок Командировки» приходится на апартаменты. Обычно они дешевле отелей и позволяют оставаться в рамках тревел-политики, не жертвуя комфортом. Во-вторых, оплатите жилье заранее, что особенно актуально для зарубежных поездок: через сервис «Островок Командировки» можно оплатить бронирование корпоративной картой в рублях или по счету. В-третьих, оформите eSIM, если планируется международная поездка. Так мобильный интернет и звонки выйдут дешевле, чем роуминг у родного оператора.
Оксана Майорова, директор по административной поддержке бизнеса ГК «Благо», рассказывает, на что обращают внимание в ее компании: «Расположение объекта размещения: близость к офису, месту встречи или заводу. Завтрак: сотрудникам нравится, когда в отеле завтраки накрываются в раннее время и есть хороший выбор разнообразной и вкусной еды. Приятным бонусом будет фитнес-зал или спа без дополнительной платы».
Шаг № 4: собрать чемодан
Паспорт, деньги, ноутбук, зарядка — базовый минимум вы наверняка знаете, поэтому перечислим то, что даже опытные путешественники порой забывают. Например, стандартный набор Георга Зенгера в поездке включает также рекламные материалы для подготовки к переговорам, костюм, средства гигиены, эспандер и… позитивный настрой. Кстати, эспандер не шутка. Психологи подтверждают: ритмичные физические действия снижают уровень кортизола перед переговорами.
Чек-лист неочевидных вещей для командировки
- Удлинитель с несколькими розетками и USB-портами, переходники — для зарубежных поездок. В отелях розетки часто расположены не там, где нужно.
- Многоразовая бутылка для воды с фильтром. Экономия и забота об экологии.
- Набор для сна в дороге. Маска для глаз, беруши, подушка для шеи. В перелетах и поездках эти три вещи выручают не хуже бизнес-класса.
- Мини-отпариватель. Помогает выглядеть прилично даже после десяти часов дороги — особенно если презентация в тот же день.
- Пауэрбанк с функцией быстрой зарядки. Незаменимая вещь в поездке, особенно если вы весь день в дороге или на встречах. Обратите внимание: по новым требованиям авиакомпаний пауэрбанки можно брать только в ручную кладь.
- Запасная сим-карта или eSIM-профиль. Иногда роуминг ломает даже самые продуманные планы. Быстро переключился — и ты снова на связи.
- Аптечка. У каждого свой набор лекарств, но базовые — обезболивающие, капли от насморка, жаропонижающие и пластыри — всегда должны быть. За границей что-то могут продавать только по рецепту или не продавать вовсе.
- Косметичка с дорожными форматами средств (до 100 мл). Любимую косметику, к которой привыкли, стоит взять с собой.
Кроме этого изучите требования к ручной клади и багажу, если планируется перелет. У разных авиакомпаний они могут различаться: есть ограничения суммы измерений по длине, ширине и высоте, а максимальный вес не везде 10 кг. При превышении придется платить. Это сведет экономию на нет.
Для краткосрочных командировок на один-два дня обычно достаточно ручной клади. Для длительных поездок на неделю и более стоит задуматься о полноценном багажном месте. Если вы не приобрели его заранее, можно отправить запрос в офлайн-службу «Островок Командировки» — там помогут добавить его к бронированию билета. И скачайте мобильное приложение сервиса, чтобы вся информация о поездке была под рукой.
Шаг № 5: совместить полезное с приятным
Bleisure (гибрид слов business и leisure, «дело» и «досуг, отдых»), когда после командировки сотрудник остается в городе деловой поездки на выходные, стал популярнее. По данным «Островок Командировки», за девять месяцев 2025 года число бронирований размещения с захватом выходных дней выросло на 7% год к году. Согласно исследованию Navan и Skift, в 2024-м 54% бизнес-путешественников во всем мире практиковали bleisure.
«Конечно, получается совмещать командировки с отдыхом. После последней командировки уезжал на сплав на катамаранах в Карелию, взяв короткий отпуск», — говорит Георг Зенгер. В самой командировке он тоже выкраивает время для релакса: «Вечерние прогулки по городу, гастрономический тур. А если есть спортзал или спа-зона в месте проживания — стараюсь непременно воспользоваться».
Важный нюанс: если планируете продлить командировку за свой счет, заранее обсудите это с работодателем и бухгалтерией. Обычно компании не возражают, но нужно четко разделить рабочие и личные расходы в отчетности. «У нас можно совместить командировку с личными днями, согласовав это с руководителем. Главное условие — стоимость билета с учетом личных дней не должна превышать стоимость билета строго на даты командировки», — отмечает Оксана Майорова.
Bleisure помогает не только сэкономить на перелете и совместить деловую поездку с туристической, но и эмоционально перезагрузиться. После насыщенной командировки можно переключиться и успокоиться, чтобы вернуться в офис с новыми силами. На «Островок Командировки» можно забронировать размещение для качественного отдыха на выходных: на сервисе доступны спа-отели, глэмпинги, уютные бутик-гостиницы и другие варианты.
Также bleisure-поездки — это возможность нетворкинга и общения с коллегами в неформальной обстановке. Иногда такие встречи дают для карьеры больше, чем формальные планерки.
Шаг № 6: предоставить закрывающие документы и отчетность
Самая нелюбимая часть командировки — отчетность. Но после подключения компании к сервису «Островок Командировки» необходимость в бюрократии отпала, соответственно, ушел ряд проблем и путей их решения, отмечает Георг Зенгер. Большую часть работы берет на себя «Островок Командировки».
Закрывающие документы появятся в личном кабинете автоматически, лично их получать не нужно. Соберите чеки по дополнительным тратам (для удобства фотографируйте их по ходу поездки, чтобы ничего не упустить). После загрузите документы на сайт и отправьте бухгалтеру. Главное правило: не откладывайте отчетность. Чем быстрее закроете документы после возвращения, тем меньше шансов что-то забыть или потерять.
Не обязанность, а возможность
Самостоятельное бронирование командировки не про то, что вас бросили один на один с организационными вопросами, а про возможность спланировать поездку под себя, но в рамках корпоративной политики. Георг Зенгер называет главными преимуществами такого подхода «временную гибкость, личное пространство и эмоциональную свободу». Когда все детали поездки можешь подстроить под себя, командировка перестает быть стрессом и превращается в приятный опыт или приключение.
Сервис «Островок Командировки» дает инструменты для понятного и прозрачного процесса организации деловых поездок. Компания контролирует бюджет и соблюдение тревел-политики, сотрудник получает свободу выбора, бухгалтерия — своевременные отчеты.
Реклама. Рекламодатель: ООО «Агентика Тревэл»
erid: 2SDnjdbEk2T
