«Нужна поддержка». Как выбрать персонального ассистента для бизнеса
. Основательница агентства Smart&Talented — о помощниках
Марина Егорова
Предприниматели нередко оказываются в ситуации, когда свободного времени не хватает для семьи, досуга и размеренной жизни, а на работе скопилось множество задач, которые невозможно закрыть в одиночку. Помочь в этом могут персональные ассистенты, чьи заслуги часто недооценивают.
РБК Life побеседовал с основательницей агентства по подбору и обучению ассистентов Smart&Talented Мариной Егоровой. Она рассказала, почему персональные ассистенты — востребованная специальность, какой сейчас тренд на рынке и для каких задач нужен персональный помощник.
— Кому и для чего нужны персональные ассистенты?
— Ассистент — это человек, который может помочь женщине с ее хобби, реализацией, семьей, мероприятиями и даже обучением. Это, конечно, занятия с детьми, организация отпусков, поездок, домашнего и семейного досуга, даже организация свиданий с супругом. Ассистент делает жизнь женщины ярче и насыщеннее.
— А для мужчины есть ли какие-то различия?
— Мужчина — это про бизнес-контекст и больше про ассистента для офиса или компании. Это либо что-то вроде менеджера проекта, либо это операционное управление бизнесом. В том числе координация сотрудников, внедрение каких-то систем.
— Насколько люди готовы пустить постороннего человека в свою жизнь, работу и досуг? Как выстраивается работа с конфиденциальной информацией?
— В первую очередь конфиденциальность выстраивается юридически. Первый способ — соглашение о неразглашении (NDA). Второй способ — это, конечно же, безопасность самого предпринимателя. Все его документы хранятся на отдельном диске, к которому доступ есть только у него. Сам руководитель может в любой момент закрыть доступ одним изменением пароля. Третье — вопрос личных взаимоотношений. Когда руководитель выстраивает личные взаимоотношения с ассистентом через доверие, ассистент никогда в жизни, даже подружке за бокалом вина, ничего не расскажет о вашей работе.
— Как вам кажется, нужны ли ассистенты для малого и среднего предпринимателя? Кто в России может себе позволить персонального ассистента?
— Есть разные виды клиентов: от начинающих экспертов в регионах до корпораций. Ассистенты нужны, когда появляется хоть одна задача, которую предприниматель может делегировать, и качество этой задачи не пострадает. На старте у меня были только я, мой диван, визитка и сайт, работало сарафанное радио. Но почти сразу наняла ассистента для подбора кандидатов, чтобы не тратить на это время.
Марина Егорова с ассистентом
— А вообще, с каким запросом к вам приходит клиент? О какой проблеме чаще всего идет речь?
— Первое — вопрос времени. Второе — человек привык работать с ассистентом. Большинство клиентов умеют работать с ассистентом, и они понимают его ценность. Если это первичный запрос и первичный клиент, то это: «Я зашиваюсь в делах. Спасите. Мне нужны дополнительные руки. Мне нужна дополнительная голова. Дополнительная память».
— Как вы оцениваете конкуренцию на этом рынке труда?
— Крутых ассистентов не хватает, а спрос на них благодаря разным бизнес-обучениям, разным бизнес-тренерам растет. Это зародило спрос на рынке ассистентов от маленьких до великих за последние два-три года. Люди понимают, что такое ассистент. Кто-то за три года вырос в своем деле, и ему нужен уже другой уровень ассистента, а еще через три года — совсем другой ассистент, посильнее.
Спрос постоянно растет, а классных и качественных кандидатов не так много.
И основная проблема — ассистент-самоучка. Просто каждый считает, что быть ассистентом легко. И проблема не в количестве ассистентов. В нашей базе их 15 тыс., но проблема в качестве, в способности снять с руководителя часть обязанностей и ответственности. Поэтому среди классных, опытных ассистентов, которые развиваются, обучаются и прокачиваются, конкуренция очень высока.
— Какие люди попадают в эту профессию? Есть ли какой-то психологический портрет?
— В первую очередь те, которые испытывают искреннюю потребность помогать. Кому нужно спасать мир, нести добро. Кто реально готов служить на уровне внутреннего состояния. Радовать руководителя, быть полезным коллективу и компании. А что касается, например, сферы деятельности или образования — это может быть кто угодно. Но, как правило, это юристы, финансисты, филологии, много переводчиков, есть даже стюардессы и люди с образованием в области туризма.
— Как формируется доход персональных помощников и как оценивается эффективность такого сотрудника?
— В основном это всегда оклады, есть какие-то предприниматели, которые могут вести KPI. Но дело в том, что KPI для ассистентов — достаточно зыбкая структура.
— Почему?
— Потому что даже самая малая коммуникация ассистента, которая может не рассчитываться в KPI, может повлиять на бизнес. Ассистент вовремя ответил партнеру, он поддержал какую-то коммуникацию или что-то вспомнил. Очень много мелких задач и нюансов, которые формируют всю картину.
Кто-то ставит KPI по количеству выполненных задач. Какая задача в таком случае считается? Например, провести свадьбу и ответить сотруднику — и то, и то задача. На свадьбу нужно несколько месяцев, и внутри этой большой задачи — сотни мелких. Поэтому, когда я была ассистентом, мой руководитель ставил KPI, основываясь на уровне своей удовлетворенности от выполненной мною работы.
— С какими проблемами и ошибками сталкиваются люди, когда пытаются нанять ассистента или помощника самостоятельно?
— Первое — тратят очень много времени на отбор кандидатов. Сколько нужно времени, чтобы провести хотя бы 15-минутное телефонное интервью с сотней людей? Это огромные ресурсы для руководителя. Мы и наши конкуренты на рынке порой рассматриваем от 60 до 100 тыс. кандидатов ежемесячно. Второе — люди сталкиваются с кандидатами, которые выдают себя не за тех, кем являются. Они бы никогда не прошли проверку службы безопасности. Некоторые компании составляют внутренние черные списки ассистентов, в том числе тех, кто вел себя неадекватно или был замечен в мошенничестве. Третье — опять потратить время на неправильного кандидата и начать поиски заново.
Некоторые компании составляют внутренние черные списки ассистентов, в том числе тех, кто вел себя неадекватно или был замечен в мошенничестве
— Какие страхи возникают у будущих ассистентов в начале пути?
— В первую очередь — как на старте применить имеющиеся навыки на практике. Второе — это страх совершить ошибку. Начинающие ассистенты сильнее опытных боятся ответственности за первое лицо. Еще больше психологического давления, если нужно нести ответственность за семью и детей руководителя.
— Представим, что персональный ассистент сталкивается с каким-то неформальным или неэтичным отношением к себе. Есть ли способы защиты в подобных случаях?
— Во-первых, ассистент может это сам сказать. Во-вторых, он может пойти к HR-директору внутри компании. В-третьих, он может обратиться в компанию, которая помогла ему с трудоустройством.
— Какой карьерный рост может быть у персонального помощника? Кем он может стать, например, через пять-семь лет?
— Легко может стать менеджером проекта, операционным директором, предпринимателем, партнером по какому-либо проекту, управляющим.
— Какие страны или регионы являются ориентиром для индустрии бизнес-ассистентов? Откуда чаще перенимают опыт работы?
— Есть пять наиболее продвинутых стран с точки зрения работы ассистентов. Это США, Норвегия, Англия, Россия и Украина. Ассистенты в остальных странах — это что-то напоминающее секретаря с телефоном. Наши ассистенты являются одними из крутейших. Весь мир должен ориентироваться на нас.
— Почему ассистентов не могут заменить несколько промптов в искусственном интеллекте?
— Потому что предпринимателю часто нужна эмоциональная поддержка. Предпринимателям нужны люди стрессоустойчивые, жесткие, которые могут в любой момент решить задачу. А с другой стороны, им нужны эмпатичные ассистенты, которые чувствуют и считывают их настроение. Часто им нужен просто человек в офлайне, ощущение, что есть кто-то рядом.
