Техническое задание: для чего нужно, как его составить
. Образцы и примеры готовых ТЗ
ТЗ используют в IT-сфере, строительстве, дизайне, рекламе и других областях
Техническое задание применяют в областях, результатом работы которых является создание нового продукта или качественное оказание услуги. Его используют в дизайне, копирайтинге, IT-сфере, рекламе, строительстве и на производстве. Работа в соответствии с ТЗ обеспечивает взаимопонимание между заказчиком и исполнителем и повышает эффективность результата. РБК Life рассказывает, в каких случаях без технического задания не обойтись и как его правильно составить.
Что такое ТЗ
ТЗ (техническое задание) — это документ, содержащий подробное описание задач, которые нужно выполнить при реализации проекта [1]. Оно позволяет понять, каким должен получиться результат работы.
Техническое задание используют в разных сферах: его применяют для создания сайтов, разработки мобильных приложений и программного обеспечения, проектирования и строительства зданий, проведения ремонтных работ, оформления и дизайна помещений, организации мероприятий, написания методических пособий, на производстве.
В зависимости от области блоки ТЗ могут быть разными, но в целом его структура выглядит следующим образом:
- Цель. В начале объясняют, для чего нужен проект, для которого составляют ТЗ. Это может быть увеличение прибыли, рост популярности компании или автоматизация производства.
- Задачи. В блоке нужно кратко и четко описать работу, которую нужно выполнить. Например, создать 3D-модель здания, разработать софт, написать рекламный текст.
- Требования. В ТЗ необходимо указать функции создаваемого продукта и его характеристики. Например, перед исполнителем стоит задача создать сайт. В списке требований могут быть способы авторизации пользователей, зеленая цветовая гамма, высокая скорость загрузки страниц с указанием приемлемых показателей, а также материалы для наполнения: тексты, фотографии, видеоролики.
- Условия. В любом техническом задании должны присутствовать организационные моменты [2]. Важно указать дедлайн выполнения проекта или услуги, бюджет, технические требования и ограничения, юридические аспекты и перечень ресурсов, которые можно использовать в работе.
- Дополнительные материалы. По возможности в ТЗ добавляют приложения, которые помогут качественно выполнить поставленные задачи. В числе дополнительных материалов могут быть инструкции, шаблоны, схемы и референсы: ссылки на тексты, фотографии, видеозаписи, веб-страницы.
- Оценка. Чтобы заказчик принял готовый продукт, в ТЗ нужно добавить критерии оценивания. Например, если речь идет о рекламе сайта, итогом может стать рост его среднесуточной посещаемости до 100 тыс. пользователей по данным определенного инструмента для онлайн-метрики. В блоке также можно дать указания или план действий на случай несоответствия продукта нужному уровню или требованиям.
ТЗ используют в IT-сфере, строительстве, дизайне, рекламе и других областях
Для чего нужно техническое задание
Техническое задание выполняет ряд полезных функций:
- Фиксация требований заказчика. Все пожелания по конечному результату отражают в документе и учитывают исполнители.
- Оценка сроков, бюджета и объемов работы. ТЗ содержит подробное описание проекта или услуги. Это позволяет понять, как много времени потребуется для выполнения поставленных задач и какие будут затраты.
- Предотвращение споров. Техническое задание позволяет избегать спорных ситуаций и недопонимания между заказчиком и исполнителем, поскольку в нем прописывают заранее все нюансы и требованию к готовому продукту.
- Защита от лишних финансовых и трудовых затрат. Качественное подробное ТЗ служит гарантией того, что исполнителю не придется заниматься ненужной работой, а заказчику — вкладывать незапланированные бюджетом ресурсы.
ТЗ в сфере копирайтинга — это мост между читателями, которые ищут информацию в интернете, и журналистом. Статья может быть полна интересной и полезной информации, но если она написана без учета требований технического задания, у нее существенно меньше шансов быть прочитанной: пользователь просто не найдет ее в море текстов конкурентов.
Сфера IT предполагает создание сложных продуктов: многоуровневых сайтов, объемных приложений, программного обеспечения. Без четкого ТЗ сделать все это было бы невозможно, так как у IT-продукта очень много вариаций. Чтобы создать именно то, что хочет заказчик, нужна понятная и последовательная инструкция.
Когда ТЗ не нужно
Хотя техническое задание упрощает процесс работы над проектом, в некоторых случаях без него можно обойтись. Не обязательно составлять ТЗ, если:
- проект простой и не подразумевает многозадачности. Когда требования к готовому продукту можно выразить одной фразой, техническое задание не понадобится. Например, если на сайте нужно название раздела «Контакты» заменить на «Контактную информацию», составление ТЗ займет больше времени, чем сама работа;
- задача выполняется регулярно. Если какой-либо процесс запланирован на постоянной основе, не нужно каждый раз создавать новое ТЗ: достаточно единожды внести требования в регламент. Например, техническое задание будет лишним, если компания делает еженедельную рассылку для целевой аудитории;
- исполнитель имеет большой опыт работы с аналогичными задачами. Если ответственный за какой-либо процесс сотрудник изо дня в день выполняет одну и ту же работу, ТЗ не пригодится. Например, если SMM-менеджер регулярно монтирует ролики для соцсетей и выкладывает их в интернет, задание для очередного короткого видео можно объяснить устно;
- заказчик принимает работу поэтапно. Если клиент не готов сразу высказать пожелания по конечному результату и его требования могут видоизменяться после каждой проделанной части работы, составлять техническое задание не нужно.
Отсутствие ТЗ в копирайтинге допустимо, но чаще только для новостных текстов, написанных по мимолетным инфоповодам. Здесь важнее скорость написания материала: интерес к теме может угаснуть достаточно быстро. Обойтись без технического задания можно и при написании авторских материалов, где творческий подход оправдан, а цель в привлечении поискового трафика не стоит.
Простые работы не требуют ТЗ. Обычно без технического задания в IT-сфере можно обойтись, если заказчик просит изменить функционал продукта или внести правки в интерфейс. Большие проекты без ТЗ невозможны.
Кто составляет техническое задание
Обычно за составление ТЗ отвечает сотрудник, занимающийся управлением, — например, менеджер проектов. В зависимости от специфики сферы деятельности должность может меняться.
На практике техническое задание пишут разные стороны:
- Исполнитель. В некоторых случаях заказчик знает, какой результат желает получить, но не понимает, каким путем его достичь. В этих ситуациях компетентный исполнитель составляет ТЗ самостоятельно, а клиент его утверждает.
- Заказчик. Если клиент разбирается в процессе или продукте, а также понимает задачи, которые необходимо выполнить, он может сам написать техническое задание и предоставить его исполнителю.
- Исполнитель совместно с заказчиком. При общей работе над ТЗ клиент определяет желаемый итог работы и требования к проекту. Исполнитель вносит уточняющие детали и правки.
Заказчик и исполнитель могут составить ТЗ вместе
Разработка технического задания
Для составления ТЗ нужно выполнить несколько пунктов:
- Заполнить бриф. В документе прописывают общие пожелания к готовому продукту, дают информацию о целевой аудитории и других нюансах.
- Получить информацию от заказчика. Пункт актуален, если подготовкой ТЗ занимается исполнитель. После получения брифа подрядчик обычно созванивается или проводит личную встречу с клиентом, чтобы уточнить все необходимые для работы детали.
- Проконсультироваться с другими специалистами. Зачастую составление технического задания требует знаний в разных областях. Например, перед тем как писать ТЗ на создание веб-страницы с видеороликами со сторонних сайтов, необходимо с юристами выяснить нюансы авторского права.
- Оформить ТЗ. Текст документа должен быть простым и понятным для исполнителя, а требования к проекту — однозначными и четко сформулированными.
- Согласовать ТЗ. Исполнитель должен четко понимать техническое задание, а также подтвердить, что он способен реализовать указанные в документе требования. Если подрядчик также согласен со всеми пунктами, стороны подписывают ТЗ.
Чтобы составить качественное ТЗ, в первую очередь нужно четко представлять себе конечный результат — что вы хотите получить после того, как исполнитель обработает документ. Если мы говорим о техническом задании на текст, необходимо понимать, для какой целевой аудитории его будут писать, на какие вопросы читателя он должен отвечать и каким языком должен быть изложен. Условно, если мы пишем материал для читателей-школьников, то структура ТЗ будет отличаться от ТЗ на материал для читателей-физиков (несмотря на то что тема статьи одна). Во-вторых, составитель должен учитывать, кто будет обрабатывать и интерпретировать техническое задание, и в зависимости от этого изложить задачу максимально доступным образом. То есть, если вы составляете ТЗ на текст для журналиста или копирайтера, не стоит перегружать его терминами, предназначенными для узких технических специалистов.
В ТЗ для IT-продуктов не должно быть никакой двусмысленности. Нужно максимально четко дать требования к проекту: обозначить, какими должны быть функционал, нагрузка, интерфейс. То есть, если вы считаете важным указать требование к скорости загрузки будущего сайта, нужно писать не «высокая скорость», а конкретно — «от 90 и выше по Google Page Speed». Еще полезно добавлять референсы — ссылки на аналогичные продукты у конкурентов.
Образцы и примеры технического задания
Универсального образца для всех ТЗ не существует, однако есть шаблоны, которые берут за основу при создании технических заданий в ряде профессиональных областей. Обычно составители технических заданий руководствуются российскими ГОСТами и международными стандартами. В них содержатся основные правила написания ТЗ для разных целей.
Для составления спецификации требований к программному обеспечению используют стандарты IEEE STD 830-1998 и ISO/IEC/IEEE 29148. Они подробно описывают содержание ТЗ и дают готовые примеры [3], [4].
Шаблон технического задания для этой же цели приведен в книге «Разработка требований к программному обеспечению» инженера-программиста Карла Вигерса и бизнес-аналитика Джой Битти. В пособии американские авторы предлагают включить в ТЗ следующие пункты:
- введение;
- общее описание;
- функции системы;
- требования к данным;
- требования к внешним интерфейсам;
- атрибуты качества;
- требования по интернационализации и локализации;
- приложения.
Шаблон для спецификации требований к ПО из книги «Разработка требований к программному обеспечению» Карла Вигерса и Джой Битти
ГОСТ 34.602-2020 и ГОСТ 34.602-89 приводят стандарты создания автоматизированной системы [2], [5]. ГОСТ 15.016-2026 включает правила по составлению ТЗ на выполнение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ в области изделий машиностроения и приборостроения. Документ предлагает несколько разделов технического задания:
- наименование работ, основание, исполнитель и сроки;
- цель работ, наименование изделия;
- требования: технико-экономические, к изделию, к видам обеспечения, к сырью и материалам, к консервации, упаковке и маркировке, к учебно-тренировочным средствам и документации;
- этапы выполнения работ;
- порядок приемки работ [6].
Для небольших проектов можно составлять техническое задание в свободной форме. Главное, чтобы оно было понятным и информативным.
В качестве образца приведены примеры неудачного и качественного ТЗ для дизайнера, которому нужно подготовить обложку для вымышленной книги «Советы для дачников». В первом случае в техническом задании используют общие формулировки без конкретики. Дизайнер проведет работу по своему усмотрению, и результат может не совпасть с ожиданиями заказчика.
Пример неудачного ТЗ
Более развернутое ТЗ содержит требования к оформлению обложки, размеру и виду фотографии, шрифту. Исполнитель будет действовать в поставленных рамках и даст результат, который нужен клиенту.
Пример качественного ТЗ
При составлении ТЗ часто допускают следующие ошибки:
- Отсутствие понимания конечного желаемого результата.
- Изложение задачи с помощью терминов, привычных составителю, но далеких от получателя ТЗ.
- Требования, противоречащие друг другу.
- Работа «широкими мазками», без четкой постановки задачи.
- Напротив, чрезмерная детализация.
Главное о техническом задании
- Техническое задание (ТЗ) — это детальный документ, описывающий задачи, требования к проекту и условия его реализации.
- ТЗ используют в сферах дизайна, IT, строительства, рекламы, образования и производства для обеспечения взаимопонимания между заказчиком и исполнителем.
- Основные блоки технического задания включают цель, задачи, требования, условия, дополнительные материалы и критерии оценки и приема результата.
- ТЗ помогает зафиксировать требования заказчика, оценить сроки, бюджет и снизить риск недопониманий и дополнительных затрат.
- В некоторых случаях составление ТЗ необязательно: при простых задачах, регулярных процессах или наличии опытных исполнителей.
- За подготовку технического задания обычно отвечают менеджеры проектов, заказчики или обе стороны совместно.
- Для разработки ТЗ важно собрать бриф, уточнить детали у заказчика и проконсультироваться с экспертами.
- Правила составления технического задания прописаны в ГОСТах и международных стандартах.
- В небольших проектах ТЗ можно составлять в свободной форме, главное — ясность и конкретика требований.
