«Простите, не тот чат»: цифровые навыки, без которых не состоится карьера

Фото: Midjourney

Какими цифровыми скиллами должен обладать человек, чтобы найти себе место на современном рынке труда? Говоря об этом, люди часто имеют в виду опыт использования конкретных программ, устройств или целых экосистем.  По моим наблюдениям, основные проблемы возникают вовсе не с освоением новых инструментов и технологий: у большинства это не вызывает особых трудностей. Сложности начинаются на стыке технологий, здравого смысла, этики, личных границ и психологического комфорта.

Поэтому мой список базовых цифровых навыков выглядит следующим образом.

1. Быть на связи

Раньше для этого было достаточно сидеть за столом, на котором стоял телефон. Однако технологии дали нам больше свободы и гибкости, вплоть до полностью удаленной работы и распределенных команд.

Обратная сторона этой свободы — ответственность каждого работника за вовлеченность в процесс.

Сейчас большая доля общения, даже в офисной работе, приходится на чаты и видеозвонки. Умение эффективно поддерживать эту связь — один из важнейших навыков, который смело можно назвать цифровым. Вот несколько советов и правил, которые сильно облегчат жизнь и вам, и вашим коллегам.

• Рабочие аккаунты. Часто может быть полезным (а в некоторых компаниях это обязательное требование) создавать отдельные аккаунты, предназначенные только для работы. Так ваше «рабочее место» в чате не будет засорено лишней информацией, уведомлениями и беседами. Кроме того, будет меньше вероятность попасть в неловкую ситуацию, отправив сообщение «не туда».
• Папки в мессенджерах. Многие приложения, такие как Telegram, дают возможность группировать чаты по папкам. Создав папку «Работа» и поместив в нее все служебные переписки и группы, вы не пропустите ничего важного.
• Звуки и уведомления. От сотен сообщений в день, сопровождаемых звуковым сигналом, можно как минимум сильно устать. А если вы находитесь в офисе, то дискомфорт неизбежно будут ощущать и ваши коллеги. Переведя телефон в беззвучный режим, вы сэкономите много сил себе и своим соседям — но в этом случае убедитесь, что устройство все время находится в поле зрения. Что же касается уведомлений, то на работе я советую отключать все, к чему вы можете вернуться в свободное время.

2. Хранить данные правильно и безопасно

Однажды я увидел над столом коллеги плакат со словами: «Чистый стол — признак больного ума». Под ним, разумеется, громоздились горы бумаг.

Хочу сказать, что, напротив, отсутствие порядка может рано или поздно привести к помрачению рассудка. Сегодня, когда мы работаем с файлами больше, чем с бумажными документами, вопрос компьютерной организованности стоит особенно остро.

• Организуйте свои файлы. Создавайте папки по годам, месяцам и проектам. Не забывайте сохранять важные документы в соответствующих им папках.
• Придумайте себе правила, по которым вы будете составлять имена рабочих файлов, как из конструктора. Например, название проекта — название задачи — дата (число-месяц-год). Часто бывает, что за один день появляется несколько версий одного и того же документа. Их будет проще различать, если к стандартному имени добавлять номер версии.
• Держите данные как в облаке, так и на устройстве. Телефоны и компьютеры очень уязвимы: их могут украсть, на них можно пролить кофе, их можно разбить. К тому же срок их службы рано или поздно заканчивается. Катастрофических потерь легко избежать, если пользоваться облачным сервисом. Современные клауд-сервисы позволяют синхронизировать папки и документы между хранилищем и вашими устройствами. В некоторых случаях они позволяют работать без связи, что тоже может быть полезно. Например, если вам нужно поработать во время авиаперелета.

3. Соблюдать информационную гигиену

Работа часто связана с поиском информации, будь то история потенциальных партнеров или мониторинг новостей. Результат в этих случаях напрямую зависит от качества информации, которую мы используем.

• Тщательно выбирайте источники. Интернет полон информации о людях и компаниях — но не вся она одинаково хороша и актуальна, хотя с виду может быть основана на одних и тех же данных (например, реестр юридических лиц). Понять, каким источникам стоит доверять, а каким нет, бывает нелегко. Но есть простой рецепт: поищите на разных ресурсах информацию о той компании, о которой все знаете сами. Так вам будет легко определить тот источник, который даст вам наиболее полную и актуальную информацию.
• Первоисточник — всегда лучший выбор. Важные вещи, такие как новые законы, постановления, указы, да и просто серьезные события, появляются в интернете довольно быстро. Если эти новости важны для вашей работы, всегда старайтесь дойти до первоисточника. Медиа часто цитируют друг друга, одна интерпретация накладывается на другую, что в итоге часто искажает суть.

4. Использовать инструменты по назначению

Освоив один инструмент, люди часто применяют его для задач, к которым он мало приспособлен. Недостаточно научиться работать с той или иной программой — важно понять ее сильные и слабые стороны, разумные границы области ее применения. И, конечно, нужно думать о том, удобно ли будет вашим коллегам воспринимать результаты вашего труда в выбранном вами формате.

• Таблицы. Они хороши, но не универсальны. Инструменты, такие как Excel и Google Sheets, по праву считаются одними из самых гибких и мощных помощников в работе. Я знаю людей, которые пользовались практически только ими вне зависимости от поставленной задачи. К сожалению, это создавало неудобства для других участников проекта: таблицы часто бывают избыточны там, где достаточно всего лишь пары цифр в простом слайде презентации.
• Чаты и системы управления проектами. Большинство платформ для управления проектами, такие как Yougile и Jira, снабжены функционалом для общения. Но это не их основной профиль, те же Telegram или Slack для этого гораздо удобнее. В то же время ведение всей истории проекта в одних лишь чатах может сыграть дурную службу. Правило тут простое: на платформе должны оставаться вехи, важные для понимания истории вопроса. Например, файлы с промежуточными и финальными версиями продукта или документа, списки правок и результат их внесения.