Электронная трудовая: что изменилось в 2026 году и как проверить данные

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — цифровой вариант привычного бумажного документа, где хранятся сведения о трудовой деятельности работника:

• в каких организациях и на каких должностях работал человек;
• в какие отделы его переводили, когда и как повышали;
• даты и причины, по которым его увольняли.

Раньше всю эту информацию каждый работодатель заносил в бумажную трудовую книжку. Сейчас он отправляет данные в Социальный фонд России (СФР).

Электронная трудовая — относительно новый формат документа, он действует с 2020 года. Из-за этого более ранняя информация может быть не указана в ЭТК или приведена в урезанном виде.

Есть еще один момент, важный для тех, кто имеет ордена, почетные звания, знаки отличия, дипломы и другие награды. Данные о них вносили в бумажную трудовую книжку, но не вносят в ЭТК. Однако уже есть предложения добавить в электронную трудовую пункт с наградами и поощрениями.

Выписку из книжки можно распечатать в МФЦ, СФР или самостоятельно с сайта «Госуслуги», а также в отделе кадров последнего или текущего места работы. Также ее можно получить в электронном виде.

Выписку из ЭТК могут попросить:

• во время трудоустройства;
• для оформления пособий и льгот в органах соцзащиты;
• для оформления виз;
• в суде;
• для поступления в вузы, колледжи и другие учебные заведения.

Что изменилось в электронной трудовой книжке в 2026 году

Изменения 2026 года в большей степени имеют отношение к работникам бухгалтерии и отдела кадров. Теперь они должны сдавать отчет в СФР по форме ЕФС-1 с обновленной системой кодов, которые касаются определенных кадровых событий.

Для остальных все осталось по-прежнему — в том числе правила, как завести электронную трудовую книжку или как проверить электронную трудовую книжку.

Как проверить электронную трудовую книжку

Так как у электронной трудовой нет физического носителя, нужно заказать бумажную или электронную выписку, чтобы, например, проверить актуальные данные для резюме или отправить их потенциальному работодателю.

Как найти электронную трудовую книжку на «Госуслугах»

Это самый простой и быстрый способ, если вы зарегистрированы на сайте. Для этого нужно зайти в личный кабинет и в разделе «Услуги» выбрать «Справки, выписки». Затем — в разделе «Работа и пенсия» найти строку «Выписка из электронной трудовой книжки».

Еще более быстрый способ заказать выписку — через поисковую строку на сайте.

Выписка по форме СТД-СФР после запроса появится в личном кабинете. Она будет выглядеть как PDF-файл с электронной подписью фонда.

Как получить выписку через СФР или МФЦ

Выписку из электронной трудовой книжки в распечатанном виде можно заказать в территориальном отделении СФР. Нужно обратиться с паспортом, и выписку по форме СТД-СФР выдадут в тот же день.

Другой вариант — обратиться в ближайший отдел МФЦ. Здесь тоже понадобится паспорт, а распечатанная выписка будет готова в течение нескольких (не больше трех) рабочих дней. Это удобный способ, когда нужна помощь или консультация: сотрудники МФЦ помогут разобраться и ответят на вопросы.

Как получить сведения у работодателя

Для этого нужно написать заявление в отдел кадров, попросить выписку по форме СТД-Р и уточнить, какой вариант нужен — бумажный или электронный.

Выписку выдадут в течение трех дней. Если же вы увольняетесь по собственному желанию, по сокращению или другим причинам — в день прекращения договора.

Чем СТД-СФР отличается от справки работодателя (СТД-Р)

СТД-СФР — это выписка, которая содержит всю трудовую историю человека, ее выдает СФР через свои территориальные отделения, МФЦ и «Госуслуги».

Справка от работодателя (СТД-Р)  содержит только информацию о работе у конкретного нанимателя.

Как правильно читать выписку и что проверить

Может оказаться, что вам неправильно начислили стаж или в трудовую попала запись об увольнении по «неприятной» статье, что помешает при трудоустройстве. Поэтому стоит проверить, корректны ли сведения.

• Места работы. Убедитесь, что в выписке указаны все организации, где вы работали официально — неважно, много лет или несколько месяцев. Все это имеет значение и для стажа, и для подтверждения опыта в резюме.
• Даты и должности. Сравните записи в трудовых договорах и приказах с информацией в ЭТК.
• Основания для прекращения трудового договора.  Проверьте, совпадают ли статья, часть и пункт Трудового кодекса в ЭТК и приказе об увольнении. Если из-за опечатки увольнение по собственному желанию превратится, например, в увольнение из-за неисполнения трудовых обязанностей, это может серьезно повлиять на карьеру.

Как быстро обновляют сведения

Новая запись появится в ЭТК только после того, как в СФР придут сведения от работодателя. Сообщить, что сотрудника приняли на работу или уволили, работодатель должен не позже следующего рабочего дня. Остальную информацию можно передать позже — до 25-го числа следующего месяца.

Ошибки в ЭТК: что делать и куда обращаться

Ошибки в ЭТК могут повлиять на расчет трудового стажа, решение потенциального работодателя или общее отношение к сотруднику.

Как исправить ошибку в электронной трудовой книжке

1. Найти подтверждение ошибки и верный вариант (приказ, трудовой договор, дополнительное соглашение).
2. Обратиться к работодателю, по чьей вине произошла ошибка, и приложить документы как доказательство.
3. Через несколько дней снова запросить выписку и проверить, внесены ли исправления.

Что делать, если в ЭТК неправильная должность

Написать заявление работодателю и приложить приказ о том, что вас приняли или перевели на другую должность. После этого работодатель обязан передать сведения в СФР.

Как исправить дату увольнения в электронной трудовой книжке

Отправить работодателю запрос и приказ об увольнении с точной датой.

Куда обращаться, если работодатель не исправляет ошибку в ЭТК

Если работодатель не отвечает на заявление или отвечает, но не исправляет ошибку, вы имеете право обратиться в территориальное отделение СФР или госинспекцию труда.

Как подтвердить стаж, если организация ликвидирована

Когда компанию ликвидируют, кадровые документы не исчезают бесследно, а переходят в государственные или муниципальные архивы либо к правопреемнику организации. Чтобы исправить неверные сведения в электронной трудовой книжке, нужно запросить в архиве или у правопреемника справку о стаже и должности, после чего обратиться в отделение СФР или подать заявление о корректировке сведений через «Госуслуги».

Как добавить сведения о работе до 2020 года

Работодатели стали передавать данные в СФР только с 2020 года, поэтому ранние сведения могут не входить в ЭТК или входить не полностью.

Как внести сведения о работе до 2020 года в электронную трудовую книжку

Обратитесь в СФР, чтобы дополнить или исправить сведения в электронной трудовой книжке. Доказательством того, что вы работали в определенной организации на конкретной должности, послужит бумажная трудовая книжка. Сохраняйте ее до того момента, когда вся необходимая информацию будет продублирована в ЭТК.

Какие документы могут подтвердить трудовой стаж до 2020 года

Сведения о трудовой деятельности работника содержат такие документы:

• бумажная трудовая книжка;
• приказы о приеме на работу;
• справки с предыдущих мест работы.

Как использовать ЭТК при трудоустройстве и увольнении

ЭТК нужна, когда вы устраиваетесь на работу или увольняетесь. Универсальный вариант — выписка формата СТД-СФР, электронная или бумажная. При увольнении обязательно проверьте запись в трудовой и убедитесь, что дата и причина увольнения в приказе и ЭТК совпадают.