«Я уж лучше сам»: как делегировать задачи и не остаться разочарованным
1. Анализируйте нагрузку сотрудников
Одному сотруднику нельзя делегировать слишком много задач, даже если он сам проявляет инициативу и успешно работает в таком режиме. Рано или поздно он будет перегружен настолько, что это будет негативно сказываться на результатах и даже может привести к выгоранию.
Как избежать ошибки
— Распределяйте задачи равномерно. Избегайте ситуаций, когда один сотрудник перегружен, а у другого полно свободного времени. Это может приводить к конфликтам внутри коллектива, потере мотивации и снижению лояльности к руководителю.
— Старайтесь не давать задачи, напрямую не связанные с деятельностью сотрудника. Они не только вызывают сильное сопротивление в духе «это не входит в мои обязанности», но и мешают показывать высокие результаты по профильным задачам.
— Регулярно запрашивайте у сотрудников обратную связь по поводу их загруженности и анализируйте результаты работы. Если они часто не укладываются в дедлайны и совершают много ошибок, это может быть признаком слишком высокой нагрузки.
2. Создавайте общую картину
Все сотрудники, включенные в работу, должны видеть общую картину: что предстоит сделать, кто за что отвечает и какие ожидаются результаты. В противном случае каждый будет работать на своей волне. Это может привести к большому количеству ошибок и сильному затягиванию выполнения задач.
Как избежать ошибки
— Не делегируйте задачи частями, если они являются частью одного проекта. Когда команда увидит задачу полностью, то можно разбить ее на этапы и распределить обязанности между отдельными сотрудниками.
— При постановке задачи четко формулируйте общую идею, цель, ожидаемые результаты и этапы реализации с указанием ответственных. Например:
- общая идея: создать корпоративное медиа;
- цель: создать новую площадку для коммуникации с клиентами и повысить узнаваемость бренда;
- ожидаемые результаты: запуск медиа до конца квартала с регулярностью публикаций один раз в день;
- этапы реализации: разработка концепции и редакционной политики медиа (ответственный), разработка дизайна (ответственный), верстка (ответственный), наполнение медиа (ответственный), продвижение медиа (ответственный).
3. Передавайте не только обязанности, но и права
Сотрудник должен не только нести ответственность за выполнение задачи, но и иметь право запросить у коллег необходимые данные или поставить дополнительную задачу, которая поможет в реализации. Тогда руководителю не нужно будет каждый раз подключаться к решению мелких проблем.
Как избежать ошибки
— Уточните у сотрудника, что ему потребуется для реализации задачи и нужна ли будет помощь коллег.
— Донесите до других членов команды, какая помощь может потребоваться от них.
— Определите контрольные точки, на которых вы сами будете подключаться для согласования. Например, если речь о подготовке макета страницы сайта, то все решения по ходу работы должны приниматься самим сотрудником, а вы будете согласовывать все в комплексе (не отдельно дизайн картинок, блоков или текст).
4. Контролируйте работу
Руководителям часто кажется, что если задача им ясна, то она понятна всем. На практике так бывает далеко не всегда, поэтому обязательно отслеживайте ход работ. Особенно на первом этапе, когда задача новая и с большим количеством неизвестных. В противном случае результат может получиться совсем не таким, как вы ожидали.
Как избежать ошибки
— Установить график регулярных встреч, если задача объемная и требует частых обсуждений.
— Определите контрольные точки для оценки промежуточных результатов. Это может быть завершение конкретного этапа задачи или временные отрезки: неделя, месяц, квартал.
— Согласуйте график отчетов по задаче. Например, если задача постоянная (поиск новых клиентов или мониторинг отзывов в интернете), можно публиковать небольшие отчеты каждую неделю по пятницам. Для нерегулярных задач лучше фиксировать результаты после завершения каждого этапа реализации.
— Регулярно давайте сотрудникам обратную связь по итогам работы. Это можно делать после каждой встречи или отчета. Команда должна понимать, чего хочет руководство и как оно оценивает текущие результаты.
5. Не душите
Жесткие рамки могут негативно сказаться на продуктивности сотрудников. Если руководитель не дает самостоятельно принимать решения, люди перестают проявлять инициативу. А если к этому присоединяется микроменеджмент, то полностью теряют свою самостоятельность и мотивацию к дальнейшему развитию.
Как избежать ошибки
— Дайте сотрудникам немного свободы. Пусть они рассказывают о своих идеях и обсуждают решения, а вы делитесь с ними обратной связью: насколько они соответствуют вашему видению и что действительно стоит взять в работу. Удобнее всего это делать на совещаниях или в системах управления задачами (например, «Битрикс 24»). Кроме того, такие обсуждения будут полезны во время составления планов на год или месяц. Возможно, кто-то предложит интересную идею, которую стоит взять на реализацию.
— Не передавливайте собственным мнением. Иначе сотрудники будут просто выполнять указания, а не самостоятельно думать, принимать решения и действовать.
— Не стройте команду подобных, подбирайте людей с разным опытом и интересами. Это позволит находить нестандартные решения — может быть, даже более эффективные.
6. Развивайте управленческое мышление в команде
Сотрудники должны уметь самостоятельно принимать решения, брать на себя ответственность и не бояться проявлять инициативу. В это надо вкладываться. Иначе в какой-то момент руководитель может стать узким горлышком, и это уже будет проблемой для эффективной работы всей команды.
Как избежать ошибки
— Поддерживайте талантливых сотрудников — например, дайте им возможность самостоятельно развивать проекты, которые они запускают.
— Обучайте команду управленческим навыкам. Сотрудники на своем уровне должны уметь контролировать работу, мотивировать коллег и подчиненных, делегировать и распределять задачи. Самый простой способ — отправить их на обучение или организовать серию внутренних тренингов, которые помогут закрыть пробелы в знаниях.
— Развивайте наставничество. Передача знаний от опытных коллег — один из лучших способов показать, как на практике работают полезные управленческие инструменты.
