Эти четыре ошибки кадровиков дороже всего обходятся компании
Компании уверены, что соблюдают кадровые процедуры. Но судебная практика показывает, что это не так. Какие ошибки в договорах и увольнениях приводят к многотысячным взысканиям, знает сервис «Актион Управление» («Актион»)
Фото: РБК
Ошибка первая: слабый трудовой договор
Первая дорогая ошибка — трудовой договор, составленный формально и без обязательных условий. Статья 57 ТК требует включать в договор место работы, трудовую функцию, дату начала работы, условия оплаты труда, а в необходимых случаях — режим рабочего времени и отдыха, компенсации и иные обязательные условия.
Чек‑лист. Диагностика кадровых рисков компании
Чтобы не оплачивать кадровые просчеты из бюджета компании, кадровой службе полезно пройтись по семи контрольным точкам.
- Трудовые договоры. Проверьте наличие обязательных условий. Убедитесь, что срочность не фиктивна, а трудовые отношения не подменяются гражданско‑правовыми.
- Процедура увольнения. Проверьте наличие шаблонов запроса объяснений, формы приказа о взыскании, отметок об отказе от ознакомления, порядка выдачи документов и фиксации согласия на отправку трудовой книжки почтой.
- Изменение условий труда. Убедитесь, что любое изменение оплаты, режима или иных условий труда сопровождается письменным дополнительным соглашением.
- Локальные нормативные акты. Проверьте полноту и актуальность актов, а также соответствие фактической организации труда прописанным правилам.
- Формат контроля. Оцените не только сами нарушения, но и формат надзора: при прокурорской проверке цена одной и той же ошибки может оказаться кратно выше.
- Охрана труда. Проверьте даты и наличие подписей в обязательных журналах. Истекший инструктаж в журнале — гарантированный штраф.
- Материальная ответственность. Убедитесь, что договоры о полной матответственности заключены только с теми, чьи должности есть в перечне Минтруда.
Когда в договоре не хватает обязательных условий или они сформулированы расплывчато, компания своими руками создает будущий спор. В такой ситуации работнику проще доказывать, что фактические договоренности были иными, а инспекции — квалифицировать оформление как ненадлежащее и ставить вопрос об ответственности по статье 5.27 КоАП.
Отдельный блок риска — срочные трудовые договоры. Статья 59 ТК не разрешает использовать срочный договор как универсальную страховку работодателя: он допустим только в случаях, прямо предусмотренных законом или соглашением сторон в тех пределах, которые допускает кодекс. Судебная практика показывает, что здесь кадровики регулярно ошибаются в самом основании договора.
Кассационные суды уже разъясняли: пенсионный статус работника сам по себе не дает работодателю права произвольно превращать постоянную работу в срочную, а серия коротких договоров на одну и ту же трудовую функцию создает высокий риск признания отношений бессрочными.
Не менее опасна подмена трудовых отношений гражданско-правовыми. В деле 2025 года суд поддержал позицию инспекции: при явных признаках трудовых отношений ГИТ вправе квалифицировать договор как трудовой для целей привлечения к ответственности по части 4 статьи 5.27 КоАП. При этом неважно, что отдельного судебного решения о признании отношений трудовыми еще нет (решение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 21.10.2025 № 12-588/2025, 7/2-363/2025).
С чем связаны самые дорогие просчеты кадровой службы
Как правило, самые серьезные ошибки связаны с тремя вещами:
- неверным применением юридических норм;
- нарушением процедуры;
- отсутствием доказательств.
Именно из этих, на первый взгляд формальных, сбоев вырастают штрафы по статье 5.27 КоАП, восстановление работников на работе, взыскание среднего заработка за время вынужденного прогула и переквалификация отношений в трудовые. Кадровая служба работает в зоне, где любая неточность становится доказательством против компании.
Если бухгалтерская ошибка чаще всего исправляется расчетом, то кадровая ошибка нередко влияет на всю логику защиты работодателя: незаконным оказывается увольнение, срочный договор становится бессрочным, а гражданско-правовой договор — трудовым.
Поэтому дороже всего для компании обходятся ошибки в трудовых договорах, оформлении увольнения, изменении условий труда и локальных нормативных актах. Именно в этих точках суды и инспекция чаще всего видят не техническую ошибку, а нарушение трудового законодательства.
Ошибка вторая: увольнение не по процедуре
На стадии увольнения цена ошибки максимальная: отмена приказа, восстановление работника, средний заработок за время вынужденного прогула, моральный вред, судебные расходы. Общий порядок прекращения трудового договора закреплен в статье 84.1 ТК. Закон требует не только издать приказ, но и ознакомить с ним работника под подпись, а при отказе от ознакомления сделать об этом запись на самом приказе; кроме того, именно в день прекращения договора работнику должны выдать документы, связанные с увольнением, либо надлежащим образом оформить невозможность их выдачи.
Именно на этом этапе многие работодатели проигрывают из-за уверенности, что «отдельного акта достаточно». Так, например, в решении Свердловского районного суда г. Белгорода от 18.12.2024 по делу № 12-281/2024 штраф признали правомерным, потому что на приказах об увольнении не было отметок об отказе работников ознакомиться с ними, а отдельные акты не заменили запись непосредственно на приказе.
Не менее показателен спор о выдаче трудовой книжки при увольнении. Оренбургский областной суд в решении от 15.01.2025 по делу № 21-2/2025 отменил привлечение к ответственности, указав, что если работодатель в день увольнения зафиксировал согласие работника на отправку трудовой книжки почтой и направил ее в разумный срок, то нарушения нет. Этот пример важен не тем, что работодатель сумел показать, что не игнорировал свои обязанности, а тем, что он действовал последовательно: уведомил работника, получил согласие и подтвердил дальнейшие действия.
По дисциплинарным увольнениям статья 193 ТК требует запросить у работника письменное объяснение и выдержать сроки. Без доказательств вручения требования увольнение за прогул разваливается. В определении Первого КСОЮ от 15.03.2021 № 88-4040/2021 работодатель не доказал, что вручал требование, — спор проиграли. Во Втором КСОЮ (определение от 11.11.2025 № 88-27147/2025) увольнение за прогул признали незаконным, потому что фактический режим работы в подразделении допускал работу вне офиса. Когда реальная организация труда не совпадает с кадровыми документами, спор выигрывает работник.
Ошибка третья: изменение условий труда без бумажного следа
Для кадровика особенно опасны ситуации, когда работодатель считает, что «все и так согласовано». Это один из самых дорогих самообманов: если изменение условий не оформлено так, как требует закон, суд и инспекция будут исходить не из фактических договоренностей сторон, а из отсутствия надлежащего документа.
Яркий и популярный пример — изменение оплаты труда: в постановлении Шестого КСОЮ от 25.09.2025 по делу № 16-4988/2025 суды трех инстанций поддержали штраф за то, что работодатель изменил систему оплаты труда, но не оформил дополнительное соглашение к трудовому договору. Логика суда была следующей: любые изменения условий трудового договора, включая размер оплаты, порядок начисления выплат и систему премирования, нужно оформлять письменным соглашением сторон. Ни устное согласие работника, ни внутренний приказ, ни фактическая выплата зарплаты по новым правилам такое соглашение не заменяют.
Вступайте в сообщество Школы управления РБК в Telegram или «Максе», чтобы общаться с руководителями из разных сфер, выстраивать нетворкинг и получать советы экспертов.
Для работодателя этот кейс особенно показателен, потому что спор возник не из-за конфликта с работником, а из-за самой формы кадрового оформления. То есть компания может не иметь жалобы от сотрудника и все равно получить штраф только потому, что кадровая процедура осталась незавершенной на бумаге.
Ошибка четвертая: локальные акты, которые написаны формально или не существуют вовсе
Многие работодатели недооценивают значение локальных нормативных актов, считая их вспомогательным фоном для основных документов. Локальный акт нужен не для папки и не для проверки сам по себе. Он нужен для того, чтобы правила компании совпадали с тем, как она работает в реальности, и чтобы это совпадение можно было показать инспектору и суду. Судебная практика показывает обратное: отсутствие нужного локального акта или обязательного условия в нем легко превращается в самостоятельное основание для штрафа.
Показательный пример — индексация заработной платы. В решении Верховного суда Чувашской Республики от 13.01.2026 по делу № 23.21.2026 суд прямо указал, что индексация является не правом, а обязанностью работодателя, а порядок ее проведения должен быть закреплен в локальном акте. Важно и то, что суды сочли такое нарушение длящимся. Это означает, что отсутствие механизма индексации не освобождает от ответственности с течением времени: срок давности исчисляется с момента обнаружения нарушения, а не с даты, в которую работодатель когда-то не принял нужный документ.
Для кадровой службы это один из самых неприятных видов просрочки. Документ можно не вспоминать годами, пока его отсутствие не обнаружит прокурор или инспекция, — и именно тогда выясняется, что проблема все это время жила внутри компании как действующее нарушение.
В эту же группу входят график отпусков, порядок выдачи расчетных листков и согласованность локальных актов с реальной организацией труда. Когда документы написаны «для архива», а компания фактически живет по другим правилам, кадровик создает не систему порядка, а систему будущих доказательств против работодателя.
В кадровом споре защищает не добрая воля работодателя, а документированная процедура
Суды жестко оценивают дисциплинарные увольнения. Статья 193 ТК требует до применения взыскания затребовать у работника письменное объяснение, выдержать процессуальные сроки и правильно оформить все документы, а кассационная практика подтверждает: отсутствие доказательств вручения требования о даче объяснений может разрушить всю конструкцию увольнения за прогул.
Так, суд указал, что работодатель не доказал надлежащее вручение требований о предоставлении объяснений. Это обернулось проигрышем спора и дополнительными выплатами (определение Первого КСОЮ от 15.03.2021 № 88-4040/2021 по делу № 2-2473/2020).
Похожий по смыслу вывод следует и из определения Второго КСОЮ от 11.11.2025 № 88-27147/2025, где суд признал незаконным увольнение за прогул, так как фактический режим работы подразделения компании допускал работу вне офиса. Когда реальная ситуация расходится с тем, что указано в документах, спор почти всегда выигрывает работник.