5 шаблонов Google-таблиц для менеджеров

Фото: Midjourney

Сегодня эффективное управление стремится к оптимизации усилий с помощью универсальных подходов и шаблонов. Они позволяют не изобретать практики с нуля, а использовать для достижения результата уже накопленный в менеджменте опыт и стандарты.

Свои шаблоны и наработки должны быть у каждого менеджера, который занимается проектным управлением. Кроме оптимизации усилий шаблоны позволяют сократить количество человеческих ошибок в расчетах и формулах.

Одно из сообществ, которые осуществляют стандартизацию проектного менеджмента, — Project Management Institute (PMI), автор стандарта PMBOK — руководства по управлению проектом на каждом этапе жизненного цикла проекта.

В этой классификации есть 10 областей знаний управления:

1. интеграцией проектов;
2. объемом проекта;
3. расписанием проекта;
4. стоимостью проекта;
5. качеством проекта;
6. ресурсами проекта;
7. коммуникациями проекта;
8. рисками проекта;
9. закупками проекта;
10. заинтересованными сторонами проекта (стейкхолдерами).

Мы рассмотрим пять ключевых областей, где использование шаблонов особенно ценно: планирование задач, оценка работ, управление стейкхолдерами, управление командой и бюджетом проекта.

Планирование и диаграмма Ганта

Самый распространенный и востребованный формат представления плана работ в любом проекте — это диаграмма Ганта. Ни один проект не может обойтись без плана работ и его визуализации, которую можно будет обсудить со всеми участниками.

Проектный план и диаграмма Ганта отвечают за область управления сроками. Диаграмма Ганта позволяет визуализировать весь проект, включая сроки начала и завершения каждой задачи, их последовательность и связи. Еще диаграмма Ганта позволяет визуализировать план для оценки сроков выполнения, последовательности и параллельности работ.

Чтобы найти шаблоны диаграммы Ганта в Google-таблицах, воспользуйтесь поиском по ключевым словам: «диаграмма Ганта», «план проекта», Gantt chart, project plan. Вы получите шаблон, который позволяет автоматически рассчитать длительность работ (после заполнения списка задач и дат) и сделать их красивую визуализацию.

Оценка трудозатрат и расчет бюджета проекта

Структура работ и оценка трудозатрат позволяет определить, сколько времени и ресурсов необходимо для выполнения каждой из задач проекта. Однако сложно каждый раз проводить оценку, начиная таблицу с начала или корректируя шаблоны оценки предыдущих проектов.

Шаблон оценки трудозатрат можно подобрать с наиболее эффективным набором изначальных данных, формул расчета бюджета и затрат, а также с применением различной валюты и единиц.

Для этого можно воспользоваться поиском шаблонов в Google-таблицах, набрав ключевые запросы «оценка трудозатрат», detailed project budget, work breakdown structure.

Матрица стейкхолдеров

Матрица стейкхолдеров — незаменимый инструмент в управлении коммуникациями. В ней менеджер определяет всех ключевых участников проекта, их интересы и отношение к проекту, что позволяет разработать стратегию взаимодействия с каждым из них.

Матрица стейкхолдеров и управления коммуникациями помогает обеспечить внятное представление обо всех ключевых участниках проекта и их интересах, что помогает строить успешные стратегии взаимодействия и эффективно решать конфликты.

Чтобы найти шаблон в работе со стейкхолдерами и планом коммуникаций, воспользуйтесь ключевыми словами поиска «матрица стейкхолдеров», «матрица коммуникаций», stakeholders matrix.

Матрица RACI

Матрица RACI (RACI matrix) — это отличный инструмент управления проектами, который помогает четко определить роли и обязанности членов команды. Аббревиатура RACI расшифровывается как responsible (ответственный), accountable (подотчетный), consulted (консультируемый) и informed (информируемый).

Каждая роль в матрице четко определяет, кто выполняет работу, кто принимает ключевые решения, кто предоставляет консультации и кто должен быть уведомлен о ходе выполнения задач и результатах. Это обеспечивает высокий уровень контроля и отчетности, что способствует своевременному завершению задач.

Для поиска такого шаблона воспользуйтесь ключевыми словами поиска «матрица RACI» и RACI matrix.

P&L проекта — бюджет, доходы/расходы

P&L (Profit and Loss, или прибыль и убытки) — это ключевой финансовый отчет, который отражает доходы, расходы и прибыль (или убытки) компании или проекта за определенный период. Основные компоненты отчета включают доходы от основной деятельности, себестоимость проданных товаров, операционные расходы, прочие доходы и расходы, налоги, а также итоговую чистую прибыль.

Анализ P&L позволяет менеджеру оценить финансовую эффективность, выявить области для улучшения и принимать обоснованные стратегические решения. Этот отчет предоставляет полное представление о том, как компании удается генерировать прибыль и управлять своими ресурсами.

Использование шаблона для расчета P&L существенно сокращает трудозатраты на создание такого отчета с нуля и корректировку предыдущих экземпляров. Для поиска готовых шаблонов PNL можно воспользоваться поиском по ключевым словам «PnL проекта» или project PnL.

Важно найти баланс между гибкостью (универсальностью) шаблонов и тем, насколько они адаптированы под конкретные задачи. Основываясь на своем опыте использования шаблонов инструментов в проектном управлении, я рекомендую придерживаться необходимого минимума параметров, который повторяется в ваших проектах, не углубляясь в сложные формулы, расчеты и специфику.

Применение шаблонов — это лишь один из аспектов управления проектами. Реальность проектного управления в современном мире требует постоянного обучения, использования новых подходов и технологий, адаптации к изменяющимся условиям.