«Не ждал черных лебедей»: 5 фатальных ошибок проджект-менеджера

Фото: Gorgev / Shutterstock / FOTODOM

Проджект не создал единое видение цели проекта у всех участников

Одна из наиболее частых сложностей с ведением проектов — это отсутствие единой картины проекта у заказчика и подрядчика. Например, сделать минимально жизнеспособный продукт (MVP) новой IT-системы для команды разработки может означать быстрый запуск на рынок продукта с ограниченным функционалом, который нужно развивать. А MVP для заказчика — это система, которая как минимум не уступает тому, что было до старта проекта. Иногда такие важные детали выясняются только в середине проекта. Часто на таком проекте есть даже техзадание или устав, однако они не гарантируют взаимопонимания.

Как исправить?

Выстроенная система отношений между людьми важнее любых пунктов ТЗ (хотя без него никуда). Хорошо, если до начала работ составлен и утвержден всеми документ «Видение проекта» (Vision), в котором определено, что и зачем делается в проекте. Проджект-менеджеру нужно постоянно возвращать команду к общей цели. Куда мы идем? Ради чего это все? Синхронизировать людей между собой и с итоговой целью. Будет эффективен agile-подход, а именно — еженедельные обсуждения задач, которые стояли перед командой. Что удалось сделать, что нет, какая нужна помощь. Чаще проводите мозговые штурмы заказчика и подрядчика. Нет лучшего способа синхронизироваться, чем вместе генерировать новые идеи. Чем чаще люди обсуждают проект, тем меньше разрыв в ожиданиях.

Проджект собрал в команду людей, недолюбливающих друг друга

Когда в команду входят люди, у которых сложились напряженные отношения, это сильно влияет на атмосферу, снижает мотивацию коллектива и влияет на достижение целей. Иногда отношения ухудшаются в процессе работы. Напряжение между людьми в небольших группах неизбежно, и часто оно возникает от недосказанности.

Как исправить?

Кто-то боится говорить о своих эмоциях, потому что не хочет спровоцировать конфликт или обидеть. А у кого-то просто плохо развиты коммуникативные навыки, и он не всегда осознает свои переживания. Прекрасно, если в компании есть HR, который выслушает и поможет справиться с напряжением. Но если его нет, хороший проджект-менеджер должен быть немного коучем — уметь создавать пространство, в котором проектная команда почувствует возможность легко обсуждать не только общие задачи и идеи, но и эмоции, возникающие в ходе работы друг с другом. Очень важно для команды проживать вместе трудные эмоции и искать выходы из конфликтов. Выстроить такую атмосферу можно только личным примером — через честный диалог, даже когда это действительно трудно.

Проджект не заметил, что у команды «сели батарейки»

Больше 80% проектных команд испытывают перегрузки и выгорание. Сложные условия труда, многозадачность, отсутствие мотивации и атмосферы доверия приводят к тому, что сотрудники плохо вовлекаются в работу, начинается текучка, не понятно, кто за что отвечает.

Как оценить вовлеченность команды — плюсы и минусы выбранных способов

Образование

Как исправить?

Уровень вовлеченности тесно связан с целями каждого члена команды. Для кого-то это денежная премия или повышение, для кого-то — способ пополнить портфолио, а кому-то просто нужна работающая IT-система, ведь от нее зависит выполнение плана. Однако помимо недостаточно мотивирующих целей, есть еще обыкновенное сопротивление переменам. Руководитель проекта, как автор преобразований в компании, должен обладать лидерскими качествами, а также уметь работать с опасениями и страхами коллег. Покажите им, что вы слышите их боли, постарайтесь донести преимущества проекта для каждого, не бойтесь работать с возражениями и сомнениями. Единственный способ справиться с сопротивлением переменам — говорить о нем.

Проджект не наладил эффективную коммуникацию

В идеале труд команды разработки занимает лишь 40% времени всего проекта, а остальные 60% — это согласования, общение и выстраивание отношений. В компаниях с директивной системой управления, где все бизнес-процессы регулируются приказами гендиректора в стиле «Запустить новую IT-систему к 1 января», на согласование может уходить до 80% времени проекта. Но и без этого замалчивание проблем, обиды, высмеивание и другие модели поведения создают барьеры коммуникаций, которые угрожают успеху всего проекта.

Как исправить?

Эффективная коммуникация — это тренируемый навык. И тренируется он регулярным проведением встреч-синхронизаций. Хорошо работают стратсессии, воркшопы и kick-off-встречи. Часто люди неэффективно общаются, потому что не понимают мотивов друг друга, не видят картину целиком. Предположим, у вас есть проблема: сейлзы из отдела продаж и бухгалтерия конфликтуют. На одном из воркшопов мы провели такое упражнение: смоделировали рабочую ситуацию и предложили коллегам из конфликтующих подразделений поменяться ролями. Сейлзы стали сотрудниками бухгалтерии, а бухгалтеры занялись продажами. Побыв на месте друг друга, они получили множество инсайтов, вернулись к своим рабочим функциям, и процессы пошли совсем иначе. А конфликты постепенно сошли на нет.

Проджект не ждал «черных лебедей»

Изменение ситуации в стране и мире, появление новых вводных в бизнес-стратегии компании, смена приоритетов, остановка финансирования — все это неизбежно влияет на проекты, сроки их запуска и результаты. И если с предыдущими пунктами можно и нужно что-то делать, то предугадать полет черных лебедей нельзя.

Как исправить?

В первую очередь развивать у себя и у команды толерантность к неопределенности и переменам. Прокачивать гибкость и антихрупкость. Мыслить внутри своего локуса контроля — это мастхэв для современного проджект-менеджера. Сегодня в управлении проектами гораздо больше ценится умение вовремя перенаправить усилия, не теряя фокуса на результат, чем попытки предсказать черных лебедей с помощью хрустального шара или шестого чувства.