Ценный сотрудник сгорел на работе: как отпустить его в творческий отпуск

Фото: Charles McQuillan / Getty Images

Саббатикал — длительный отпуск (иногда его называют творческим) продолжительностью от нескольких месяцев до года. Как правило, за сотрудником сохраняется его должность, в редких случаях и оклад.

Саббатикал помогает удержать ценных сотрудников. Кроме того, его оценят зумеры (родившиеся с конца 1990-х до начала 2010-х годов), число которых на рынке труда растет. Зумеры живут более короткими циклами, чем представители предыдущих поколений, они гибче, свободнее и не боятся перемен.

Примеры из практики

Саббатикал чаще всего практикуют крупные компании. За рубежом это Google, Microsoft, Intel, Paypal, Adobe, Salesforce, а в России — «Сбер», HeadHunter и «Крок».

Компания интернет-рекрутмента HeadHunter пришла к саббатикалу после нескольких случаев, когда люди увольнялись, а потом возвращались. Руководство считает, что если человек близок к выгоранию, то вместо увольнения ему лучше сходить в отпуск за свой счет, чтобы восстановиться. Сроки отпуска в компании оговариваются индивидуально, они могут достигать полугода.

IT-компания «Крок» практикует саббатикал с 2009 года. Под ним подразумевается возможность развития вне компании с сохранением должности и задач на момент возвращения, но сам отпуск не оплачивается. Саббатикал оформляется как отпуск за свой счет. Срок может достигать одного года. Такая возможность доступна сотрудникам, проработавшим в компании более пяти лет. По словам специалиста, ответственного в компании за рекрутмент, на практике сотрудники редко пользуются этой привилегией.

«Сбер» предлагает сотрудникам программу саббатикала, которая позволяет сотрудникам взять временный карьерный тайм-аут и заняться тем, на что не хватало времени: обучение, запуск проектов, творческую деятельность или отдых. Длительность саббатикала составляет от одного месяца до года.

Кому обычно дают саббатикал

Для эффективного применения программы саббатикала важно четко определить категории сотрудников, для которых она наиболее целесообразна. Обычно саббатикал рекомендуется предоставлять:

— сотрудникам, занимающим высокие грейды и имеющим подтвержденный значительный вклад в развитие компании;

— специалистам с редкими или востребованными навыками (IТ-специалисты, инженеры, аналитики, продакт-менеджеры);

— сотрудникам, демонстрирующим высокий потенциал для дальнейшего карьерного роста и развития;

— руководящему составу всех уровней;

— сотрудникам, имеющим значительный стаж работы в компании.

При этом саббатикал обычно не дают сотрудникам, замена которых не представляет существенных трудностей и не требует значительных ресурсов.

• Массовому персоналу — категория сотрудников, чьи должности не требуют высокой квалификации, узкоспециализированных навыков или уникального опыта. Для таких позиций характерно большое количество однотипных рабочих мест и относительно несложные функции. Примеры массового персонала: операторы call-центров; курьеры; продавцы-консультанты; рабочие на производстве; складские работники; водители.
• Cпециалистам junior-уровня.

В чем польза и риски

Свои достоинства и недостатки есть у любого инструмента, саббатикал не исключение. Разберем основные.

Достоинства

— Удержание ценных кадров. Саббатикал помогает сохранить ключевых сотрудников, замена которых требует значительных усилий и времени, особенно руководителей и узких специалистов.

— Укрепление HR-бренда. Сотрудники видят, что компания заботится о них, это повышает их лояльность. Привлекательность компании как работодателя растет.

Недостатки

— Рост нагрузки. Задачи сотрудника, который уходит в длительный отпуск, часто перераспределяют между его коллегами. Это может вызвать их недовольство. Альтернатива: привлечь временного работника на замену.

— Снижение мотивации. Сотрудники, не имеющие возможности уйти в саббатикал, могут чувствовать себя обделенными.

— Риск увольнения. Сотрудник, получивший длительный отпуск, может уже не вернуться в компанию.

Руководство к действию

Разработайте четкую политику саббатикала.

1. Выясните, почему сотрудник хочет уйти в длительный отпуск.

Обычно сотрудники берут саббатикал по следующим причинам:

— профессиональное выгорание;

— желание сменить род деятельности и потребность в свободном времени для этого перехода;

— необходимость решения личных вопросов (семья, здоровье, обучение);

— поиск новых смыслов для продолжения карьерного пути;

— длительное путешествие.

Понимание мотивации поможет определить оптимальные условия саббатикала и спланировать дальнейшие действия.

2. Обсудите формальные вопросы.

— Определите период саббатикла. Обычно саббатикал длится от одного месяца до года, но чаще его берут на срок от двух до шести месяцев. Конкретный срок устанавливается индивидуально.

— Договоритесь об оплате. Чаще всего сотрудник уходит в отпуск за свой счет, но некоторые крупные компании оплачивают отпуск частично (например, в размере 50 или 70%) и даже полностью. Условия оплаты саббатикала устанавливаются в локальном документе компании.

3. Скоординируйте передачу дел.

Вместе с сотрудником решите, кому он может передать дела. Договоритесь о сроках.

В определенных ситуациях, когда сотрудник обладает высокой ценностью и объем его задач настолько велик, что команда рискует с ним не справиться, можно рассмотреть возможность найма нового специалиста на временную позицию или фриланс.

Чем раньше вы инициируете передачу дел, тем лучше. В идеале сделать это не позднее, чем за месяц до ухода сотрудника.

4. Официально оформите длительный отпуск.

Понятие «саббатикал» не закреплено в российском законодательстве. Однако это не означает, что компания нарушает Трудовой кодекс (ТК), предоставляя сотруднику длительный отпуск. Согласно ТК, работодатель имеет право расширять гарантии, предусмотренные законом, и включать их в свои внутренние документы. Таким образом, любая компания может свободно внедрить практику саббатикала в свои правила.

Совместно с юридическим и HR-отделами оформите саббатикал так, чтобы сохранить гарантии как работодателя, так и сотрудника. Письменно зафиксируйте все ключевые аспекты: сроки начала и окончания отпуска, условия возвращения (включая гарантированное сохранение должности или аналогичной позиции), тип отпуска (оплачиваемый, частично оплачиваемый или неоплачиваемый), а также порядок его досрочного завершения.

Нюансы оформления

— Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оптимальный способ зафиксировать все договоренности — это составление дополнительного соглашения к трудовому договору. В нем должны быть прописаны все особенности саббатикала, включая права и обязанности сторон.

— Приказ об отпуске. На основе дополнительного соглашения издается приказ об отпуске, который является основанием для бухгалтерского и кадрового учета.

— Положение о саббатикале. В идеале компания должна иметь внутреннее положение о саббатикале, которое регламентирует общие условия предоставления таких отпусков. Этот документ должен регулировать следующие аспекты:

• его продолжительность и порядок расчета;
• категории сотрудников, имеющих право на саббатикал;
• периодичность предоставления;
• возможность разделения отпуска;
• оплату;
• порядок отзыва;
• гарантии сотруднику на время отпуска;
• обязательства сотрудника после возвращения.

— Уведомление о гарантиях. Убедитесь, что сотрудник получил письменное подтверждение гарантий возвращения на прежнюю или аналогичную должность, а также информацию о процессе адаптации после отпуска.

Дополнительно пропишите условия досрочного выхода из саббатикала: определите процедуру и сроки уведомления работодателя в случае, если сотрудник решит досрочно прервать отпуск.

Дальше порядок действий такой же, как в случае с дополнительным отпуском. Сотрудник подает заявление на имя руководителя (форма произвольная, но зависит от наличия/отсутствия официального положения о саббатикале в локальных нормативных актах компании и его оплаты). Кадровая служба готовит приказ о предоставлении отпуска, при оплачиваемом саббатикале — кадровые и бухгалтерские службы рассчитывают выплаты.

5. Сообщите команде об изменениях.

Поддерживайте конструктивный диалог не только с сотрудником, уходящим в отпуск, но и с остальными членами команды. Проведите командную встречу. Объясните правила предоставления долгосрочных отпусков. Подчеркните, что саббатикал — инструмент развития и мотивации, а не привилегия для избранных. При этом постарайтесь создать поддерживающую атмосферу, обеспечивающую психологический комфорт как для отдыхающего сотрудника, так и для остающихся в компании коллег.

6. Подготовьтесь к возвращению сотрудника.

Примерно за месяц проведите с сотрудником предварительную консультацию, чтобы уточнить планы сотрудника и его готовность возвращения на работу. Заранее подготовьте перечень актуальных задач и проектов, учитывая изменения в бизнес-контексте, произошедшие за период отпуска сотрудника. Будьте готовы к тому, что сотрудник напишет заявление на увольнение.

Саббатикал — не очередное модное веяние, а эффективный инструмент для руководителей. Он позволяет привлекать и удерживать ценных сотрудников, повышая их продуктивность и преданность компании. Главное — оформить все правильно.