Коллега вам не подчиняется. Как вовлечь его в работу над вашей задачей

Фото: Альпина Паблишер

Отрывок из книги Насти Зальцман и Артура Сахарова «Не мешайте людям работать: Руководство для современного руководства». Книга вышла в издательстве «Альпина Pro».

Когда руководитель приходит в смежный отдел, он часто будто забывает, что его предложение может оказаться неудобным. Он приносит дополнительную работу, которая, скорее всего, идет поперек приоритетов команды, не учитывает интересы людей и важные ограничения. В итоге его предложение отклоняют. Чтобы не попасть в такую ситуацию, учитывайте следующие моменты.

1. Четко обозначьте задачу.

Представим себе ситуацию с позиции слушателя. К вам приходит человек со своей проблемой. Он объясняет какие-то детали, но главный вопрос почему-то оставляет на самый конец. Когда же доходит до сути, оказывается, что ему нужно не то, о чем вы первым делом подумали, например ваше решение или протекция. Он пришел за поддержкой, но не смог с ходу обозначить задачу — и вам пришлось потратить больше времени и задать кучу вопросов, чтобы его понять.

Озвучивайте свои намерения сразу.

Нет ничего плохого в том, чтобы просить о помощи, но в зависимости от того, что вы хотите получить, рассказ стоит построить по-разному.

• Чтобы получить решение, нужно предоставить больше фактов и данных.
• Для получения согласия нужно больше внимания уделить плану реализации, просчитать выгоды, доступные ресурсы, ограничения и риски.
• Чтобы получить похвалу, полезно собрать презентацию результата, сделав упор на том, что проблема закрыта и вы попали в срок, качество и бюджет.

2. Учитывайте интересы другой стороны.

Когда вы пытаетесь договориться с другим человеком, не игнорируйте интересы и возможные барьеры, которые могут помешать ему с вами согласиться. Ему может быть неудобно и трудно вам помочь, и в разговоре стоит сразу это отработать.

Что делать, если онлайн-собеседник выводит из себя: советы психолога

Образование

Например, вы хотите заполучить новый проект с вашим текущим клиентом. Клиент просит предоставить архитектуру будущего решения, но без помощи технической команды вам не справиться. Сами вы ее не нарисуете, а команда разработчиков уже загружена на другом проекте.

Отложить свою задачу вы не можете, значит, на идеальный вариант — отдать ТЗ и получить готовую схему — рассчитывать не стоит. Компромиссным решением может стать такое: вы встречаетесь с разработчиком, с его слов самостоятельно рисуете схему и отдаете ему на проверку. То есть вы понимаете, что человек занят, и стараетесь насколько возможно упростить ему работу.

3. Грамотно стройте аргументацию.

Например, по методу Барбары Минто, когда свое предложение вы подкрепляете тезисами, каждый из которых имеет под собой несколько аргументов. Метод основан на классической теории аргументации, а заслуга Минто в том, что она упростила и адаптировала ее для деловой коммуникации.

Пирамида Минто помогает структурировать информацию и строить повествование от более важного к наименее важному, последовательно раскрывая следующие слои. Так вы сможете развести по смыслу ситуацию, проблему, предложение и свои доводы, а не смешаете все в одну кучу.

4. Не увлекайтесь сторителлингом.

Рассказать историю — хороший прием, чтобы вовлечь слушателя в контекст, вызвать интерес и сопереживание.

Даже Барбара Минто советует использовать его элементы для введения в курс дела.

Но чего точно не стоит делать — рассказывать запутанную историю, с конфликтами и препятствиями, маскируя за ними главную проблему. Чтобы ваш слушатель мог быстро оценить ситуацию и принять решение, ему нужен не захватывающий сюжет, а сжатые и ясные факты и данные.

5. Используйте схемы.

Чтобы убедительно представить свою идею, нужно уметь емко сообщить важную информацию, не тратя время на лишние детали. Это ораторское мастерство, и, прямо скажем, немногие из нас им хорошо владеют.

Можно долго и последовательно что-то объяснять, но гораздо удобнее передать суть, используя визуальное представление, например схему. Люди охотнее обращают внимание на изображения и гораздо быстрее их распознают.

Как ставить SMART-цели, чтобы достичь желаемого

Образование

Главное удобство схемы — компактность: рисунок позволяет уместить в лаконичной форме большой объем информации, в том числе такой сложной, как иерархия, структура, причинно-следственные связи и динамика.

Вместо длинного текста вы рисуете схему и «распаковываете» ее перед слушателем, фокусируя его внимание на важных деталях.

Рисование схем также помогает подготовиться к выступлению: собрать ядро идеи у себя в голове и понять, что именно вы хотите донести.

6. Убедитесь, что человек вас понял.

Мало хорошо подать слушателю информацию — еще нужно проследить, чтобы он ее как следует понял. Пользуйтесь этими методами, чтобы быть на одной волне с человеком:

• слушайте активно — обращайте внимание на реакции и комментарии человека, сразу давайте ему обратную связь;
• предложите ему задать вам контрольные вопросы, например: если вы объясняете по схеме, спросите человека, какие ее элементы нужно дополнительно пояснить;
• задайте вопросы на понимание: «Что думаете по этому поводу?», «Все ли риски мы учли?», «Как оцениваете мой план реализации?», «Какие еще видите последствия, которые я мог (ла) упустить?», «Остались ли у вас вопросы?»;
• подведите итог сказанного, повторите ключевые тезисы и напомните, какого дальнейшего шага ждете от человека.

Уважайте время другого человека и контекст, в котором он находится. Пожалуй, это главный принцип из всех. Если опираться на него всегда, будет очевидно, почему не нужно приходить к человеку с питчем в пятницу вечером, за обедом или пока он идет по коридору.