Как открыть кафе с нуля: пошаговая инструкция для начинающих в 2025 году

Фото: Андрей Любимов / РБК

Содержание:

• Что нужно знать перед открытием кафе
• Сколько стоит открыть кафе
• 1. Выбрать концепцию
• 2. Зарегистрировать ИП или ООО
• 3. Составить меню и определиться с ценами
• 4. Найти помещение
• 5. Получить необходимые документы
• 6. Выбрать ПО
• 7. Нанять персонал
• 8. Найти поставщиков
• 9. Закупить продукты и расходники
• 10. Открыть кафе
• 11. Заняться продвижением

Что нужно знать перед открытием кафе

Что нужно знать перед открытием кафе

Кафе — довольно популярная идея для бизнеса: только за последние три года число заведений в этом формате выросло на 20%. Однако общепит вряд ли подойдет тем, кто мечтает о пассивном доходе.

Запуская кафе, важно быть готовым к переработкам и форс-мажорам, а при необходимости брать на себя роль дипломата, официанта и разнорабочего. Впрочем, есть и плюсы: стабильный спрос на вкусную еду и пространства для общения, гибкость и разнообразие форматов, а также относительно низкий порог для входа.

Сколько стоит открыть кафе

Сколько стоит открыть кафе

По оценкам экспертов, затраты на запуск составляют 50–100 тыс. руб. на 1 кв. м. Иначе говоря, чтобы открыть кафе с залом площадью 100 кв. м, потребуется 5–10 млн.

Впрочем, цены будут сильно варьироваться в зависимости от региона, площади помещения, количества персонала и меню. Открыть пышечную будет сильно проще, чем японское кафе.

• Регистрация бизнеса: 20–30 тыс. руб. Сюда же входит открытие счета и его обслуживание в первые месяцы.
• Получение лицензий: около 100 тыс. руб.
• Отчисления с заработной платы сотрудников: 100–150 тыс. руб.
• Дизайн-проект: от 300 тыс. руб.
• Маркетинговые исследования для подготовки концепции: от 200 тыс. руб.
• Аренда: в среднем 30–500 тыс. в месяц.
• Ремонт и отделка: если помещение в хорошем состоянии, а владелец готов сделать ремонт сам, придется потратиться только на материалы. Однако, если требуются серьезные изменения, нужно будет заложить в бизнес-план проектирование инженерных систем (от 2 тыс. руб. за 1 кв. м), ремонт (от 2 млн руб.), закупку оборудования и мебели (от 2 млн руб.).
• Зарплаты сотрудникам: в среднем 1 млн руб.
• Расходы на рекламу: 500 тыс. руб.
• Закупка расходников: уровень затрат здесь очень индивидуален и зависит от специфики заведения. Может составить и 100 тыс., и 1 млн.
• Коммунальные платежи: от 20 тыс. в месяц.

Опираясь на перечисленные выше необходимые расходы, можно оценить, сколько денег потребуется, чтобы открыть кафе в конкретном регионе.

Владельцу кафе будет очень полезен опыт в индустрии общественного питания, однако если его нет, правильная подготовка позволит избежать многих проблем новичков. Ниже рассмотрим последовательность шагов для запуска кафе.

Выбрать концепцию

1. Выбрать концепцию

Прежде всего надо определиться с тем, каким будет кафе. Итальянское бистро, кондитерская или азиатский стритфуд — главное, чтобы это было вам близко.

Для такого бизнеса очень важно иметь готовую концепцию — идею, вокруг которой будут выстраиваться характеристики кафе. Это позволит гостям сформировать правильные ожидания, а руководству и персоналу — сохранять единое видение того, как будет работать предприятие.

Интерьер кафе в современном стиле

(Фото: Unsplash)

Вот лишь несколько элементов, из которых складывается концепция:

• аудитория (семьи с детьми, любители спорта или студенты);
• география (французская, итальянская, греческая кухня и т.п.);
• группа блюд (пицца, хинкали, десерты);
• коммуникация с гостем (она может быть как подчеркнуто приятельской, когда официант садится на корточки рядом с гостем, так и намеренно хамской, если это предусмотрено концепцией);
• подача и сервировка (необычные столовые приборы, минимализм или тарелки с этническими узорами);
• дизайн (деревянная изба, советское ретро или современный городской стиль).

Если у заведения нет концепции как таковой, она складывается стихийно. Со временем владелец может просто не узнать свое кафе — настолько оно будет отличаться от изначального видения. Непродуманная концепция может даже погубить бизнес.

Концепция станет отправной точкой для разработки бизнес-плана: реализовать некоторые идеи будет сложнее и более затратно.

Если подготовить бизнес-план кафе сложно, есть и иной путь — приобрести франшизу. Это избавит от необходимости искать концепцию, разрабатывать айдентику, меню и уникальное торговое предложение. У франчайзера уже налажены процессы, и он готов обучать и поддерживать франчайзи. Однако придется внимательно изучить условия, чтобы избежать распространенных ошибок.

Зарегистрировать ИП или ООО

2. Зарегистрировать ИП или ООО

Предоставлять услуги в сфере общественного питания может как индивидуальный предприниматель, так и общество с ограниченной ответственностью. Однако стоит учитывать нюансы.

ИП или ООО: что лучше для общепита

У регистрации в качестве индивидуального предпринимателя есть немало плюсов: это проще и быстрее, не нужны взносы на уставный капитал, ниже штрафы. В то же время есть серьезные ограничения:

• нельзя открывать филиалы в других регионах;
• нельзя реализовывать крепкий алкоголь.

Если у ИП есть статус сельхозпроизводителя, ему разрешается реализовывать вина и винные напитки собственного производства.

Чтобы продавать крепкий алкоголь, потребуется зарегистрировать ООО и купить лицензию.

Документы для открытия кафе

(Фото: Unsplash)

Какой налоговый режим выбрать для общепита

Общая система налогообложения (ОСНО) включает НДС (20%) и НДФЛ (13%). Для этого потребуется вести бухучет и сдавать все виды отчетности.

Общепит также может работать по упрощенной системе налогообложения (УСН):

• «Доходы» — 6%;
• «Доходы минус расходы» — 15%.

Как правило, у кафе много расходов, и второй вариант выгоднее. Однако этот налоговый режим подразумевает больше рисков и издержек. Кроме того, с 2025 года рестораны и кафе на УСН платят НДС.

Также для УСН установлены ограничения: не более 200 млн руб. оборота и не более 130 сотрудников.

Патентная система налогообложения подойдет следующим форматам:

• киоски, уличные палатки и передвижные розничные точки;
• отделы кулинарии в магазинах, занимающиеся продажей готовой еды;
• фудкорты без собственных столиков.

При этом у ИП не должно быть более 15 сотрудников, а площадь зала для обслуживания клиентов не должна превышать 150 кв. м.

Налог платится на потенциальный доход по ставке 6%, отчетности нет.

Составить меню и определиться с ценами

3. Составить меню и определиться с ценами

Меню должно соответствовать концепции и оправдывать ожидания потребителей: если гости пришли в пиццерию, их вряд ли заинтересуют блюда молекулярной кухни, а в детском кафе будут неуместны алкогольные коктейли.

Распространенная ошибка — откладывать работу над меню на потом. От того, какие позиции в него войдут, зависит, какое оборудование понадобится на кухне, какую посуду придется закупить и какой персонал искать в кафе. А этим нужно заниматься задолго до открытия.

Техкарта на блюдо из меню

(Фото: Unsplash)

Меню для кафе: кто составляет

Как правило, эту задачу берут на себя владелец и шеф-повар (его можно нанять в штат или привлечь только для разработки меню). Первый задает общее направление, ценовую политику, высказывает пожелания. Второй подбирает блюда, напитки.

Оптимально, если в меню:

• есть популярные «якорные» позиции, которые помогают быстро сориентироваться в уровне цен относительно других заведений (например, капучино, фирменный бургер и т.п.);
• не очень много позиций (сотрудники быстрее его освоят, ингредиенты не будут залеживаться и портиться);
• один и тот же ингредиент используется в нескольких блюдах (например, авокадо для салатов и сэндвичей).

Когда меню готово, шеф формирует технологические карты, по которым будут готовить повара.

Отталкиваясь от себестоимости блюд в меню, можно определить уровень цен. Он должен быть оправданным. Высокая наценка должна быть оправданной: например, авторскими десертами или престижным районом.

Найти помещение

4. Найти помещение

Как правило, выбор локации будет зависеть от концепции кафе. Впрочем, возможна и обратная ситуация: сначала предприниматель арендует помещение на выгодных условиях, а затем подбирает соответствующую концепцию, учитывая площадь, технические возможности, планировку и расположение.

Поиск можно начать с «Авито», «Циана», beboss.ru, shopandmall.ru, malls.ru. Пообщайтесь с другими предпринимателями — возможно, у кого-то есть подходящее помещение, которое еще не выставлено на площадки.

При выборе ориентируйтесь на следующие факторы.

• Видимость. Кафе должно быть заметно с улицы, иначе на привлечение гостей потребуется потратить больше усилий и денег.
• Площадь. Маленькому кафе потребуется хотя бы 30–50 кв. м, заведению помасштабнее — от 100 кв. м.
• Удобное расположение. Транспортная и пешая доступность, отсутствие шлагбаумов на пути и близость к пешеходным маршрутам — все это на руку бизнесу.
• Близость к целевой аудитории. Чем специфичнее концепция, тем важнее это обстоятельство. Более «массовым» заведениям — пирожковой, бюджетной кофейне или столовой — можно ориентироваться просто на пешеходный трафик и близость к метро.
• Заведения поблизости. Если рядом много кафе аналогичного формата, с ними придется конкурировать. Если их нет совсем, вероятно, отсутствует и целевая аудитория. Хороший признак — наличие очередей или нехватка столиков в местных заведениях: значит, спрос высокий и вы вполне можете его удовлетворить.

Прежде чем подписать договор аренды, проверьте, насколько помещение соответствует требованиям Роспотребнадзора и пожарной инспекции. Это можно сделать самостоятельно или обратиться к профильной организации.

Более простой способ — арендовать помещение, где ранее уже находились кафе или ресторан. Вероятнее всего, в этом случае понадобится лишь сделать косметический ремонт. Однако лучше заранее разузнать о причинах закрытия, поскольку новое заведение «унаследует» репутацию старого.

Получить необходимые документы

5. Получить необходимые документы

Перед началом работы потребуется собрать пакет бумаг.

1. Лист записи в единый госреестр индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП) или юридических лиц (ЕГРЮЛ). Физический документ можно получить в налоговой, а электронный — загрузить на сайте ФНС.
2. Уведомление о начале деятельности. Его нужно подать в Роспотребнадзор как минимум за день до начала работы кафе. Это делается через «Госуслуги» (потребуется подтвержденная учетная запись и электронная подпись).
3. Договор аренды.
4. План эвакуации.
5. Карточка регистрации контрольно-кассовой техники (получаем в ФНС или через личный кабинет на сайте nalog.ru).
6. Договор на вывоз ТБО (твердых бытовых отходов), пищевых отходов и использованной воды.
7. Медицинские книжки сотрудников.
8. Лицензия на продажу алкоголя (при необходимости). Подробный перечень лицензий и необходимых документов можно найти на сайте Росалкогольрегулирования. Орган, выдающий лицензию, зависит от региона.
9. Уголок потребителя. Конкретных требований нет, но важно, чтобы посетитель мог физически ознакомиться с информацией. Здесь можно разместить документы с информацией о заведении (юридическое лицо, коммерческое название, адрес и т.п.), копию свидетельства ОГРН или лист записи ЕГРЮЛ и ЕГРИП, актуальную версию закона «О защите прав потребителей», лицензию, список контролирующих органов с контактами, книгу отзывов, жалоб и предложений, меню с указанием пищевой ценности продуктов и весы (например, если это кулинария).

Выбрать ПО

6. Выбрать ПО

Для бесперебойной работы кафе потребуется не только обеспечить еду и уютную атмосферу, но и правильно выстроить бизнес-процессы.

Не стоит экономить на программном обеспечении и вести все в блокноте или в Excel. Без автоматизации не обойтись. Рано или поздно заказы начнут путаться, ингредиенты — заканчиваться в самый неподходящий момент, а персонал — выходить не в свою смену.

Самые популярные программы для бизнеса в сфере общепита — r_keeper, iiko, «Контур.Маркет», «СБИС Presto», Fusion POS, Quick Resto.

Перед выбором потребуется определить, какие процессы нужно автоматизировать:

• Продажа и учет заказов (POS-система). Быстрая продажа через кассу, печать чеков, учет наличных и безналичных операций. Возможность работы с доставкой или самовывозом.
• Складской учет и инвентаризация. Учет продуктов, списание при готовке, контроль остатков. Автоматическое формирование заявок поставщикам.
• Управление персоналом. Графики смен, контроль часов, начисление зарплаты по сменам или часам. Роли доступа (повар, кассир, управляющий).
• Аналитика и отчеты. Продажи по дням, блюдам, сменам. Маржинальность, популярные позиции, сезонность.
• Программа лояльности. Баллы, скидки, акции, СМС-рассылки.
• Онлайн-касса и интеграция с ОФД, налоговой, «Честным знаком».

Интерфейс программы автоматизации кафе

(Фото: Iiko)

Что учесть при выборе ПО для кафе:

1. Начните с бесплатной демоверсии. Большинство программ предлагают бесплатный тестовый период. Он позволит понять, подойдет ли программа руководству и персоналу.
2. Составьте список процессов, которые хотите автоматизировать. Реальные примеры работают нагляднее всего. Например, требуется, чтобы официант пробивал заказ с планшета, а на кухне сразу печатался чек — не все системы это умеют.
3. Учитывайте масштаб и планы роста. Если вы планируете открыть еще одну точку, система должна поддерживать несколько заведений.
4. Заложите в бюджет не только установку, но и абонентскую плату с сопровождением.
5. Не выбирайте программу по совету знакомых, не проверив самостоятельно. То, что подошло пиццерии, может не подойти кофейне.

Нанять персонал

7. Нанять персонал

Общепит отличается высокой текучестью кадров — по оценкам, в некоторых компаниях она может достигать 80% в год. При этом кадров не хватает, работодатели вынуждены снижать требования и нанимать неквалифицированный персонал. Как следствие, требуются значительные ресурсы на обучение.

В то же время новый бизнес, как правило, не может конкурировать по уровню зарплат. Придется предложить сотрудникам другие преимущества. Какие именно, зависит от возраста команды и фантазии работодателя:

• молодежь оценит развитую корпоративную культуру, команду и красивую форму;
• работники постарше — возможность повлиять на важные решения.

Как найти повара или официанта в кафе

Точно определите, какой именно сотрудник вам нужен. Чего вы от него ждете — инициативности или следования инструкциям? Какие задачи он будет выполнять? Это позволит сформировать у работника корректные ожидания, чтобы не тратить его время напрасно.

Составьте подробное описание вакансии — не просто «официант» или «повар», а «официант в ночной клуб» или «повар в семейный ресторан итальянской кухни», укажите условия работы и бонусы, на которые сможет рассчитывать сотрудник.

Приступайте к поиску. Разных сотрудников можно найти на разных площадках, все зависит от их возраста и квалификации.

• Для поиска неквалифицированных работников можно разместить объявление на порталах с вакансиями (hh.ru, Superjob.ru или профильный Restojob.ru), «Авито» (площадка популярна среди работников старше 45 лет).
• Руководителей стоит искать через социальные сети, профессиональные группы и сообщества.
• Не забывайте о сарафанном радио — запустите программу «Приведи друга» и поощряйте сотрудников рекомендовать кандидатов.
• Заведите базу экс-сотрудников и периодически в нее заглядывайте. Обязательно фиксируйте причину увольнения, чтобы не позвать на работу того, кто был уволен за воровство или прогулы.
• Посещайте профессиональные выставки и мероприятия. Здесь можно встретить высококвалифицированные кадры, заинтересованные в карьерном росте.

Не стоит забывать и об альтернативных вариантах поиска сотрудников, в том числе чатах и рассылках.

Найти поставщиков

8. Найти поставщиков

Чтобы продукты не кончались, а оборудование работало, кафе важно найти надежных партнеров. От их добросовестности будут зависеть вкус и качество напитков, бесперебойная работа кухни и финансовая стабильность предприятия в целом.

Прежде чем приступить к поиску, нужно определить требования (на какие условия рассчитываете, какие товары и цены устроят). Спрогнозируйте средние объемы закупок, исходя из меню, сезона, необходимого минимального запаса.

Где искать поставщика в общепит

Для поиска подойдут следующие каналы.

• Оптовые базы и региональные дистрибьюторы. Как правило, надежны, но не всегда готовы предложить гибкие условия.
• Фермеры и локальные производители. Качество выше, но придется налаживать логистику.
• Онлайн-агрегаторы (например, yopt.ru, Поставщики.ру, Оптом.ру и т.д.).
• Рекомендации из отрасли. Попросите совета у поваров и владельцев других заведений.
• Рынки и ярмарки. Здесь можно найти локального поставщика овощей или специй.
• Форумы, чаты, тематические сайты.
• Отраслевые форумы и выставки.

Выбор поставщика: какие критерии учесть

Бизнесу не нужны лишние расходы. Выбирая среди потенциальных партнеров, обратите внимание на следующие факторы.

1. Легальность. Проверьте, зарегистрирована ли компания официально, не в банкротстве ли она, есть ли у нее долги и исполнительные производства. На сайте ФНС можно запросить выписки из ЕГРЮЛ и ЕГРИП, поискать юрлицо в картотеке арбитражных дел и на сайте Федеральной службы судебных приставов.
2. Сертификаты. Наличие ветеринарных, санитарных, транспортных документов, сертификаты соответствия на продукцию, допуск в систему «Меркурий» (для животной продукции).
3. Стабильность поставок. Заказы должны привозить вовремя и в нужном объеме. А в случае нехватки продукции добросовестный поставщик предложит замену.
4. Качество. Придется лично продегустировать продукцию, проверить ее внешний вид и условия хранения. Обязательно запросить сертификаты, особенно на мясо и молочную продукцию.
5. Ценообразование и скидки. Стоит сравнить с рынком: некоторые поставщики дороже, но стабильнее. При больших объемах заказов можно обсудить скидки.
6. Гибкость и коммуникация. Насколько быстро отвечает поставщик, готов ли идти навстречу, доставить срочный заказ?
7. Система заказов. Важно, чтобы интерфейс (бот, Excel, платформа) был удобным, с возможностью подтвердить и отследить заказ.
8. Репутация. Поищите отзывы в профессиональных чатах, спросите у коллег.
9. Логистика. Привозят ли в нужные часы? Своим транспортом? Доставляют ли с соблюдением холодовой цепи?

Как организовать складской учёт

(Фото: Unsplash)

Закупить продукты и расходники

9. Закупить продукты и расходники

Ориентируйтесь на техкарту и меню, чтобы определить, что именно потребуется закупить.

Следующий этап — спрогнозировать количество гостей в первые несколько дней.

Сгруппируйте потребности по категориям (мясо, овощи, расходники и так далее).

Закупайте все поэтапно, чтобы не тратить весь бюджет:

• Заранее (за 7–10 дней) можно купить бакалею, замороженные продукты, упаковку, бытовую химию, сухие специи.
• За 2–3 дня — напитки, мясо, молочные продукты.
• В день открытия запаситесь свежей выпечкой, овощами, фруктами, зеленью.

Не забывайте помечать упаковки датами поставки.

Лучше закупить меньше продуктов, чем потом списывать потери.

10. Открыть кафе

За пару дней до открытия надо уведомить Роспотребнадзор о начале деятельности. Заполнить уведомление можно на «Госуслугах», в МФЦ, по электронной почте. Ответа с разрешением работать дожидаться не надо.

Провести техническое открытие

Так называется запуск в тестовом режиме для ограниченного числа гостей — очень часто это знакомые и близкие сотрудников. За несколько дней команда сможет определить, какие процессы хромают, и исправить их до того, как заведение будет официально открыто.

На момент технического открытия у кафе должны быть готовы все документы и разрешения, основное оборудование для кухни.

Заняться продвижением

11. Заняться продвижением

Открыть кафе — это полдела. Чтобы выжить в первые шесть месяцев, нужно не просто вкусное меню, а поток гостей. И не разовых, а постоянных.

Несколько идей для продвижения кафе:

1. Начните с привлечения местных жителей. Раздавайте флаеры и запускайте промоакции.
2. Развивайте социальные сети. Это возможность продемонстрировать «лицо» заведения, рассказать о команде, дать шанс заглянуть на кухню и делиться новостями.
3. Работайте с отзывами. Важно убедить новых гостей, что у вас хорошо, вкусно и безопасно. Предлагайте скидку или подарок за десерт.
4. Создавайте инфоповоды. Розыгрыш на открытие, реклама у блогеров, дегустации и коллаборации с соседними заведениями помогут продвижению кафе.

На старте у бизнеса довольно много трат. Эти идеи подойдут, даже если бюджет ограничен.